En salgsfaktura som er blitt sendt, kan noen ganger forsvinne, og det vil oppstå behov for å levere en ny faktura til kunden. Årsaken kan være feilaktige eller mangelfulle adresseopplysninger, at fakturaen forsvinner underveis, eller at mottakeren har rotet bort fakturaen. I store organisasjoner er det ofte viktig at fakturaen er adressert til riktig avdeling / person / osv. Når det gjelder eFakturaer, kan EDI-nummeret brukes til å bringe fakturaen til riktig avdeling.
Generelt
I Procountor kan en faktura sendes på nytt på flere alternative måter. Alternativene nedenfor kan brukes uavhengig om fakturakanalen er Post, E-post eller eFaktura. Når en faktura sendes på nytt, kan det være behov for å endre mottakers opplysninger og forfallsdatoen. I tre av alternativene nedenfor er det mulig å sende fakturaen til en annen adresse enn den opprinnelige. Man kan skrive en anmerkning om en ny forfallsdato som er avtalt med Mottakeren på fakturaen i Selgers notater enten i Spesialtilfeller for salgsfakturaer, via Selgers notater i Inkassobrevet eller under punktet Notater i menyen Billagssøk som åpner seg ved å klikke på høyre musetast.
Kreditering av en faktura og oppretting av en ny faktura
Ved å gå inn på en eksisterende faktura, velge Rediger > Skriv en kreditnota (eller gå inn på Spesialtilfeller), vil fakturaen krediteres og markeres som Betalt et annet sted. Les mer om hvordan man skriver en kreditnota i Procountor her. Nødvendige endringer i kreditnotaen gjøres i f.eks. fakturakanalen, adressen, fakturadatoen, forfallsdatoen osv.
Lagring av en faktura i PDF-format og sending som e-postvedlegg
En salgsfaktura kan vises i PDF-format på skjermen og den kan lagres som en fil. Denne filen kan deretter sendes til mottakeren som e-postvedlegg. Da mottar mottakeren en faktura som ser ut som den opprinnelige fakturaen, men den kan sendes til en e-postadresse som er verifisert som korrekt/funksjonell. Dersom fakturaen hadde vedleggsfiler, er det viktig å huske å legge dem ved separat i e-postmeldingen. Dette er en rask måte å sende en erstattende salgsfaktura til mottakeren på, men kan ikke brukes dersom det er behov for å redigere fakturaopplysningene.
Utskrift av faktura og postlegging
En salgsfaktura kan vises på skjermen i PDF- eller HTML-format og skrives ut på papir. Før utskrift tas, kan en faktura i HTML-format overføres for redigering til et tekstbehandlingsprogram (f.eks. Word), hvor man kan endre adresse, forfallsdato osv. Dersom man gjør dette, er resultatet at fakturautskriften og fakturaen i Procountor ikke er helt identiske. Fakturautskriften kan sendes mottakeren i posten til en adresse som er blitt verifisert som korrekt. Dersom fakturaen hadde vedleggsfiler, er det viktig å huske å skrive dem ut på papir og legge utskriftene inn i konvolutten. Dette er en arbeidskrevende og langsom prosesss for å sende mottakeren en erstattende salgsfaktura på, og kan ikke brukes dersom det er behov for å redigere fakturaopplysningene i Procountor.
E-posten sendes fra Procountor, men mottaker får ikke eposten
Når man sender ut alle typer eposter fra Procountor (faktura, varsel om godkjenning etc), vil epostene alltid sendes fra Procountor sin server: mda-out.datacenter.fi, selv om eposten avsender (adressen i "Fra" feltet) vises på bilaget (som defineres i området Kontaktpersoner i Bedriftens opplysninger). Så om for eksempel: fornavn.etternavn@firma.no er lagret som eposten til kontaktpersonen for fakturering i Bedriftens opplysninger, vil denne eposten brukes som sendingsadresse, men eposten i seg selv sendes faktisk fra serveren: mda-out.datacenter.fi.
I slike situasjoner, når en epost kommer fra Procountor sin server, men serveren i sender sin epostadresse tilhører en annen server (for eksempel @firma.no), kan det hende at eposten ikke kommer igjennom til mottaker eller ender opp i "søppelpost". Dette skjer isåfall fordi mottaker sitt epostdomene mistenker avsender sin adresse for å være spam. Et SPF-system (Senders Policy Framework) er et verktøy som validerer avsender av innkommende epost, hvor man må legge inn server-adresser som godkjennes for mottak av epost slik at man unngår blokkering av forsendelser. Om sender opplever at epost sendt fra Procountor ikke når ut, kan det hende at Procountor sin server-adresse må legges til i SPF-databasen for DNS (Domain name settings) innstillingene til avsenders epost-domene, slik at sender har tillatelse til å sende epost fra Procountor sin server til mottaker. Med korrekt SPF innstillinger vil avsenderen "varsle" til mottakerens DNS at de ikke er en uønsket klient.
I så tilfelle må adressen: _spf.datacenter.fi inkluderes i TXT data i avsender sine DNS (SPF) innstillinger. Såfrem den nevnte adressen er registrert i SPF innstillingene til avsender sin epost, vil alle eposter som sendes fra Procountor komme frem da mottaker sin eposttjener identifiserer Procountor sin server som en trygg klient.
Alternativt kan man benytte adressen: procountor@procountor.com som utgående epostadresse i feltet E-postadressen til kontaktperson for faktureringen i Bedriftens opplysninger. Da vil eposten avsenderadresse være procountor@procountor.com, som standard har korrekte SPF innstillinger i sine DNS innstillinger.
Du kan lese mer om SPF innstillinger via denne linken. Vi anbefaler våre kunder å ta kontakt med sin lokale IT support eller epostdomene-leverandør for å korrigere sine DNS/SPF-innstillinger.
Kontakt kundeservice@finago.com for ytterligere info rundt DNS/SPF innstillinger.