Denne siden gir en 4-stegs veiledning for hvordan man kan håndtere ordre og faktura i Procountor.
Konvertering av ordre og faktura, Salg- og innkjøpsprosesser i Procountor
Dersom bedriften har behov for ordrehåndtering og konvertering til/fra faktura i Procountor-miljøet, trenger brukerne å vite beste praktis for dette i systemet. Slike arbeidsprosesser er gjerne vanlig for bedrifter som bestiller produkter/tjenester fra sine leverandører på bakgrunn av bestillinger fra sine kunder.
Oversikt over Bilagsarter i for denne seksjonen Procountor:
Salgsfaktura - Faktura
Salgsordre - Ordrebekreftelse (Salgs)
Leverandørfaktura - Leverandørfaktura
Innkjøpsordre - Ordrebekreftelse
1. Opprette Salgsordre og Tilbud
Forretningsprosessen starter gjerne med at bedriften mottar en ordre/bestilling fra sin kunde. På bakgrunn av denne bestillingen kan Procountor-brukeren opprette en Salgsordre eller et Tilbud i miljøet.
For å opprette en Salgsordre eller et Tilbud i Procountor velger man Salg > Ny Salgsfaktura i programmenyen, og angir Bilagsart = Ordrebekreftelse (Salgs) eller Tilbud. Les mer om hvordan man oppretter Salgsordre eller Tilbud her.
En kunde av bedriften kan også sende inn en Innkjøpsordre til bedriften, som skannes inn i Procountor-miljøet. Da vil Innkjøpsordren registreres som innkjøpsbilag og må kopieres til et salgsbilag. For å kopiere en Innkjøpsordre til en Salgsordre, må Innkjøpsordren først kopieres til en Salgfaktura (Bilagsart = Faktura), før Salgsfaktura kopieres til Salgsordre (Bilagsart = Ordrebekreftelse (Salgs)).
2. Konvertere Salgsordre/Tilbud til Innkjøpsordre
Når Salgsordren/Tilbudet er opprettet og ferdig behandlet (og eventuelt sendt fra systemet til kunden), vil bedriften ofte ha behov for å bestille de produkter/tjenester fra sin leverandør som en del av forretningsprosessen. Bedriften kan opprette en Innkjøpsordre ved å navigere via Innkjøp > Ny innkjøpsfaktura i programmenyen og angi Bilagsart = Ordrebekreftelse. Det vil derimot være mer effektivt å kopiere Salgsordren til en Innkjøpsordre, slik at ordrens radopplysninger flyttes over til en ny Innkjøpsordre.
For å kopiere Salgsordren som en Innkjøpsordre, gå inn på Salgsordren (søk opp salgsordren) og velg Rediger > Kopier øverst i menyen på siden.
NB: Dersom du kopierer et bilag som bruker en annen valuta enn miljøets basisvaluta definert i Bedriftsopplysninger, vil det kopierte bilaget bruke samme valutakurs som det originale bilaget. Husk derfor å korrigere bilagets valutakurs iht dagens valutakurs.
I boksen som åpnes velger man deretter Bilagsart = Ordrebreftelse og velger leverandør fra leverandørregister ved å angi Forretningspartner = Velg fra register.
Nå har det blitt opprettet en Innkjøpsordre med samme produktopplysninger som er knyttet til den valgte leverandør i leverandørregisteret (Forretningspartner). På grunn av forskjellig behandling av MVA for innkjøp og salg, vil produktenes netto-sum (eks. MVA) fra Salgsordren konverteres til brutto-sum (Inkl. MVA) på Innkjøpsordren. Regnskapet på ordre vil også endres til standard for innkjøp i miljøet (eller standard for leverandøren dersom dette er angitt), men merk at Salgs- og Innkjøpsordre ikke bokføres i miljøets regnskap.
Når man har verifisert opplysningene på Innkjøpsordren kan den sendes til leverandøren via den valgte fakturakanalen som er angitt for leverandøren/Innkjøpsordren. Statusen på Innkjøpsordren vil da endres til Sendt. Les mer om hvordan man behandler innkjøpsordre i Procountor her.
3. Leverandørfaktura mottatt, matche Leverandørfaktura mot Innkjøpsordre
Når leverandøren har mottatt Inkjøpsordren og godkjent denne, vil leverandøren sende en Leverandørfaktura tilbake til bedriften (som leses inn i miljøet via fakturamottaket). Brukeren i Procountor-miljøet kan også manuelt opprette en Leverandørfaktura i systemet dersom miljøet ikke har aktivert tjeneste for skanning eller EHF. Merk at Leverandørfaktura må ha status Ikke avsluttet/Mottatt for å kunne matche mot Innkjøpsordre.
For å allokere/matche den tilknyttede Innkjøpsordren mot Leverandørfaktura søker man opp Leverandørfaktura og velger Gå til > Kontrollering inne i faktura-bildet. Inne i Kontrollering-bildet under seksjonen Innkjøpsordre som er matchet mot fakturaen velger man Finn innkjøpsordre:
Inne i bildet Søking etter Innkjøpsordre kan man angi søkevilkår for søk etter Innkjøpsordre:
- Dersom man velger Søkte ordre = Kun bestillinger som er matchet mot leverandøren vil man kun finne de innkjøpsordre som er allokert til samme leverandør som på Leverandørfaktura. Dersom man velger Søkte ordre = Alle, søker systemet opp alle ordre.
- Dersom man velger Fakturerte ordre = Kun bestillinger som ikke har blitt fakturert, vil det kun hentes opp Innkjøpsordre som ikke har status Fakturert. Dersom man velger Fakturerte ordre = Alle, søker systemet opp alle ordre. Merk at
Angi datointervall for ordresøket. Når Innkjøpsordrene er søkt opp via Finn innkjøpsordre, kan man markere den/de Innkjøpsordre som skal matches mot Leverandørfaktura og velge Match de valgte ordrene. Man kan se detaljer pr enkelt ordre ved å markere en og en ordre og velge Ordrebekreftelse.
Når Innkjøpsordren er matchet mot Leverandørfaktura vil status på Innkjøpsordren endres til Fakturert, og kan følgelig ikke matches mot andre Leverandørfaktura.
Bedriften følger deretter rutine for behandling av Leverandørfaktura i Procountor (betaling, kontrollering, dimensjonering etc). Les mer om denne prosessen her.
4. Leverandørfaktura behandlet, konvertere Salgsordre/Tilbud til Salgsfaktura
Når innkjøpet av forretningsprosessen er ferdigbehandlet, kan bedriften fokusere på faktureringen av tjenesten/produktet. I steg 1 over opprettet bedriften en Salgsordre/Tilbud (eller mottok en Innkjøpsordre), og siste steg i prosessen vil være å konvertere Salgsordre/Tilbud til Salgsfaktura.
Man kan konvertere en Salgsordre/Tilbud til en Salgsfaktura, enten ved å endre Bilagsarten direkte eller ved å kopiere Salgsordre/Tilbud til en Salgsfaktura.
Søk opp Salgsordre/Tilbud i miljøet og velg Endre til faktura (se skjermbilde fra steg 1 over). Da får man valgene:
- Kopier som faktura - Her oppretter man en eksakt kopi av Salgsordre/Tilbud til Salgsfaktura. Den originale Salgsordre/Tilbud vil endre status til Fakturert.
- Kopier delvis - Her oppretter man en kopi av Salgsordre/Tilbud til Salgsfaktura, men får muligheten til å endre produktopplysningene før kopiering. Den originale Salgsordre/Tilbud vil endre status til Fakturert.
- Endre til faktura - Her kan man endre bilagsart til Salgsfaktura på det originale bilaget. Det opprettes dermed ikke en kopi, og alle andre opplysninger forblir de samme.
Alternativt kan man kombinere flere Salgsordre til en Salgsfaktura ved funksjonen Kombiner ordre til faktura. Les mer om denne funksjonen her.
Når Salgsfaktura er opprettet (eller Salgsordre har blitt konvertert til Salgsfaktura), kan denne behandles og sendes til kunden. Dersom den originale Salgsordren har blitt kopiert til en Salgsfaktura, vil Salgsordren få status Fakturert (Salgsfaktura arver bokføringen til den originale Salgsordren).