Ved å søke opp innkjøpsfaktura eller reiseregninger- og utgiftskrav kan man kontrollere bilaget.
Velg faktura som du ønsker å attestere / kontrollere, velg Gå til > Kontrollering, noe som åpner en visning for attestasjon/kontrollering.
Øverst i vinduet i visningen Fakturaens opplysninger vises fakturaens basisopplysninger som blant annet fakturadato, forfallsdato, totalbeløp og produkter.
I vinduet Utnevnte kontrollører til fakturaen vises opplysninger om utnevnte attestasjons- og godkjenningsansvarlige.
I vinduet Fakturaens hendelsesopplysninger vises hvilke tiltak som er utført på fakturaen, dvs. f.eks. datostempling av attestasjon og godkjenning og navn på attestasjonsansvarlig og/eller godkjenningsansvarlig.
I vinduet Innkjøpsordre som er matchet mot fakturaen vises hvilke innkjøpsordre som har blitt matchet mot fakturaen, og det er også mulig å søke etter og matche innkjøpsordre som har med fakturaen å gjøre, ved å klikke Finn innkjøpsordre. Ved på klikke Ordrebekreftelse kan man åpne den markerte Innkjøpsordren i listen. Ved å klikke Slett matching kan man slette feilaktig matching.
Knappen Attestér genererer et attestasjonstempel på fakturaen som viser brukerens navn, tidspunkt og attestasjonskommentar. Programmet sjekker leverandørfakturaer for å finne lignende fakturaer med samme opplysninger og varsler i visningen Kontrollering i forbindelse med sending på rundgang, attestasjon og godkjenning om en lignende faktura allerede er registrert i Procountor.
Knapper i øverste del
Knappen Kontroller genererer et attestasjonstempel på fakturaen som viser brukerens navn, tidspunkt og attestasjonskommentar. Programmet sjekker leverandørfakturaer for å finne lignende fakturaer med samme opplysninger og varsler i visningen Kontrollering i forbindelse med sending på rundgang, attestasjon og godkjenning om en lignende faktura allerede er registrert i Procountor.
Når godkjenningsrunde for leverandørfakturaer eller reise- og utleggregninger er i bruk, og alle definerte attestasjonsansvarlige har attestert fakturaen, blir fakturaens status endret til Attestert. Dersom man under Bedriftsopplysninger og Brukerinnstillinger har valgt å foreta attestasjon og godkjenning i en bestemt rekefølge, vil det automatisk bli sendt en påminnelse i e-post til neste attestasjonsansvarlig eller godkjenningsansvarlig. Dersom neste attestasjonsansvarlig / godkjenningsansvarlig ikke har fått angitt en e-postadresse under brukerens egne opplysninger, vil programmet varsle om dette. Dersom brukeren kontrollerer fakturaen, blir fakturaens status endret til Attestert. Fakturaen kan attesteres selv om godkjenningsrunden ikke er i bruk.
Valg av Godkjenn genererer et godkjenningsstempel på faktura med brukerens navn, dato, tidspunkt og kommentar. Når godkjenningsrunde for leverandørfakturaer er i bruk og alle definerte godjenningsansvarlige har godkjent fakturaen, blir leverandørfakturaens status endret til Godkjent. En faktura som er i godkjenningsrunden kan ikke godkjennes før den er attestert, dersom fakturaen har fått definert en attestasjonsansvarlig. Programmet sjekker leverandørfakturaer for å finne lignende fakturaer med samme opplysninger og varsler i visningen Kontrollering i forbindelse med sending på rundgang, attestasjon og godkjenning, om en lignende faktura allerede er registrert i Procountor.
Bak knappen Avvik finner man valgene Gjenopprett, Betalingsforbud, Tilbake til forrige, Før til en annen og Annuller.
Ved å klikke Gjenopprett kan man gjenopprette en faktura med status Attestert eller Godkjent, til status Ikke avsluttet, noe som gjør at fakturaen kan fremdeles redigeres eller alternativt annulleres. Ved å velge Betalingsforbud kan man generere et betalingsforbud-stempel på fakturaen som viser brukerens navn, dato og klokkeslett samt kommentar. Fakturaen får status Sperret for utbetaling.
Når man ønsker å kansellere et betalingsforbud, bør fakturaen først tilbakestilles til status Godkjent i visningen Kontrollering, og deretter tilbakestilles til status Ikke avsluttet, f.eks. i visningen Gå til >Faktura ved å klikke Rediger/Gjenopprett under behandlingen. Dersom man etter dette ønsker å annullere fakturaen, kan man gjøre det ved å klikke Avvik > Annuller.
Bak knappen Avvik finner man valgene Tilbake til forrige og Før til en annen. Funksjonene er i bruk både ved attestasjon og ved godkjenning, dvs. man kan sende eller returnere fakturaer til forrige eller andre attestasjonsansvarlige og godkjenningsansvarige. For eksempel om en faktura har status Attestert, kan den fritt sendes til en annen godkjenningsansvarlig ved å klikke Før til en annen. Om fakturaen derimot har status Godkjent, kan den sendes tilbake til den forrige godkjenningsansvarlige ved å klikke Tilbake til forrige.
Valget Avvik > Før til en annen blir aktivert når et bilag har status Ikke avsluttet, og man ønsker å velge en annen attestasjons-/godkjenningsansvarlig for bilaget.
Valg av Tilbake til forrige returnerer en faktura for attestasjon eller godkjenning til den attestasjons- eller godkjenningsansvarlige som er definert for fakturaen, når fakturaen har status Ikke avsluttet, Attestert, Mottatt, Betalingsforbud eller Godkjent.
Ved klikke Send på rundgang i Faktura-visningen kan man sende en påminnelse om fakturaen til de attestasjonsansvarlige. Dersom man under Bedriftsopplysninger og Brukerinnstillinger har slått på innstillingen Godkjenningsrundens rekkefølge, blir det sendt en e-postmelding om faktura som venter på attestasjon til den første attestasjonsansvarlige. Dersom innstillingen ikke er slått på, sendes en melding til alle attestasjonsansvarlige. Meldingen sendes like mange ganger som knappen trykkes og sendingen godkjennes. Dersom fakturaen har allerede blitt sendt på rundgang tidligere, varsler programmet om dette. E-postadressene til de attestasjons- og godkjenningsansvarlige bør være angitt under egne opplysninger og innstillinger. Dersom en attestasjonsansvarlig ikke har fått definert en e-postadresse, varsler programmet om dette.
Programmet sjekker leverandørfakturaer for å finne lignende fakturaer med samme opplysninger og varsler i visningen Kontrollering i forbindelse med sending på rundgang, attestasjon og godkjenning om en lignende faktura allerede er registrert i Procountor.
Programmet advarer dersom følgende betingelser oppfylles:
- Forfallsdatoer eller fakturadatoer matcher
- Fakturaavsenders fakturanumre eller KID-numre matcher
- Fakturaavsenders navn eller fakturaavsenders registeropplysninger matcher
- Fakturasummene matcher
Bak knappen Gå til finner man valgene Faktura, Regnskap, Dimensjoner, Betaling, Kontoutskrift og Forhåndsvisning. Valg av Faktura gir mulighet til å se på fakturavisning. Valg av Regnskap gir tilgang til regnskapssiden og via Dimensjoner kan man definere dimensjoner. Valg av Betalinger gir naturligvis tilgang til Betalinger og valget kontoutskrift navigerer til kontoutskriften bilaget er allokert mot hvis det er en tilknytning til en post i kontoutskriften. I tillegg kan man se på fakturaen ved å velge Forhåndsvisning.
Ved å klikke Forrige kan man gå til den forrige fakturaens visning Attestasjon og tilsvarende kan man gå til neste faktura ved å klikke Neste.