Denne siden beskriver felt og knapper som brukes på salgsfakturaer. Salgsfakturaer opprettes under programmets punkt Ny > Faktura > Sett opp ny faktura.
Felt på fakturaens tittelnivå
Kundens adresse
Kundens adresse - Feltene inneholder kundens besøksadresse. Navn-, kvalifikator- og gateadresse-feltene har plass til 80 tegn. Postnummerfeltet har plass til 20 tegn. Poststedfeltet har plass til 40 tegn. Adressen vises på fakturaen dersom den avviker fra fakturaadressen.
Faktureringsadresse
Faktureringsadresse - Det er spesielt viktig å fylle ut feltet dersom fakturaen sendes per Post fordi det er denne adressen som vil bli vist i brevets adressevindu. Dersom faktureringsadressen står tom, vil opplysningene i feltene Kundens adresse bli kopiert som faktureringsadresse. Antall tegn er det samme som i feltene Kundens adresse. Adressen vises alltid på en faktura. For å kopiere kundens adresse som faktureringsadresse velg 'Bruk kundens adresse som faktureringsadresse'.
Leveringsadresse
Leveringsadresse - Dersom det er tastet inn opplysninger i feltene, vil de bli vist på fakturaen. Antall tegn er det samme som i feltene Kundens adresse Adressen vises på fakturaen dersom den avviker fra fakturaadressen. For å kopiere kundens adresse som faktureringsadresse velg 'Bruk kundens adresse som leveringsadresse'. .
Faktureringsadata
Fakturadato- Standard er inneværende dato.
Fakturanummer- Genereres automatisk ved lagring.
Status - Feltet viser hvilken status bilaget har. Statuser er f.eks. Ikke avsluttet og Godkjent. Statusene for salgsfakturaer finner du her.
Org.nr. - Feltet har plass til 40 tegn som blir skrevet ut på fakturaen.
MVA-registreringsnummer- Feltet har plass til 40 tegn som blir skrevet ut på fakturaen.
Kundenummer- Feltet har plass til 40 tegn som blir skrevet ut på fakturaen.
Fakturakanal - eFaktura og Post er de mest anbefalte fakturakanalene. Hvis f.eks. kontantsalg lagres, brukes Sendes ikke som fakturakanal. Ved bruk av fakturakanal Post kan man velge om man ønsker å sende brevet i svart/hvitt eller i farger og om man bruker postklasse 1 eller 2. Ved bruk av postklasse 2 bør man ta hensyn til at brevene blir som regel levert den tredje dagen etter postlegging iht. Postens egen informasjon. Sendes fakturaen på e-post, inneholder meldingen alle opplysninger som trengs for å kunne betale fakturaen (fakturanummer, forfallsdato, totalbeløp, KID-nummer, kontonummer og strekkode), og i tittellinjen står ordet Faktura, fakturanummer og navn på bedriften som har sendt fakturaen.
Språk- Fakturaer kan i tillegg til norsk også sendes på finsk, svensk, engelsk eller estisk. Dersom landet i fakturaadressen på en engelskspråklig faktura er United States, angis datoene i formatet mm/dd/åååå.
Sendemåte- Angir hvordan posten skal sendes (om man har valgt Post som fakturakanal) eller efakturaadressen til mottaker (om man har valgt efaktura som fakturakanal).
Kontaktperson - Feltet har plass til 28 tegn som blir skrevet ut på fakturaen.
Ordrereferanse - Feltet har plass til 70 tegn som blir skrevet ut på fakturaen.
Betalingsinformasjon
Kontonummer- En konto som er valgt her vises øverst på fakturaen, og inngår som bankkonto i strekkoden på fakturaen. Dersom man velger et kontonummer i IBAN-format, vises også bankens SWIFT-kode øverst på fakturaen under kontonummeret.
KID-nummer- KID-nummeret genereres automatisk ved lagring av en faktura. Det er også mulig å taste inn et eget KID-nummer i feltet, om det skulle være spesielt behov for det. KID-nummeret vises øverst på fakturaen, og inngår i strekkoden på fakturaen.
Betalingsmåte - Når man har valgt Kontant som betalingsmåte, vises teksten "kontantkvittering" istedenfor teksten "faktura" på fakturamal.
Betalingsdato- Forfallsdato beregnes fra fakturadato basert på betalingsbetingelsene. Dersom forfallsdatoen endres, vil betalingsbetingelsene bli endret. Forsinkelsesrenten kan variere fra 0 til 999,99. Opplysningen skrives ut på fakturaen.
Type betalingsvilkår- Angir når betalingsbetingelsene skal gjelde fra.
Betalingsbetingelse- I det første feltet skal man angi antall døgn og i det andre feltet prosenttall. Betalingsbetingelsene kan variere fra 0 til 999 døgn og prosenttallet kan variere fra 0 til 100. Opplysningene skrives ut på fakturaen.
Type Kontantrabatt -Angir når kontantrabatten skal gjelde fra. Merk at man må aktivere bruk av kontantrabatt i Bruksinnstillingene om man skal få opp felter relatert til kontantrabatt.
Kontantrabatt - I det første feltet angis antall døgn, i det andre feltet angis kontantrabattprosent, og i det siste feltet angis verdi. Rabattprosenten kan angis fritt med en nøyaktighet på to desimaler mellom 0 og 100 %. Kontantrabatten påvirker ikke fakturaens totalbeløp. Opplysningene skrives ut på fakturaen.
Forsinkelsesrente- Forsinkelsesrenten kan variere fra 0 til 999,99. Opplysningen skrives ut på fakturaen.
Rabatt-%- Denne rabattprosenten gjelder hele fakturaen. Dersom det er brukt andre rabattprosenter på fakturaradene, blir de slettet og erstattet med en oppdatert fakturaspesifikk rabattprosent når opplysningene i dette feltet behandles. Rabattprosenten kan oppgis med en nøyaktighet på fire desimaler og den kan variere fra 0 til 100 % og den påvirker fakturaens totalbeløp. Rabatt-% vises i fakturaradene alltid med en nøyaktighet på to desimaler.
Valuta og kurs- Fakturavaluta velges i rullegardinmenyen, hvilket betyr at valutakursen kommer fra registeret. Det er også mulig å oppgi ønsket verdi for kursen. Valutaen skrives ut på fakturaen, men ikke kursen.
Mer informasjon
Leveringsdager- Begge leveringsdagene vises på fakturaen som blir sendt til kunden.
Leveringsmåte- Leveringsmåte som velges i rullegardinmenyen, vises på fakturaen som sendes til kunden.
Mer informasjon- Antall tegn som kan tastes inn i feltet er ikke begrenset. Som standard eller ved innlesing av fakturaer kan man importere maksimum 500 tegn. Tilleggsopplysningene kan ses over produktradene på fakturaen som sendes til kunden. Tilleggsopplysningene kan tastes direkte inn i feltet, eller man kan åpne et redigeringsvindu ved å klikke knappen bak feltet. Da er det også mulig å bruke linjeskift. Linjeskift vises i feltet som \ -tegn. Under punktet Administrasjon > Bedriftsopplysninger > Brukerinnstillinger i programmet kan man innstille standard tilleggsopplysninger for salgsfakturaen.
Selgers notater - Antall tegn som kan tastes inn i feltet er ikke begrenset. Notatene vises ikke på salgsfakturaen som sendes til kunden. Notatene kan tastes direkte inn i feltet eller man kan åpne et redigeringsvindu ved å klikke etter feltet, og da åpnes et vindu for redigering av opplysninger. Da er det også mulig å bruke linjeskift. Linjeskift vises i feltet som \ -tegn. Notatene vises på ordrens regnskapsside. Feltets opplysninger vises også i søkeresultatet til Søk bilag, men kan ikke brukes som et søkekriterium. Ved å velge Notater i menyen som åpner seg bak høyre museknapp i Søk bilag åpnes et vindu hvor man kan se og redigere Selgers notater uavhengig av fakturaens status.
Prisenes skatteandel- Her kan man velge om pris pr. enhet skal inkludere merverdiavgift.
Regnskap i linjer- Ved hjelp av dette valget kan man definere at regnskapet skal genereres på regnskapssidene pr. rad og ikke som totalbeløp. Dersom man ønsker å bruke standardkontoer eller -dimensjoneringer for produktene, må regnskapet genereres pr. rad.
Knapper i fakturavisning
Ved å klikke Lagre lagres fakturaopplysningene, noe som gjør at fakturaens status forblir Ikke avsluttet og den kan fremdeles redigeres. I forbindelse med lagringen kontrolleres korrektheten av fakturaopplysningene. Dersom fakturaopplysninger som påvirker regnskapet redigeres, (produkter, totalbeløp, antall, MVA osv.), vil bokføringen og dimensjoneringen av fakturaen genereres på nytt med standardverdier. Derfor anbefaler vi at fakturaen gjøres helt ferdig før man gjør endringer i bokføringen/dimensjoneringen. Etter lagring vises fakturanummeret på linjen øverst på salgsordren og stempler for oppretting og redigering på linjen nederst på salgsordren.
Fakturakanal som er valgt på en salgsfaktura, påvirker ikke bare sendemåten, men også mulighet til å redigere en faktura.
Når Sendes ikke er valgt som fakturakanal, kan fakturaen lagres flere ganger ved å klikke Lagre. Godkjenn-knappen endrer fakturaens status til Ikke sendt, og etter dette kan fakturaen ikke lenger kan redigeres. Fakturaen beholder denne statusen til den er betalt.
Godkjenn- Godkjenner fakturaen for regnskapet. Fakturaen kan ikke lenger redigeres. Fakturaen beholder da statusen Ikke Sendt, inntil den sendes eller den kvitteres som betalt.
Send - Sender fakturaen langs den valgte fakturakanalen. Fakturaen beholder statusen Sendt inntil den kvitteres ut eller kvitteres som betalt.
Vedlegg- Åpner et vindu der man kan behandle fakturaens vedleggsfiler. Knappens navn vil da inkludere antall vedleggsfiler, f.eks. "Vedlegg (2)" forteller at fakturaen har to vedlegg. Sammen med fakturaene (fakturakanal Post, E-post eller eFaktura) som skal postes er det mulig å sende vedleggsfiler i gif-, jpeg-, PDF- og txt-format. Maksimal størrelse på vedleggene som skal legges til en faktura er 10 Megabyte.
Ved å velge Legg ved vedleggsfil kan man legge ved et vedlegg til fakturaen, og ved å velge Slett kan man slette vedlegget.
Forrige- Henter forrige faktura.
Neste- Henter neste faktura.
Lukk- Lukker vinduet.
Gå til- Man kan velge mellom følgende: Regnskap, Dimensjoner, Spesialtilfeller, Kontoutskrift, Kunde og Arbeid som skal faktureres.
Regnskap - Åpner fakturaens regnskapsside.
Dimensjoner - Åpner fakturaens dimensjonsside.
Spesialtilfeller - Åpner visningen Spesialtilfeller for fakturaens betalingsmåte. Her kan man legge inn en betalingshendelse dersom fakturaen er betalt på en annen måte enn som KID-betaling. Eksempler på slike situasjoner er kontantbetaling, kredittap, matching mot eksisterende kreditnota.
Kunde- Henter basisopplysninger fra kunderegisteret.
Arbeid som skal faktureres- Åpner visningen Arbeid som skal faktureres.
Rediger- Man kan velge mellom følgende: Kopier, Rediger notater, Gjenopprett, Skriv enkreditnota, Betalingspåminnelse og Annuller.
- Kopier- Funksjonen kopierer en faktura. Dersom det ikke gjøres endringer i Bilagstype eller Forretningspartner, vil det bli generert en identisk faktura med unntak av fakturanummer, KID-nummer, fakturadato og forfallsdato med status Ikke avsluttet. Dersom bilagstypen eller forretningspartneren endres, hentes radopplysningene fra den opprinnelige fakturaen og de andre opplysningene fra registeret. En salgsfaktura kan kopieres som en salgsordre og på tilsvarende måte på innkjøpssiden kan en leverandørfaktura kopieres som en innkjøpsordre. Les mer om kopiering av en faktura.
- Ved å klikke Gjenopprett kan en salgsfaktura som har status Ikke sendt, og hvor fakturakanalen ikke er Sendes ikke, gjenopprettes til status Ikke avsluttet. Dersom ekstern finansiering har blitt brukt på fakturaen, kan fakturaen ikke gjenopprettes til status Ikke avsluttet.
- Skriv en kreditnota- Starter funksjonen Kreditnota som kan brukes for å opprette en kreditnota for en salgsfaktura, merke begge med status Betalt et annet sted, og opprette en leverandørfaktura, som gjør det mulig å betale tilbake et feilaktig utbetalt beløp til kunden.
- Ved å klikke Annuller annulleres fakturaen. Annullerte fakturaer har ingen regnskapsside, men de kan ses og kopieres ved behov.
Forhåndsvisning - Åpner forhåndsvisning av en faktura i et nytt vindu i valgt format. Man kan velge mellom følgende: PDF, HTML, Følgeseddel og Adresselapp
- PDF- Viser fakturaen i utskriftsvennlig format (PDF). En salgsfaktura i PDF-format inneholder en strekkode nederst på fakturaen, og denne vises også vedutskrift på skjermen som når fakturaen sendes via fakturakanal Post eller E-post. Valutafakturaer har ingen strekkode, fordi strekkoden inneholder ingen opplysninger om fakturavalutaen. Bankens strekkode inneholder mottakerens bankkontonummer, fakturaens totalbeløp, KID-nummer og forfallsdato. Når man ser på en salgsfaktura i PDF-format, vises også vedleggsfilene som sendes sammen fakturaen.
- HTML- Viser fakturaen i utskriftsvennlig format (HTML).
Fakturabilde - Angir hvor på skjermen man ser forhåndsvisningen av fakturabildet.
Radopplysninger
Produkt- I feltet vises navnet på produktet/tjenesten som skal faktureres. Feltet har plass til 80 tegn som blir skrevet ut på fakturaen. Produktinformasjonen kopieres til regnskapssiden for fakturaen, dersom man for fakturaen velger Regnskap pr. rad.
Produktkode- I feltet vises koden på produktet/tjenesten som skal faktureres. Feltet har plass til 40 tegn som blir skrevet ut på fakturaen. Dersom Produktkoden ikke har blitt definert for en eneste fakturarad, vil kolonnen ikke bli vist på fakturaen.
Antall- I feltet vises antall produkter/tjenester som skal faktureres. Antallet kan angis med en nøyaktighet på 4 desimaler og det skrives ut på fakturaen.
Enhet- I feltet vises faktureringsenheten for produktet/tjenesten som skal faktureres og den skrives ut på fakturaen. Dersom Enhet ikke har blitt definert for en eneste fakturarad, vil kolonnen ikke bli vist på fakturaen.
Pris- Feltet viser pris pr. enhet på produktet/tjenesten som skal faktureres og denne blir skrevet ut på fakturaen.
Rabatt-%- I feltet vises den radspesifikke rabattprosentsatsen. Rabattprosenten kan oppgis med en nøyaktighet på fire desimaler og den kan variere fra 0 til 100 % og påvirker feltene Ekskl. MVA, MVA totalt og Sum på raden. Opplysningen skrives ut på fakturaen. Dersom Rabatt-% ikke er definert for en eneste fakturarad, vil kolonnen ikke bli vist på fakturaen.
MVA- Feltet viser MVA-prosentsats pr. rad og blir skrevet ut på fakturaen.
Ekskl. MVA- Feltet viser pris ekskl. MVA på produkter/tjenester som skal faktureres. I tilleggsinnstillingene i bedriftens basisopplysninger defineres det om prisen skal vises ekskl. mva. eller inkl. mva. på fakturaen.
MVA tot.- I feltet vises MVA-andelen for produktet/tjenesten som skal faktureres. Opplysningen skrives ikke ut på fakturaen.
Sum - Feltet viser pris inkl. MVA på produkter/tjenester som skal faktureres.
Linjekommentar- Feltet har plass til 255 tegn. Synligheten til radkommentar på fakturaen som sendes til kunden kan justeres ved å endre innstillingen for Radkommentar under Bedriftsopplysninger og Fakturamalens innstillinger. Dersom fakturaen konteres pr. rad, vises Radkommentaren på regnskapssiden.
Fakturaradenes knapper
Hent produkt- Åpner en produktregisterside der man kan plukke produkter til fakturarader. For mer informasjon om Produktsøk, les mer her.
Legg til linje- Genererer en tom fakturarad.
Kopier linjen- Lager kopi av en valgt fakturarad.
Slett rad - Sletter en valgt fakturarad.
Linjekommentar - Ved hjelp av knappen kan man lage linjeskift i radkommentaren. Ved hjelp av linjeskift kan fakturaradene gjøres mer lesbare i fakturaens Forhåndsvisning.