Med en massefaktura kan man lage én eller flere fakturaer samtidig for én eller flere forretningspartnere.
For å opprette en gruppefaktura velges Massefaktura øverst i visningsvinduet Ny salgsfaktura. Massefaktura er en tilleggsfunksjon som inngår i Financials Basic, Financials Plus og Financials Premium pakkene. For bestilling av funksjonen utenom disse pakkene, kontakt kundeservice@finago.com.
Generelt
Massefakturaen kan blant annet brukes for å sende utvalgte kunder en likelydende faktura, f.eks. et årsgebyr som er likt for alle. Det er også mulig å lage en faktura til en eller flere kunder, som sendes, eller forfaller, med regelmessige mellomrom, f.eks. et månedsgebyr. Fakturaen kan lages enten slik at det sendes flere fakturaer til kunden, eller at fakturaen som sendes inneholder mange forfallsdatoer.
En masseefaktura er praktisk når man ønsker å debitere det samme antallet av det samme produktet til samme pris (f.eks. husleie) med regelmessige mellomrom. Dersom debiteringene er regelmessige, men antallet/beløpet varierer, er Avtalefakturering et bedre alternativ enn massefakturering.
Oppretting av samlefaktura
I visningen som åpner seg kan man se de generelle innstillingene for massefakturaer.
Det er mulig å lage samlefaktura for alle typer forretningspartnere. Velg først de forretningspartnergruppene som skal motta en samlefaktura, og velg deretter i gruppene de individuelle mottakerne av fakturaen.
NB! Dersom ingen gruppe er valgt for forretningspartneren, velges som forretningspartnergruppe Ingen gruppe.
Ved å klikke Velg alle gruppene kan man velge alle forretningspartnergruppene. Dersom forretningspartnergrupper på to nivåer er i bruk, kan man begrense utvalget av Forretningspartnergrupper ved å velge Hovedgruppe.
Ved å klikke Velg alle forretningspartnere kan man velge alle forretningspartnere som står på listen over Forretningspartnere.
Gi fakturagruppen et navn som kan brukes for å søke fakturaer under Bilagssøk.
Datoen for den første fakturaen antas å være inneværende dato. Forfallsdatoen til den første fakturaen antas å være inneværende dato + 10, unntatt hvis standard betalingsbetingelser er definert for Salgsfakturaer under Brukerinnstillinger, noe som gjør at forfallsdatoen antas å være inneværende dato + Standard betalingsbetingelser for Salgsfakturaer. Datoer kan endres, og endringen av en dato påvirker ikke en annen dato. Det er ikke mulig å bruke kundespesifikke betalingsbetingelser.
Velg antall fakturaer (f.eks. 2 stk.), faktureringsintervall (f.eks. 6 mnd) og samlefakturatype. Type Mange fakturaer betyr at det sendes det antall fakturaer som er valgt under punkt Antall fakturaer i samsvar med det valgte faktureringsintervallet. Konsolidert faktura betyr at man sender bare én faktura med forfallsdatoer som er i samsvar med det valgte faktureringsintervallet og antall fakturaer (f.eks. 27.05.2008 og 27.6.2008). Selv om kun én faktura sendes til kunden, vil det bli generert en faktura for hver enkelt forfallsdato i Procountor. Hver og en av disse har eget fakturanummer, men samme KID-nummer. Dersom kunden har fått definert et standard KID-nummer, er det dette som brukes på fakturaene.
Dersom man lar alternativet Standard stå i menyene Leveringsmåte og regnskap, Fakturakanal og Leveringsmåte, blir disse opplysningene generert i hver enkelt mottakers forretningspartnerregister i henhold til standardverdiene som er registrert.
Massefakturaens språk fastsettes ut i fra språkvalget i forretningspartnerregisteret. Det er også mulig å velge felles opplysninger for alle i menyene, men dersom man f.eks. velger e-post som fakturakanal, må man ta hensyn til at hver mottaker i så fall må ha en e-postadresse lagret i registeropplysningene.
Etter feltene Mer informasjon og Selgers notater ligger en blyent-knapp som åpner et vindu for redigering av opplysninger. Da er det også mulig å bruke linjeskift. Linjeskift vises i feltet som \ -tegn. Lengden på Mer informasjon og Selgers notater er ikke begrenset.
Fakturaradene fylles ut på en massefaktura akkurat som på en vanlig faktura. På en massefaktura kan man velge om man ønsker å legge til standardprodukter spesifikke for forretningspartneren på fakturaen. Dersom ikke en eneste rad blir fylt ut, men det brukes kun standardprodukter, gir programmet en feilmelding ved lagring av fakturaen og i den oppgis de forretningspartnere som mangler standardprodukter.
Ved å klikke Lagre lagres de utfylte fakturaopplysningene og fakturaradene. Det lønner seg ikke å lagre disse for tidlig, fordi det vil låse en del av opplysningene (mottakere, navn på fakturagruppe, datoer, antall fakturaer og deres intervall, type massefaktura og standardprodukter).
Ved å klikke Godkjenn godkjennes de ferdig utfylte opplysningene og man kommer videre til neste side.
Redigering og sending av en massefaktura
På den påfølgende siden velges de fakturaer som man ønsker å sende. Dersom Mange fakturaer er blitt valgt som massefakturatype, kan man fremdeles redigere enkeltstående fakturaer i denne fasen. Fakturaer av typen Konsolidert faktura kan ikke redigeres.
Ved å klikke Rediger åpnes siden Fakturaopplysninger for en valgt faktura, hvor fakturaen fritt kan redigeres.
Ved å klikke Slett kan man slette en valgt faktura.
Ved å klikke Alle til sending eller ved å velge Sendes, kan man definere at en faktura er klar for sending.
NB! Om man har valgt typen Mange fakturaer som er datert er datert til samme dato som man ønsker å sende ut fakturaene, må man vente ca. 5 minutter fra man har markert fakturaene som Sendes til de skifter status fra "Ikke avsluttet" til "Sendt". Vær derfor klar over at man ikke skal ummiddelbart sende ut disse manuelt så fort de er markert til sending. Dette vil medføre at fakturaene sendes ut dobbelt opp.
Klikk Massefaktura ferdig når fakturaene er ferdige. Fakturaene legges over i Sendingslisten, og sendes 3 dager før fakturadato (f.eks. hvis fakturadato er 27.05, blir fakturaene sendt 24.05.) via den valgte fakturakanalen til forretningspartneren.
Massefakturaer av typen Mange fakturaer, har status "Ikke avsluttet" frem til de sendes, dvs. de kan fremdeles redigeres. Det er altså mulig å redigere massefakturaer av typen Mange fakturaer, og de sendes automatisk før forfallsdato fra Sendingslisten. Fakturaer av typen Konsolidert faktura vises på Sendingslisten og de har på sin side ferdig status “Sendt”. Dersom fakturadatoen endres, vil også forsendelsesdatoen endres.
Dersom man ikke velger Sendes?, vil ikke fakturaene bli overført til Sendingslisten for automatisk sending, men må godkjennes og sendes separat. Dette kan gjøres under punkt Søk > Bilagssøk og Legg til funksjoner > Godkjenning/sending av flere fakturaer. Fakturaer kan avgrenses på en enkel måte f.eks. etter angitt fakturagruppe i Bilagssøk.
Med funksjonen Massefaktura er det ikke mulig å legge ved vedleggsfiler direkte. Om man har behov for å legge ved filer med fakturaer, må dette gjøres ved å redigere enkeltstående fakturaer før sending.