Procountor husker på dine vegne hvilke kunder du har vært nødt til å påminne om ubetalte fakturaer enten pr. tlf., E-post eller Post.
Ta i bruk automatisk beregning av inkasso- og rentekostnader
Inkasso- og forsinkelsesrente-produkter
Nye produkter for salgsfakturaer må legges til i Procountors Produktregister: Inkassokostnader og Forsinkelsesrente. Det er altså mulig å definere prisen på inkassokostnader på forhånd. Denne standardprisen kan redigeres ytterligere pr. faktura. Procountor beregner forsinkelsesrentene i kroner. Man kan velge ønsket enhet, f.eks. antall (stk.) når det gjelder Inkassokostnad og dager når det gjelder forsinkelserente.
Ta i bruk beregning
Kryss av punkt ”Er automatisk behandling av innkrevings- og forsinkelseskostnader slått på?” under Bedriftsopplysninger > Brukerinnstillinger. Etter å ha tatt i bruk funksjonene ved å krysse av dette punktet, fyll ut følgende informasjon:
-Velg Inkassokostnad i rullegardinmenyen for inkassokostnad-produktet og tilsvarende Forsinkelsesrente for forsinkelsesrente-produktet.
-I datomarginalen for forsinkelsesrenter er standardverdi 0 dager, men du kan skrive f.eks. tallet 2 her. Bedriften kan altså tillatte sine kunder å betale med en viss forsinkelse. I praksis betyr dette at forsinkelsesrenter beregnes først etter at det utestående beløpet er forsinket med flere dager enn det som er notert i dette feltet. Ved marginalberegning tar man hensyn til helger og helligdager.
NB! Når egenskapen inkassokostnad er aktivert, legges inkassokostnader til den neste fakturaen som skal opprettes for kunden. Procountor beregner også forsinkelsesrenten for det forsinkede beløpet, og den blir lagt til på den nye fakturaen.
Matching av fakturaer mot kunden
Du bør forsikre deg om at salgsfakturaer du har opprettet, har blitt matchet mot kunden. For å gjøre dette velg bilagssøk og bruk søkevilkåret Ikke matchet mot forretningspartnere. Om du finner ikke-matchede fakturaer, kan du ved å klikke deg inn på fakturaen, velge Gå til > Regnskap og på bokføringslinje 1500 Kundefordringer angi forretningspartner i feltet Forretningspartner. Det er kun mulig å beregne inkasso- og rentekostnader for fakturaer som har blitt matchet mot kunder i registeret.
Beregning av forsinkelsesrente
Dersom kunden betaler sin faktura forsinket, dvs. betalingsdato er større enn forfallsdato + (marginalen angitt under Bedriftsopplysninger), så beregner Procountor hvor mange dager betalingen er forsinket, og registrerer størrelsen på forsinkelsesrenten som skal innkreves fra kunden, i databasen. Programmet foreslår å inkludere forsinkelseskostnadrad på kundens neste faktura. Ved beregning av forsinkelsesrente bruker programmet den forhåndsinnstilte prosentsatsen for forsinkelsesrente.
Betalingspåminnelse
Når man oppretter en betalingspåminnelse (purrebrev) for en faktura adressert til en registerkunde, spør Procountor om det skal legges en rad om innkrevingskostnader til neste faktura?
- Svarer man ”Nei”, skjer det ingenting spesielt, men betalingspåminnelsen sendes på normal måte, og det blir ikke stilt et spørsmål om å legge en rad om innkrevingskostnader til kundens neste faktura.
- Svarer man ”Ja”, stiller programmet et annet spørsmål: ”Radkommentar til inkassokostnad.” Om ønskelig kan du skrive teksten som skal skrives ut på fakturaradens radkommentar. Det er mulig å innstille synlighet av radkommentar overfor kunden ved velge Bedriftsopplysninger > Brukerinnstillinger. Etter dette vil betalingspåminnelsen bli sendt på normal måte og programmet foreslår å legge en innkrevingsrad til kundens neste faktura.
Fakturering av kostnader
Fakturering av kostnader som en del av en ny faktura
Når du oppretter en faktura for denne kunden neste gang, vil du få følgende spørsmål: ”Ønsker du å legge inkassokostnader/rentekostnader til kundens neste faktura?”
- Svarer man ”Nei”, skjer det ingenting spesielt, men oppretting av salgsfaktura fortsetter som normalt. Programmet foreslår å legge de samme inkasso- og rentekostnadsradene til salgsfakturaen neste gang man oppretter en salgsfakura for vedkommende kunde.
- Svarer man ”Ja”, legger programmet automatisk inkasso- og forsinkelsesrentekostnader til som en produktrad, og i forbindelse med første lagring legger programmet det fakturanummeret som kostnadene er tilknyttet i parentes etter produktnavnet. Antall slike produktrader kan variere mellom 1-n., dersom man har vært nødt til å innkreve betaling flere ganger og/eller det er mange fakturaer som har blitt betalt forsinket. Når fakturaen lagres for første gang, så registreres inkasso- og rentekostnadsradene i databasen som innkrevd og de vil ikke bli foreslått på nytt.
- Ønsker man å slette inkasso- og rentekostnadsrader, slik at de aldri vil bli debitert, må de først importeres til fakturaen, deretter må fakturaen lagres og til slutt må radene slettes.
Fakturering av kostnader i forbindelse med innlesing av fakturadata
Dersom fakturaer opprettes via innlesing av data, og når automatisk beregning av inkasso- og rentekostnader er i bruk, kontrollerer programmet i forbindelse med innlesing av data eventuelle rader som skal innkreves for hver enkelt faktura, og disse legges til fakturaen.
Som standard setter Procountor kryss ved punkt der det står ”Legge til ikke fakturerte inkasso- og rentekostnader til fakturaene i fakturadata?” Krysset kan fjernes om man ikke ønsker å legge til inkasso- og rentekostnader på fakturaene.
Oppfølging av akkumulerte kostnader og fakturering som egen faktura
Transaksjoner som skal innkreves kan følges opp via Søk > Bilagssøk. Når bedriften har tatt i bruk Automatisk beregning av inkasso- og rentekostnader, kan man under Bilagssøk legge til et Nytt søkekriterium, dvs. Inkasso- og rentekostnader, og ved å krysse av det kan man kun søke fakturaer med ikke fakturerte inkasso- og rentekostnader involvert. En ny faktura kan opprettes for vedkommende kunde ved å holde høyre musetast over søkeresultatet og klikke Lag ny faktura. Deretter er fremgangsmåten som under punkt Fakturering av kostnader som en ny del av en ny faktura over, dvs. man oppretter en faktura for kunden..