I Procountor kan man tildele hver medarbeider som arbeider i bedriften et brukernavn og et passord som han/hun kan kun bruke for å registrere og se sine egne reise- og utleggsregninger. Dette brukernavnets rolle er Personale.
Denne instruksen er laget med tanke på personer med Personalrolle-status, men egner seg også for andre.
Hovedbruker (eller en annen med tilstrekkelig tilgang) oppretter den aktuelle medarbeideren brukernavn og passord og taster inn vedkommendes opplysninger i Personalregisteret og informerer ham/henne om hvilket brukernavn han/hun har fått. Se hvordan man legger til en ny bruker med personaltilgang her. Det er altså bedriftens hovedbruker eller annen ansvarlig medarbeider som innstiller Personale som rolle for brukeren i miljøet.
NB! Det er obligatorisk å fylle ut det komplette fødselsnummeret under Egne opplysninger og innstillinger slik at brukeren får tilgang til å opprette reiseregninger
Brukeren får oppgitt brukernavn og passord og logger seg inn på Procountor hvor han/hun kan opprette og se kun sine egne reise- og utleggsregninger. Passord bør endres etter første innlogging. Når man logger seg inn første gang trenger man ikke et engangspassord, men istedenfor genereres en liste over engangspassord i forbindelse med innlogging. Listen åpner seg i et nytt vindu på skjermen, som kan skrives ut eller lagres lokalt på pc.
Merk også at man kan laste ned Procountor Nøkkel appen som erstatter engangspassordlisten som innlogginsmetode.
Egne opplysninger og innstillinger
Ved å klikke Administrasjon/Egne opplysninger og innstillinger kan man se og redigere egne opplysninger og bytte passord, opprette en liste over nye engangspassord samt bytte programmets utseende. Der er spesielt viktig at fødselsnummeret er korrekt, fordi det er ved hjelp av dette nummeret at brukernavn og opplysningene i Personregisteret matches mot hverandre. I tillegg må brukeren være registrert i personregisteret i miljøet.
Opprette faktura
For å opprette en egen ny reise- eller utleggsregning starter man ved å klikke Reise- og utleggsregninger / Ny reise- eller utleggsregning.
Reiseregning og utleggsregning skiller seg fra hverandre ved at reiseregningen inkluderer opplysninger om reisen i tillegg til at den har de samme egenskapene som utleggsregningen. Før man oppretter en faktura må man velge om man ønsker å gjøre personnummeret synlig (de siste fem sifrene i fødselsnummeret), eller om dette alltid skal skjules, via Bruksinnstillinger.
NB! Når en bruker ikke har lagret sitt fødselsnummer i Egne opplysninger og innstillinger under Administrasjon, vises en advarsel til brukeren når han/hun åpner Ny reise- eller utleggsregning.
Brukeren må derfor forsikre seg om at fødselsnummeret er fylt ut under Egne opplysninger og innstillinger. Dersom man fremdeles har problemer med å opprette en reise- eller utleggsregning, mangler personopplysningene i Personregisteret. For å komplettere opplysningene i Personregisteret, må brukeren ta kontakt med hovedbrukeren i bedriften.
På siden som åpner seg etter at Reise- og utleggsregninger / Ny reise- eller utleggsregning / Sett opp faktura er valgt, vises person- og bankkontopplysningene fra personregisteret. Ved behov kan man taste inn tilleggsopplysninger og notater.
Et nødvendig antall linjer for forklaring fylles ut på reiseregningen. Disse viser start- og returdato og tidspunkter for reisene i tillegg til
reisesteder og reiseformål. Ved å klikke Legg til linje for forklaring under Reiseopplysninger, kan man legge til en ny tom linje for forklaring for å komplettere reiseopplysningene. Ved å klikke Kopier linje for forklaring, kan man lage en identisk kopi av en valgt forklaringslinje, og deretter kan man redigere opplysningene i denne på ønsket måte. Ved å klikke Slett linje for forklaring, kan man slette en valgt forklaringslinje.
På fakturaen må det finnes minst en produktrad. Ved å klikke Hent produkt under Radopplysninger nederst på siden, kan man søke etter rader for fakturaen. Man kan fylle ut radspesifikke tilleggsopplysninger i Linjekommentar-feltet i høyre kant på siden.
Fakturaopplysningene lagres ved å klikke Lagre øverst til venstre på siden. I denne forbindelsen valideres fakturaopplysningene. Ved å klikke Vedlegg i øverste rad kan man legge ved filer til fakturaen (for eksempel skannede kvitteringer).
Når fakturaen er ferdig, klikker man Merk som ferdig og vil sendes på rundgang for attestering og godkjenning iht kontrollørinnstillingene i miljøet. Med Merk som ferdig knappen kan man sende en e-postmelding til attestasjonsansvarlige om en faktura som venter på tiltak, hvis slike er definert for fakturaen. Ellers vil meldingen bli sendt til godkjenningsansvarlige. Opplysninger om hvem som er attestasjonsansvarlig eller godkjenningsansvarlig vises til høyre på fakturaen under Betalingsopplysninger-delen.
Fakturaen vil ha status Ikke avsluttet inntil den er attestert, godkjent eller betalt.
Søk etter Reise- og utleggsregninger
Man kan søke etter egne reise- og utleggsregninger via Reise- og utleggsregninger / Søk etter egne Reise- og utleggsregninger. Man velger fakturaens Status(er) og Bilagstype(r) samt eventuelle andre søkekriterier, som datointervall.
Ved å klikke Søk opp fakturaer i øverste rad, vises det nederst på siden en liste over de fakturaer som er i samsvar med søkekriteriene. For å kunne se fakturaopplysningene klikker man på navnet reise- og utleggsregninger er registrert på. Dersom fakturaen har status Ikke avsluttet, kan den fremdeles redigeres på siden som åpner seg.