Under Søke bilag og Betalinger finnes valget Betaling av flere fakturaer som gjør det mulig å sende til utbetaling flere fakturaer fra søkeresultatlisten på en gang.
Valg av Betaling av flere fakturaer åpner en ny side som inneholder alle fakturaene på søkeresultatlisten, slik at man kan definere betalingsinformasjon for fakturaer. Dersom Godkjenningsrunde for leverandørfakturaer er i bruk, er fakturaer med status Godkjent som standard valgt for utbetaling.
Fakturaer som kan betales vises på listen i rader med et kryss foran.
NB! Fakturaer som er allerede under behandling for utbetaling, sperret for utbetaling, kreditnotaer, utenlandske fakturaer eller mangler informasjon, kan ikke utbetales og radene vises i rødt.
Dersom bedriften har fått definert flere betalingskontoer, kan man velge ønsket konto for utbetaling i rullegardinmenyen som inneholder kontonumre og etter disse saldo og dato for siste kontoutskrift.
Man kan slette en faktura fra utbetalingskø ved å slette krysset foran raden, noe som gjør at opplysningen om Utbetales, totalt, blir oppdatert.
Merk at fakturaer må allokeres til en forretningspartner før man kan betale fakturaen i Procountor. Dette gjøres ved å navigere fra fakturabildet via Gå til > Regnskap og velge en eksisterende forretningspartner i fanen under Forretningspartner. Hvis fakturaen allerede er godkjent eller attestert, må fakturaen gjennopprettes til under behandling for å allokere til forretningspartner. Dette gjør du ved å navigere fra fakturasiden ved å velge Rediger > Gjenopprett under behandling. Nå kan du allokere fakturaen til en forretningspartner og deretter godkjenne, attestere og betale fakturaen i Procountor.
Knapper i øverste del
Klikk Betal etter å ha valgt ønskede fakturaer for utbetaling og etter å ha definert utbetalingsdatoene. Etter dette får du et spørsmål om å bekrefte. Betal-funksjonen endrer fakturaens status til Avventer på overføring til bank. Leverandørens kontonummer kan være et innenlandsk kontonummer i BBAN format (11 siffer) eller et IBAN-nummer.
Betalingsdato er den dato da betalingsinformasjon overføres til banken. Dersom fakturaens utbetalingsdato er i fremtiden, vil fakturaen beholde status Avventer overføring til bank inntil betalingsinformasjon overføres til banken tidlig om morgenen på utbetalingsdato. Hvis betalingsdatoen er langt inn i framtiden, gjør systemet oppmerksom på dette i forbindelse med betalingen, men fakturaen kan settes til betaling. Hvis betalingsdatoen er i fortiden, overføres dataene til banken i neste kjøring av overføringer. For ytterligere info om tider for forsendelser av betalinger til banken, se i Procountor sitt sidepanel når du står inne på en betalingsside.
Brukeren må ha full tilgang til Betaling for å kunne sette en faktura til betaling. Betaling før fakturaen godkjennes kan forhindres i Brukerinnstillingene i Bedriftens opplysninger.
Ved å velge Merk som betalt et annet sted kan man velge fakturaer som betalt, dersom fakturaen for eksempel har blitt betalt kontant eller har ikke automatisk blitt kvittert som betalt basert på opplysninger på kontoutskriften. Før dette må man huske å angi korrekt utbetalingsdato i feltet for Bruk utbetalingsdato. Utbetalingsdato må ikke falle under en lukket regnskapsperiode eller oppfølgingsperiode.
Fakturaer med null i totalbeløp, kan enkelt kvitteres vekk blant åpne fakturaer ved å markere dem i vedkommende visning med status Betalt et annet sted. Funksjonen Betalt et annet sted utfører ikke posteringer i regnskapet men endrer fakturaens status til Betalt et annet sted, noe som gjør at fakturaen fjernes fra listen over åpne fakturaer. Nødvendige posteringer må gjøres separat med en journal.
Knappen Velg gir tre forskjellige valgalternativer. Med Velg alle kan man velge alle fakturaer som skal utbetales. Med Velg betalingsdyktige kan man velge alle fakturaer som kan utbetales, og med Velg godkjente kan man velge alle fakturaer med status Godkjent samt fakturaer som er mulig å merke med status Betalt et annet sted. Fakturaer kan ikke velges for betaling dersom kontonummer til mottakeren mangler eller dersom fakturaens totalbeløp er null eller mindre. Fakturaer som har en av følgende statuser, kan ikke velges for betaling: Betalt, Betalt et annet sted, Delvis betalt, Avventer overføring til bank, Overført til bank eller Sperret for utbetaling. Ved å velge Tøm kan man slette betalingsvalg for alle fakturaer.
Under punkt Betalingsmåte kan man se Innenlandsbetaling som betalingsmåte. Knappen Avventer overføring som er oppført etter kontonummeret, åpner et vindu som inneholder en liste over kontoens betalingstransaksjoner som ennå ikke står på kontoutskriften. Listen viser antall betalinger pr. utbetalingsdato og totalbeløpet.
Det er mulig å definere samme dato for alle fakturaer som skal betales ved å krysse av Bruk utbetalingsdato og ved å angi ønsket dato i feltet Betalingsdato (opplysningen blir ikke oppdatert i rader). Standardinnstillingen for Betalingsdato er inneværende dag.
Brukertilganger
Brukeren må ha full tilgang til funksjonen Betalt et annet sted og i det minste Visningstilgang til Betalinger, for å kunne kvittere fakturaen som betalt med funksjonen Betalt et annet sted.
Knapper i nederste del
Med knapper nederst i vinduet kan man behandle en faktura på en valgt rad.
Valg av Fakturadata henter opplysninger om tiltak på fakturaen samt hvilke attestasjons- og godkjenningsansvarlige som har blitt definert for fakturaen. Disse opplysningene vil bli vist nederst på siden.
Via Faktura kan man ved å trykke pilen få frem forskjellige valgmuligheter. Faktura åpner en fakturavisning. Valg av Regnskap åpner fakturaens regnskapsside, mens Dimensjoner åpner fakturaens dimensjonsside. Ved å velge Forhåndsvisning kan man få vist fakturaopplysningene i et nytt vindu i enten HTML- eller PDF-format. Ved å velge Vedlegg kan man se fakturaens vedleggsfiler. Det er ikke mulig å legge til eller slette vedleggsfiler.