Ved å søke opp innkjøpsfaktura, kan man velge Kontrollering Kontroll av flere fakturaer
Les mer om Godkjenningsrunde for fakturaer og visningen Kontrollering.
Knappen åpner en ny side som inneholder alle fakturaene fra søkeresultatlisten, og her kan man foreta attestasjon og godkjenning av fakturaer.
Knappen Kontroll av flere fakturaer -finnes også i visningene Søk > Fakturaer for attestasjon.
Fakturaer som skal attesteres / godkjennes vises som i listen. Fakturaer som har allerede blitt sendt videre for betaling, vises i går linjer og kan ikke lenger kontrolleres.
Knapper i øverste del
Ved å velge Kontroller kan man attestere fakturaer som har blitt krysset av. Knappen genererer et attestasjonsstempel på fakturaer som viser brukerens navn, dato og klokkeslett og attestasjonskommentar. Dersom godkjenningsrunde for leverandørfakturaer eller reise- og utleggsregninger er i bruk, vil fakturaens status bli endre til Attestert etter at alle definerte attestasjonsansvarlige har attestert fakturaen. Dersom man under Bruksinnstillinger har valgt å foreta attestasjon og godkjenning i en bestemt rekkefølge, vil det automatisk bli sendt en påminnelse i e-post til neste attestasjonsansvarlig eller godkjenningsansvarlig. Dersom neste attestasjonsansvarlig / godkjenningsansvarlig ikke har fått angitt en e-postadresse under brukerens egne opplysninger, vil programmet varsle om dette. Dersom brukeren som ikke er neste attestasjonsansvarlig, prøver å attestere en faktura, vil han/hun bli varslet om dette. Dersom brukeren attesterer fakturaen, vil fakturaens status bli endret til Attestert. Fakturaen kan attesteres selv om godkjenningsrunden ikke er i bruk. Dersom kun én valgt faktura forårsaker en feilmelding om at fakturaen ikke kan attesteres, kan man heller ikke attestere de andre.
Programmet sjekker leverandørfakturaer for å finne lignende fakturaer med samme opplysninger og varsler i visningen Kontrollering i forbindelse med sending på rundgang, attestasjon og godkjenning om en lignende faktura allerede er registrert i Procountor.
Programmet advarer dersom følgende betingelser oppfylles:
- Forfallsdatoer eller fakturadatoer matcher
- Fakturaavsenders fakturanumre eller KID-numre matcher
- Fakturaavsenders navn eller fakturaavsenders registeropplysninger matcher
- fakturaenes summer matcher
Ved å velge Godkjenn kan man godkjenne fakturaer som har blitt krysset av. Knappen genererer et godkjenningsstempel på fakturaer som viserbrukeren navn, dato og klokkeslett og godkjenningskommentar. Dersom godkjenningsrunde for leverandørfakturaer eller reise- og utleggsregninger er i bruk, vil fakturaens status bli endre til Godkjent etter at alle definerte godkjenningsansvarlige har godkjent fakturaen. En faktura som er i en godkjenningsrunde og som har fått definert attestasjonsansvarlige, kan ikke godkjennes før den er attestert. Dersom man under Bruksinnstillinger har valgt å foreta attestasjon og godkjenning i en bestemt rekefølge, vil det automatisk bli sendt en påminnelse i e-post til neste godkjenningsansvarlig. Dersom neste godkjenningsansvarlig ikke har fått angitt en e-postadresse under brukerens egne opplysninger, vil programmet varsle om dette. Dersom brukeren som ikke er neste godkjenningsansvarlig, prøver å godkjenne en faktura vil han/hun bli varslet om dette. Dersom brukeren godkjenner fakturaen, vil fakturaens status bli endret til Godkjent. Fakturaen kan godkjennes selv om godkjenningsrunden ikke er i bruk. Dersom kun én valgt faktura forårsaker en feilmelding om at fakturaen ikke kan godkjennes, kan man heller ikke godkjenne de andre.
Ved å klikke Gjenopprett under behandlingen kan man tilbakestille fakturaer med status Attestert, Godkjent eller Betalingsforbud til status Ikke avsluttet, noe som gjør at man kan redigere dem.
Knappen Betalingsforbud endrer fakturastatus til Betalingsforbud. Fakturaer med status Betalingsforbud kan ikke betales. Betalingsforbud kan kanselleres ved å klikke Gjenopprett under behandlingen.
Ved å klikke Velg får man flere alternativer:
- Ved å klikke Velg alle kan man velge alle fakturaene på listen eller slette valget fra alle fakturaer på listen.
- Ved å velge Velg de som venter på egen kontroll kan man velge de fakturaene som venter på brukerens egen attestasjon.
- Ved å velge Velg de som venter på egen godkjenning kan man velge de fakturaene som venter på brukerens egen godkjenning.
Knapper i nederste del
Med knapper nederst i vinduet kan man behandle en faktura på en valgt rad.
Valg av Fakturadata henter opplysninger om tiltak på fakturaen samt hvilke attestasjons- og godkjenningsansvarlige som har blitt definert for fakturaen. Disse opplysningene vil bli vist nederst på siden.
Ved å klikke Faktura kan man åpne siden for fakturaopplysninger:
- Faktura - Åpner selve fakturasiden på bilaget.
- Regnskap - Åpner fakturaens regnskapsside.
- Dimensjoner - Åpner fakturaens dimensjonsside.
- Forhåndsvisning - Åpner en forhåndsvisning i enten PDF eller HTML format.
- Vedlegg - Åpner vedlegget til fakturaen (om det er vedlegg).