Visningen Ny reise- og utleggsregning gjør det mulig å opprette en faktura basert på leverandør, fakturatype, samt tittel- og radopplysninger. En faktura kan også opprettes på en tom mal.
Se også instruks for oppretting av Reise- og utleggsregning for brukere mer Personale-rolle.
Knapper i visningen Ny reise- og utleggsregning
Ved å klikke Sett opp ny faktura, opprettes en ny reise- eller utleggsregning.
Ved å klikke Finn personer kan man velge en person i personregisteret for en reise- og utleggsregning.
Under punktet Fakturaens person og type kan man velge leverandør ved å klikke Søk leverandør og deretter velge enten Reiseregning eller Utleggsregning som bilagstype. Basert på opplysningene i leverandørregisteret, importeres blant annet adresse, betalingsbetingelser, fakturakanal, kontonummer osv. til fakturamalen.
Under punktet Fakturaens overskriftsdata kan man velge ønsket Fakturadato. Dersom en bankkonto er blitt valgt for en leverandør, vil den bli importert, ellers importeres første konto under Bedriftens basisopplysninger. Opplysningene kompletteres og endres ved behov. Under punktet Fakturaens radopplysninger importeres Fakturaens produktrader fra produktregisteret.
Dersom man under punktet Fakturaens linjedata velger Hentes fra produktregisteret, kan man ved å klikke Finn produkter velge produkter til fakturaen fra Produktregisteret.
Krav til opprettelse av reise- og utleggsregning
For at en person skal kunne opprette egne reise- og utleggsregninger, må hans/hennes opplysninger finnes i både Personregisteret som person og som bruker i Bedriften. Begge må ha samme fødselsnummer. I Brukerinnstillinger i Bedriftens opplysninger kan man definere om man under oppretting av en reise- eller utleggsregning skal spørre først om man ønsker at personnummeret skal være synlig i fakturaopplysningene, at det alltid skal være skjult eller at det alltid skal vises.
Personens adresse og andre opplysninger kompletteres ved behov. På fakturaen oppgir man dato og fyller ut andre opplysninger. Hvis man forsøker å opprette en faktura for en måned, som det allerede er laget omsetningsoppgave for, varsler programmet om dette i forbindelse med lagringen.
Statuslinje på bilaget
Mellom knappene øverst i visningen og rubrikkene, ser man en statuslinje som viser til bilagets status. Her kan bilaget ha status: Ikke lagret, Ikke avsluttet, Mottatt, Attestert, Godkjent, Avventer overføring til bank, Overført til bank og Betalt.
Felt på fakturaens tittelnivå
Personens adresse
Feltene Navn, specifier og gateadresse plass til 80 tegn. Postnummer-felt har plass til 20 tegn. Poststed-felt har plass til 40 tegn. Navn er en obligatorisk opplysning.
Faktureringsdata
Fakturaens dato - Angir bilagets dato.
Fødselsnummer - Hentes automatisk fra Personregisteret ved oppretting av en faktura. Da kan man velge om man ønsker at fødselsnummerets personnummer (de siste fem sifrene) vises på fakturaen via Bruksinnstillinger. Det er ikke mulig å endre fødselsnummeret på et senere tidspunkt.
Betalingsopplysninger
KID- KID nummer genereres automatisk ved lagring av e faktura. Det er kun lov til å bruke KID nr i dette feltet. Hvis ikke brukeren/personen som skal registrere reise- eller utleggsregningen har OCR avtale på sin kont, må dette feltet være tomt. Referansens maksimumslengde er 20 tegn.
Kontonummer- Mottakers bankkonto er en obligatorisk opplysning, dersom man har valgt Kontooverføring som betalingsmåte. Dersom fakturaen er f.eks. betalt med kontanter, kan bankkontoopplysningen utelates, men da må Annet velges som betalingsmåte.
Betalingsmåte- Det vanligste alternativet er Kontooverføring, men i hvert fall i ovennevnte spesialtilfelle bør man velge Annet som betalingsmåte.
BIC-kode- Her legges inn BIC koden som er registrert på mottakerens bankforbindelse.
Betalingsbetingelser - I det første feltet skal man angi antall døgn og i det andre feltet prosenttall. Betalingsbetingelser kan variere fra 0 til 999 døgn og prosenttallet kan variere fra 0 til100. Opplysningene blir lagret på fakturaen.
Betalingsdato og forsinkelsesrente- Forfallsdato beregnes fra fakturadato basert på betalingsbetingelser. Dersom forfallsdatoen endres, vil betalingsbetingelser endres. Forsinkelsesrenten kan variere fra 0 til 999,99.
Valuta og kurs - Man kan velge fakturaens valuta i rullegardinmenyen, noe som gjør at kursen blir hentet fra Valutaregisteret. Det er også mulig å taste inn ønsket verdi på valutakurs.
Rabattprosent- Denne rabattprosentsatsen gjelder hele fakturaen. Dersom det har stått andre rabattprosentsatser i fakturaradene, blir de slettet og erstattet med en oppdatert fakturaspesifikk rabattprosentsats. Rabatten kan variere fra 0 til 100 %, og den påvirker fakturaens totalbeløp. Rabatt-% ses i fakturaradene med to desimalers nøyaktighet.
Godkjenningsrundens opplysninger
Kontrollørliste - Her angir man hvilken forhåndsdefinert kontrollørliste man ønsker å sette på bilaget. Man kan også overstyre kontrollørlisten ved å endre hvem som skal kontrollere og godkjenne bilaget i feltene under.
Mer informasjon
Mer informasjon - Antall tegn som kan tastes inn i feltet er ikke begrenset. Ved innlesing av fakturaer kan man importere maksimum 500 tegn. Tilleggsopplysningene kan ses i fakturaens utskriftsversjon. Tilleggsopplysningene kan tastes direkte inn på feltet og ved å klikke -knapp etter feltet kan man åpne et redigeringsvindu. Da er det også mulig å skifte linje i feltet. Linjeskift kan ses i feltet som \ -tegn.
Notater - Mengden av tekst som kan tastesinn i feltet er ikke begrenset. Notatene kan ikke ses på fakturautskriften. Man kan taste inn notatene direkte i feltet eller ved å klikke -knappen som åpner et redigeringsvindu. Da er det også mulig å bruke linjeskift. Linjeskiftene kan ses i feltet som \ -tegn. Notatene vises også på regnskapssiden. Feltet vises også i søkeresultatet til Søk bilag, men kan ikke brukes som et søkekriterium. Når man bruker Søk bilag, kan man velge Notater ved å bruke høyre museknapp. Da åpnes det et vindu hvor man kan både se og redigere Notater uavhengig av fakturaens status.
Reiseopplysninger
Avreisedato og -tidspunkt- Det er plass til 40 tegn i feltet. Opplysningene kan ses på fakturautskriften.
Returdato og -tidspunkt- Det er plass til 40 tegn i feltet. Opplysningene kan ses på fakturautskriften.
Steder- Det er plass til 255 tegn i feltet. Opplysningene kan ses på fakturautskriften.
Reiseformåls- Det er plass til 255 tegn i feltet. Opplysningene kan ses på fakturautskriften.
Legg til linje for forklaring- Genererer en tom linje for forklaring.
Kopier linje for forklaring- Lager en kopi av den valgte linjen.
Slett forklaringslinje- Sletter den valgte forklaringslinjen.
Radopplysninger
Produkt- Feltet viser navn på produkter/tjenester som skal faktureres. Det er plass til 80 tegn i feltet. Produktinformasjon vil bli kopiert til regnskapssiden, dersom fakturaen konteres radvis.
Produktkode- Feltet viser koden på produkt/tjeneste som skal faktureres. Det er plass til 40 tegn i feltet.
Antall- Feltet viser antall produkter/tjenester som skal faktureres. Antallet kan spesifiseres med fire desimalers nøyaktighet.
Enhet- Feltet viser faktureringsenhet for produkter/tjenester som skal faktureres.
Pris- Feltet viser enhetspris på produkter/tjenester som skal faktureres.
Rabatt-%- Feltet viser radspesifikk rabattprosentsats. Rabatten kan variere fra 0 til 100 % og påvirker feltene Ekskl. MVA, MVA totalt, og Sum. Rabatt-% vises alltid med to desimalers nøyaktighet i fakturaradene.
MVA - Feltet viser en radspesifikk MVA-prosentsats.
Ekskl. MVA - Feltet viser pris ekskl. MVA på produkter/tjenester som skal faktureres. I bedriftens brukerinnstillinger defineres om verdien skal vises inkl. eller ekskl. MVA på fakturautskriften.
MVA tot. - Feltet viser MVA-andel av produkter/tjenester som skal faktureres.
Sum - Feltet viser pris inkl. MVA på produkter/tjenester som skal faktureres.
Linjekommentar - Det er plass til 255 tegn i feltet. Opplysningene kan ses på fakturautskriften. Dersom fakturaen konteres pr. rad, vises Radkommentar på regnskapssiden.
Hent produkt- Åpner produktregisteringssiden hvor man kan hente produkter til fakturarader.
Hent produkt ved hjelp av kode- Åpner et vindu hvor man kan hente et produkt til en fakturarad ved å taste inn produktkode.
Kopier linje- Lager ønsket antall kopier av en valgt fakturarad.
Slett linjen - Sletter en valgt fakturarad. Ved hjelp av knappen
Linjekommentar kan man lage linjeskift i radkommentaren. Ved hjelp av linjeskift kan fakturaradene gjøres mer lesbare i fakturaens Forhåndsvisning.
Knapper for Fakturavisning
Lagre - Lagrer fakturaen i databasen og genererer en regnskapsside for fakturaen. Fakturaen har fremdeles statusikke avsluttet og kan fremdeles redigeres. Etter lagring kan fakturaen attesteres, godkjennes og/eller sendes for utbetaling.
Merk som ferdig - Sender en påminnelse i e-post om fakturaer som venter på godkjenning i Procountor, til personen som har blitt registrert som attestasjons-/godkjenningsansvarlig for reise- og utleggsregninger. E-postadressen til den attestasjonsansvarlige må være lagret under den attestasjonsansvarliges egne opplysninger (Grunnleggende > Egne opplysninger og innstillinger) for å sikre at påminnelsen blir sendt til riktig adresse.
Forhåndsvisning - Viser fakturaen i utskriftsvennlig format.
Rediger - Åpner en rekke alternativer:
- Kopier- Kopierer fakturaen. Dersom det ikke gjøres endringer i Bilagstype eller Forretningspartner, blir det i status Ikke avsluttet generert en identisk faktura, med unntak av fakturanummer, referanse, fakturadato og forfallsdato. Dersom det gjøres endringer i Bilagstype eller Forretningspartner, hentes radopplysninger fra den opprinnelige fakturaen, og andre opplysninger fra registeret.
- Rediger notater - Her kan man endre notatene som er registrert på bilaget.
- Gjenopprett under behandlingen - Ved å velge dette alternativet kan man gjenopprette bilagets status. Man kan kun gjenopprette dersom bilaget ikke er sendt til betaling.
- Annuller- Annullerer fakturaen.
Vedlegg - Åpner et vindu hvor man kan behandle fakturaens vedleggsfiler (f.eks. et skannet bilde av en kvittering).
Gå til - Åpner en rekke alternativer:
- Regnskap - Åpner fakturaens regnskapsside.
- Dimensjoner - Åpner fakturaens dimensjonsside.
- Kontrollering - Åpner kontrollsiden til bilaget.
- Betaling- Åpner vinduet for betaling av fakturaer.
- Kontoutskrift - Åpner bokføringen som er knyttet mot bilaget i kontoutskrifter.
- Person - Åpner person-kortet i Personregisteret.
Forrige- Henter forrige faktura i bilagssøket.
Neste- Henter neste faktura i bilagssøket.
Opprette Reise- og utleggsregning med bruk av Procountor Kvittering
Når en kvittering er lastet opp i miljøet fra Procountor Mobile, vil kvitteringene vises på forsiden av Procountor under "Nye kvitteringer". Her kan man markere kvitteringen og velge "Opprett reiseregning" eller "Opprett en utleggsregning".
Man vil så veiledes til side for nytt bilag, hvor kvitteringen har blitt inkludert som vedlegg.
Merk at man også kan markere flere kvitteringer og opprette reiseregning eller utleggsregning med disse som vedlegg.