En salgsordre eller ordrebekreftelse kan også lages som et tilbud og skrives ut som en følgeseddel. Senere kan salgsordren endres eller kopieres til en faktura.
NB! Ved kopiering av en salgsordre eller når den endres til en salgsfaktura, hentes kundens standard fakturakanal fra kunderegisteret sammen med den aktuelle forsendelsesinformasjonen, og da kan salgsfakturaen sendes til kunden via en annen fakturakanal (f.eks. eFaktura) enn ved en salgsordre.
For mer info om salgsordrens opplysninger, se her.
Les også beste praksis for håndtering av ordre og faktura i Procountor her.
Oppretting av en salgsordre
Ordrebekreftelsen / Tilbud opprettes ved å navigere via Ny > Salgsfaktura. Inne i Ny salgsfaktura-bildet angir man Bilagsart = Ordrebekreftelse (Salgs) eller Tilbud. DU kan forhåndsdefinere opplysninger inne på denne siden som vil komme på Ordren/Tilbudet. Velg Sett opp ny faktura når de nødvendige opplysningene er registrert.
Radopplysninger på salgsordren
Ved å klikke Hent produkt kan man søke produkter / tjenester for en ordre / et tilbud i produktregisteret. I listen som åpner seg, som viser alle salgsproduktene som er registrert i registeret, søkes ønsket produkt. Ved å klikke Hent produkter kan man spesifisere søket ved hjelp av produktnavn, -kode og -gruppe. Produktet velges ved å klikke den tilsvarende raden. Man kan velge flere produkter samtidig ved hjelp av Ctrl- og Shift-taster. Ved å klikke Sett opp ny faktura overføres de valgte produktene til fakturaen.
Ved å klikke Nytt produkt i Produktregister -visningen kan man komplettere produktregisteret.
Ved å klikke Produktkort i Produktregister -visningen åpnes produktkortet for det valgte produktet.
Det er mulig å søke etter produkter/tjenester for ordren / tilbudet ved hjelp av Hent produkt ved hjelp av kode. Da åpnes et vindu hvor man kan taste inn produktkoden. Dette er raskere enn søk i registeret, hvis man kan produktkodene. Dersom samme kode er i bruk for to eller flere produkter, kan man ikke benytte kode for å legge til produkter.
Ved å klikke Legg til en linje opprettes en ny tom ordrerad. På den tomme ordreraden skriver man deretter opplysningene om ordretransaksjonen. Det anbefales likevel å bruke produkter som er lagt inn i registeret, for da kan man utnytte standardkontoer og -dimensjoner, og produktrapportene er mer oversiktlige.
Ved å klikke Kopier linjen kan man kopiere ordrerader. Først velges raden som skal kopieres og deretter klikker man Kopier linjen. Om man velger Kopier linjen i flere eksemplarer åpner et vindu seg og programmet spør hvor mange kopier av raden man ønsker. Deretter blir man spurt om man ønsker å fordele antallet jevnt på alle radene. Enhetsprisen forblir den samme.
Ved å klikke Slett linjen kan man slette en valgt rad.
Uavhengig av måten raden er opprettet på kan man redigere opplysningene på raden i visningen Salgsordre, med unntak av kolonnene Ekskl. MVA, MVA tot. og Sum. Synligheten av Linjekommentaren på ordren som sendes til kunden, kan justeres ved å endre innstillingen Linjekommentar i visningen Fakturamalens innstillinger i Bedriftsopplysninger.
Hvis det for produktene er definert en standardkonto eller -dimensjoner og man ønsker å bruke disse, må punktet Regnskapet pr. rad være krysset av under området Mer informasjon.
Rekkefølgen til fakturaradene kan endres ved å klikke på høyre museknapp og i menyen som åpner seg velge enten Flytt ett trinn oppover eller Flytt et trin nedover. Etter at rekkefølgene til radene er endret må man klikke Lagre for at endringen skal tre i kraft.
Antall rader som vises kan endres ved å flytte markøren til grensepunktet mellom radopplysninger og basisopplysninger for ordren på oversiden av knapperaden (markøren endrer seg til en tohodet pil på korrekt sted). Ved å ta tak i grensen med venstre museknapp flyttes grensen oppover eller nedover. Innstillingen lagres i minnet til nettleseren lukkes.
Knapper øverst på salgsordren
Ved å klikke Lagre kan man lagre ordreopplysningene. Deretter har ordren status Ikke avsluttet. En ordre med status Ikke avsluttet kan redigeres. Etter lagring vises fakturanummeret på linjen øverst på salgsordren og stempler for oppretting og redigering på linjen nederst på salgsordren.
Ved å klikke Godkjenn kan man godkjenne en ferdig salgsordre. Etter dette har salgsordren status Ikke sendt. En salgsordre med status Ikke sendt kan redigeres.
Ved å klikke Send sendes en salgsordre (bortsett fra hvis det gjelder en ordre med fakturakanal Sendes ikke) til mottaker, og ordren vil få status Sendt. Det er mulig å redigere en salgsordre med status Sendt. En salgsordre som er sendt kan sendes på nytt, men programmet vil varsle om dette.
Ved å klikke Forhåndsvisning åpnes en salgsordre / ordrebekreftelse i utskriftsvennlig format i et nytt vindu. Først får man spørsmål om man ønsker en utskrift i HTML- eller PDF-format.
Ved å klikke Vedlegg kan du hente en fil som skal legges ved. I vinduet som åpnes klikker man Bla / Browse og filen legges ved ordren ved å klikke Legg ved. Hvis man ønsker å sende en fil, må det krysses av under punktet "Skal en vedleggsfil sendes sammen med salgsfakturaen eller salgs- eller innkjøpsordren?". Det kan legges ved flere filer til ordren, hvorav en del skal sendes og en del ikke sendes. Vedleggsfilene som skal sendes behøver ikke å være i samme format, så lenge de er i enten gif-, jpeg- (jpg-), PDF- eller txt-format. Hvis en fil, som er av en type som ikke egner seg for å sendes, markeres for å sendes, blir den automatisk endret til typen Sendes ikke. Dersom en salgsordre endres til en faktura, overføres vedleggsfilene til fakturaen. Dersom en vedleggsfil er markert for å sendes, vil den også være vedlagt salgsfakturaen. Dersom en salgsordre kopieres til en faktura, vil vedleggsfilene ikke overføres til fakturaen.
Rediger
- Ved å velge Rediger / Kopier kan en ordre kopieres til en faktura, ordrebekreftelse eller leverandørfaktura og samtidig beholdes ordren. Ordren får status Fakturert og bokføringen slettes. En salgsordre med status Fakturert kan ikke redigeres. Man kan søke etter ordre med status Fakturert ved å klikke Bilagssøk. Salgsfakturaen som genereres får inneværende dato som fakturadato og forfallsdatoen beregnes fra inneværende dato iht. betalingsbetingelsene. Fakturaen får et nytt nummer, men referansenummeret på ordren kopieres til fakturaen. Med unntak av regnskaps- og dimensjonsopplysningene opprettholdes alle andre opplysninger. Vedleggsfilene overføres ikke til fakturaen. Det er fremdeles mulig å redigere fakturaopplysningene før godkjenning.
- Flere salgsordre kan også kombineres til én faktura.
- For mer informasjon om oppretting av en ny salgsfaktura, les her.
- Ved å klikke Rediger / Annuller kan man annullere salgsordre som kan redigeres. De annullerte ordrene har ingen regnskapsside, men man kan se på dem og lage kopi av dem.
- Vedleggsfiler kan behandles selv om salgsfakturaen for øvrig ikke kan redigeres.
Gå til
- Ved å klikke Gå til / Regnskap kan man åpne ordrens regnskapsside. Ordrens regnskapsopplysninger vil ikke inngå i regnskapet som definert i den offisielle regnskapsloven.
- Ved å klikke Gå til / Dimensjoner kan man dimensjonere ordren. I Procountor betyr dimensjon og betegnelse kostnadssted eller oppfølgingsobjekt.
- Ved å klikke Gå til / Spesialtilfeller kommer man til en egen side for spesialtilfeller på bilaget.
- Ved å klikke Gå til / kontoutskrift kan man søke opp poster på kontoutskriften som er knyttet opp mot bilaget.
- Ved å klikke Gå til / Kunde åpnes visningen Kundens basisopplysninger i Forretningspartnerregisteret.
- Ved å klikke Gå til / Arbeid som skal faktureres åpnes en side som viser til registrert arbeid på kunden.