På denne siden fortelles det om datainnholdet og utseendet til de fakturaer som er opprettet i Procountor.
Fakturaens utseende
Logo for fakturamal
Hvis man ønsker at bedriftens logo skal synes på fakturaene, kan denne legges til helt gratis under punktet Administrasjon > Bedriftens opplysninger > Fakturamalens innstillinger. Logoen erstatter bedriftens navn som vises på fakturaene. Ved å huke av boksen "Skal logoen vises i fakturamal?", vil logoen automatisk vises på salgsordrer og salgsfakturaer.
I norske Procountor-miljøer kan man kun velge Procountor-standard som fakturamal i Fakturamalens innstillinger.
Datainnhold
På fakturaene skrives alle opplysninger som det er plass til i feltene. På fakturaene blir opplysningene fordelt på flere linjer etter behov. Linjedelingen gjøres ved å taste ENTER knappen, slik at det oppstår et mellomrom mellom linjene. Hvis innholdet i et felt er en sammenhengende tegnstreng uten mellomrom, vil ikke linjedeling bli gjort.
Adresseopplysninger
Faktureringsadressen er stadig oftere en annen enn kundens adresse, fordi fakturaene sendes til postbokser, konsernets økonomistyringsenhet, til regnskapskontoret og skannetjenestesenteret for leverandørfakturaer. Plassen til adressen bestemmes av på bakgrunn av vinduet i en standardisert vinduskonvolutt sin plassering.
Kundens adresseopplysninger viser hvem som er den juridiske mottakeren.
Leveringsadresse er nødvendig på fakturaen når varen er levert til et annet sted en kundens adresse. Hvis opplysningen mangler på fakturaen, må kjøperen vise med en ankomstmelding eller på annet vis, hvor den kjøpte varen er levert.
Fakturaens referanseopplysninger
Ved hjelp av ordrereferansen matcher selger fakturaen mot sin egen ordrereserve e.l. eller fakturaen sendes til sirkulering til den person som har ansvaret for anskaffelsen knyttet til fakturaen. Ved hjelp av opplysningen i Tilleggsopplysninger spesifiserer man på fri form standardopplysningene på fakturaen slik at faktureringsgrunnlaget er entydig for kjøperen.
Basert på datoen på fakturaen beregner man betalingstiden, og den regnskapsmessige behandlingen av denne fastsettes for riktig periode (registreringsperioden kan ved behov spesifiseres i Procountor). I henhold til regnskapsloven må bilagene dateres.
Kundens organisasjonsnummer er nødvendig for at fakturaen skal bli enklere å identifisere. Opplysningen finnes på kundekortets basisopplysninger i kunderegisteret og er frivillig på fakturaene. Organisasjonsnummeret er også påkrevd for å lede eFakturaer til riktig mottaker.
Fakturanummer: Regnskapsloven forutsetter at bilagene nummereres.
Opplysninger nødvendige for betaling av en faktura
KID-nummeret kan defineres via Administrasjon > Bedriftens opplysninger > Fakturamalens innstillinger. KID-nummeret er nødvendig for å matche fakturaen og betalingen. Procountor matcher også ved hjelp av KID-nummeret en leverandørfaktura, en reiseregning eller en utleggsregning mot referansebetalingen. Hvis kontonummeret er i IBAN-format vises også bankens SWIFT/BIC-kode på salgsfakturaen.
Ved hjelp av opplysningen Betalingsbetingelse fastsettes forfallsdato for en faktura.
Forsinkelsesrenten på en faktura kan brukes til å opprette rentefakturaer forårsaket av betalingsforsinkelser. Det er viktig å skille forskjellige valutafakturaer fra hverandre, og derfor oppgis også valutaopplysningene i basisopplysningene for fakturaen.
Ved standardisering av fakturaer har det også vært foreslått å formidle overskriftsdata separat f.eks. med tanke på leverandørreskontroen. Da er fakturaens totalbeløp i valuta nødvendig også i overskriftsdataene. Betalingsmåte kan avtales mellom selger og kjøper til å være noe annet enn normal kontooverføring gjennom bank. Betalingsmåten kan være Kontanter, Kredittkortbetaling, Utenlandsbetaling eller Annet.
Opplysninger som gjelder formidling av en faktura og en tjeneste
Fakturakanalen er en basisopplysning som kan endres. Også kjøperen bør kunne se i sitt regnskap via hvilken rute fakturaen har kommet til kjøperen. Opplysningen om leveringsmåte viser bl.a. for skatteinspektørene om varen har vært på vei på årsoppgjørsdagen.
Opplysninger om leveringsdato er nødvendig for periodisering av bilaget på riktig periode. Hvis opplysningen mangler på fakturaen, må både selgeren og kjøperen ved hjelp av forsendelseslisten eller et annet dokument kunne vise når varen eller tjenesten er levert. Når fakturaen inneholder opplysninger om leveringsdatoen og den solgte varen, er alle slike følgesedler overflødige. Ved hjelp av opplysningen om leveringsdato kan for eksempel husleie, forsikringspremier, leasingkostnader, vedlikeholdskostnader osv. periodiseres automatisk.
Radopplysninger
Produkt:
Produktets individuelle produkttittel eller annen beskrivelse i klartekst.Produktkode
Det brukes helst en kode som spesifiserer produktet både i selgerens og kjøperens regnskap med de samme opplysningene. Slike generelle koder er for eksempel EAN i dagligvarehandelen. Opplysningen er frivillig. Kolonnen vises ikke hvis selv bare én fakturarad mangler produktkode.
Antall:
Antall titler som skal faktureres
Enhet:
Enhet som svarer til antall. Opplysningen er frivillig. Kolonnen vises ikke hvis selv bare én fakturarad mangler enhet.
Pris:
Tittelens enhetspris før rabatt.
Rabattprosent:
Eventuell rabatt i prosent som gis på produktet. Opplysningen er frivillig. Kolonnen vises ikke hvis selv bare én fakturarad mangler rabatt.
MVA:
Merverdiavgift % sats på produktlinje.
Ekskl. MVA:
Verdi ekskl. mva. på raden som skal faktureres etter rabatt. I Fakturamalens innstillinger i bedriftens opplysninger defineres om verdien skal vises ekskl. mva. eller inkl. mva.MVA
MVA totalt:
Total sum MVA på bakgrunn av MVA % på produktlinjen.
Sum:
Totalbeløpet på produktlinjen.
Linjekommentar:
Her kan det legges inn ytterligere oplysninger om produktlinjen.
Opplysninger om summen på fakturaen
Hvis fakturaen er opprettet i en annen valuta enn NOK, vises opplysningene om summen i både denne valutaen og i NOK.
I følge loven om aksjeselskaper må navnet, forretningskommunen og organisasjonsnummeret som er registrert i handelsregisteret for selger oppgis på salgsfakturaen. Disse opplysningene kan registreres via Bedriftsopplysninger, og ved hjelp av nettstedadresse og e-postadresse ser kjøperen hvor de kan ta kontakt for spørsmål om og reklamasjoner på fakturaen.
I bankforbindelsene nederst til venstre på fakturaen vises de bankkontoer som selgeren ønsker å vise på fakturaen. Dermed kan kjøperen betale fakturaen også på en annen konto enn den som er vist øverst på fakturaen. Les mer om hvordan man legger til og fjerner bankkontoer i fakturamalen via Avtaler for bankoppkoblinger hvor man må angi at kontoen skal være I fakturamalen.
For mer detaljerte opplysninger om salgsfaktura, les opplysninger om salgsfakturaer.