Under punktet Personregister kan man behandle opplysninger i personregisteret. Med personer menes bedriftens ansatte, som det blant annet betales lønn til og som oppretter Reise- og utleggsregninger.

Registrene består av delregistre, og disse er personregisteret i Innkjøps-delen, personegisteret i Salgs-delen og Personregisteret i Reise- og utleggsregninger-delen. Forretningspartnere - som kunde, leverandører og personer - kan tildeles forskjellige funksjoner og opplysningene i disse kan redigeres. Hvilke delregistre brukeren har tilgang til er avhengig av hans/hennes brukertilgang.

 

1. Søk forretningspartnere

I søk etter person kan søkekriteriene spesifiseres basert på partnerens navn, organisasjonsnummer, personnummer eller forretningspartnergruppe. Man kan også søke etter hovedgruppe, dersom Forretningspartnergrupper på to nivåer er i bruk.

Søk-knappen etter rullegardinmenyen for persongruppe åpner et søkevindu for persongruppen, hvor man kan søke etter persongruppen ved å angi en del av navnet.

Klikk Finn personene øverst på siden etter å ha innstilt søkekriteriene. Hvis det søkes kun etter person uten andre avgrensningskriterier, er det ikke nødvendig å klikke på knappen i det hele tatt hvis Automatisk søk er aktivert i Bruksinnstillingene.

Søkeresultatet vises under knapperaden på undersiden av søkekriteriene.

Administrasjon

Klikk Administrasjon for å finne person ved hjelp av administrasjonsopplysninger. Dette gjør at visningen for søkekriteriumfeltet i den øverste delen av siden endrer seg, og da kan man søke etter person basert på opplysninger på Administrasjon-siden til personen.

Som søkekriterier kan man bruke forretningspartnerens nåværende status eller ansvarsperson. Ved søk på tiltak, kan man definere tidsperioden for når det aktuelle tiltaket forekommer eller ikke forekommer. Tekster som er tastet inn i notatene kan man søke etter med et fritt tekstsøk. Ved å klikke Administrasjon på nytt vises basis søkekriteriumsfelt.

Tøm

Ved å klikke Tøm kan alle innstilte søkekriterier slettes.

Rediger flere

Ved å klikke Redigere flere kan man endre opplysninger om flere personer på en gang. Knappen åpner siden Forretningspartnernes masseredigering hvor man kan søke etter person man ønsker å redigere. Etter å ha valgt persontype kan man avgrense søket ved hjelp av andre kriterier, som f.eks. forretningspartnergruppe. Ved å klikke Finn forretningspartnere kan man få generert en liste nederst på siden om person som oppfyller søkekriteriene.

Velg personene du ønsker å redigere ved å klikke kolonnen på venstre side eller ved å klikke Velg alle.

Når personene som skal redigeres er valgt, klikk Rediger forretningspartnere, og da vises en melding med en liste over de valgte personene. Tiltaket kan enten fortsettes eller kanselleres. Deretter åpnes et vindu, hvor man kan velge hvilke opplysninger man ønsker å redigere.

persongrupper

Ved å velge knappen persongrupper kommer man til visning for å legge sammen eller skille person fra persongrupper.

2. Knapper i søkeresultatene

Knappen Åpne har valgalternativene: 

• Bedriftsopplysninger
• Administrasjon
• Arbeid som skal faktureres

Med knappen Legg til person legger man til en ny person i personegisteret.

Knappen Rediger åpner et vindu hvor man kan velge funksjonene Kopier eller Slett. 

Ved å klikke Legg til fakturamalen kan man opprette direkte enten en reiseregning, utleggsregning, salgsfaktura, salgsordre, innkjøpsfaktura eller innkjøpsordre.

3. Knappene i øverste rad

For å få mer detaljert informasjon om en enkeltstående person, velg vedkommende person fra søkeresultatlisten. Siden som åpner seg i visningen inneholder personens basisopplysninger. Knappene øverst på siden kan brukes til å behandle administrativ informasjon og standardopplysninger om forretningspartnere (kontoer, dimensjoner og produkter). Basisopplysninger kan kompletteres og lagres ved å klikke Lagre.

Ved å klikke Rediger kan man legge til en ny kunde, leverandør eller person. I visningen som åpner seg kan man fylle ut partnerens opplysninger og gjøre innstillinger for standardkontoer, -produkter og -dimensjoner etter behov. Det er mulig å importere forretningspartnere fra andre systemer via Dataimport. 

Ved å klikke Kopier kan man kopiere en forretningspartner og partnerens standardkontoer, -dimensjoner og -produkter. Med knappen Kopier kan man få laget en kopi av en forretningspartner. Programmet spør deretter om man ønsker å åpne opplysningene om den kopierte partneren på skjermen etter kopieringen eller ikke. Etter navnet på den kopierte partneren kommer uttrykket (kopi). personnummer blir ikke kopiert.

For å sette en forretningspartner til passiv, klikk Slett. Programmet setter kun forretningspartnere til passiv i systemet, men passive forretningspartnere vil ikke søkes opp i rapporter og registre (med mindre man angir dette). 

Administrasjon

Valg av Administrasjon åpner forretningspartnerens Administrasjons-side hvor man kan registrere administrative opplysninger. Opplysningene kan brukes til å søke etter forretningspartnere i forretningspartneregisteret og hente dem til en Forretningspartnerrapport. 

I administrasjonsopplysningene kan det for personer registreres opplysninger i minnet f.eks. om sendte tilbud og inngåtte avtaler, for personer f.eks. om hvordan leveransene har fungert og for personer f.eks. om
gjennomførte samtaler.

Ved å klikke Lagre vil alle endringer gjort i administrasjonsopplysningene lagres. Hvis tilgjengelige statuser eller tiltak er lagt til, slettet eller redigert, er det ikke nødvendig å lagre opplysningene separat.

Ved å klikke Vis basisopplysninger åpnes siden med forretningspartnerens basisopplysninger.

Ved å klikke Statuser kan man legge til, slette eller redigere tilgjengelige statuser. Hvis en status slettes, tømmes statusopplysningene for alle forretningspartnere som den aktuelle statusen har vært i bruk for. Procountor inneholder ikke forhåndsdefinerte statuser, men hver enkelt bedrift kan derfor de statusene som passer for egen virksomhet.

Ved å klikke Tiltak kan man legge til, slette eller redigere tilgjengelige tiltak. Hvis et tiltak slettes, tømmes tiltakkolonnen på alle tiltaksrader som det aktuelle tiltaket har vært i bruk på.
Selve tiltaksraden slettes ikke. I Procountor finnes ingen ferdig definerte tiltak, og hvert enkelt selskap kan derfor definere passende tiltak for sin egen virksomhet.

Ved å klikke HTML vises administrasjonsopplysningene for personen i html-format i et nytt nettleservindu.

Ved å klikke Excel overføres administrasjonsopplysningene for personenpersonen til en Excel-tabell.

Øverst til høyre på siden defineres forretningspartnerens Status og  Den ansvarlige person på forretningspartneren i tillegg til at man kan skrive ubegrenset med Notater. 

Som ansvarlig person kan man velge en hvilken som helst av brukerne i bedriften.

Ved å klikke Legg til tildeles personen et nytt tiltak. Da genereres en ny tiltaksrad. Som dato tilbys inneværende dato. Tiltaket velges fra listen over eksisterende tiltak ved å klikke på feltet i tiltak-kolonnen. Som ansvarlig person for raden tilbys den ansvarlige personen øverst på siden, men i rullegardinmenyen kan også en annen av brukerne i bedriften velges som ansvarlig person for det aktuelle tiltaket.

I Mer informasjon og Neste tiltak -feltene kan man taste inn fritekst. Disse feltene kan åpnes i et eget vindu ved å klikke på høyre museknapp og velge i menyen hvilket felt man ønsker å åpne. Man kan taste inn ubegrenset med tekst i begge feltene. Man kan legge inn et ubegrenset antall tiltaksrader.

Ved å klikke Slett kan man slette tiltaket tildelt en person, dvs. den valgte tiltaksraden.

Standarder

Ved å klikke Standarder åpnes et vindu hvor man kan velge om man ønsker å behandle personens Standarddimensjoner eller Standardprodukter.

Ved å velge standardprodukter kan man angi hvilke produkter som skal legges inn som standard på forretningspartneren. Produktene vil blant annet fremkomme på nye faktura som opprettes på forretningspartneren.

Ved å velge Standarddimensjoner åpnes en side som gjør det mulig å definere hvilken dimensjon som de opprettede fakturaene for den aktuelle personen som standard bokføres på.

Arbeid som skal faktureres

Via Arbeid som skal faktureres kan man se på registrert og fakturert arbeid og legge til arbeid for en bestemt kunde.

Legg til fakturaen

Ved å klikke Legg til fakturaen kan man opprette enten en reiseregning eller et utleggsregning for personen.

Søk opp fakturaer

Ved å klikke Søk fakturaer åpnes alle fakturaer opprettet for forretningspartneren i Bilagssøk.

4. Personens grunnlagsdata

Personens adresse

Adresseopplysningene til en person blir kopiert til fakturaadressen dersom feltet står tomt.

Faktureringsdata

Organisasjonsnummer/personnummer er en kode som spesifiserer personen. Velg kodetype fra rullegardinmenyen, enten tom, NO, PN eller korrekt EU-land. Når det gjelder NO eller PN, bør man kontrollere at koden er korrekt.

Personnummeret er en frivillig måte å individualisere personene på. To forretningspartnere som hører til samme forretningspartnertype kan ikke ha samme personnummer. Under Brukerinnstillinger kan man ta i bruk automatisk nummerering. Dette betyr at en ny forretningspartner tildeles automatisk et personnummer som er ett nummer større enn det største 
personnummeret som er i bruk hos vedkommende forretningspartnertype.

Betalingsopplysninger

Som personens kontonummer, som vises i opplysningene i øverste delen av fakturaen, kan man bruke et tradisjonelt bankkontonummer. 

Som betalingsmåte kan man velge Kontooverføring, Kredittkortdebitering, Utenlandsbetaling, Annet eller Kontanter.

Som betalingsbetingelser vises som standard vilkårene definert i Brukerinnstillingene, men for personen kan det defineres separat egne betalingsbetingelser som for eksempel 12 dager og 2 %. 

Som forsinkelsesrente kan det defineres en personspesifikk forsinkelsesrente. 

I feltet Rabatt-% kan man registrere forretningspartnerens standardrabatt-%, som vises i rabatt-%-feltet på fakturaer. Dersom standardprodukter har blitt definert for forretningspartneren, vises rabatt-% også i deres fakturarader, med mindre standardprodukter har en avvikende rabatt-%. Ved oppretting av en faktura blir ikke rabatt-% inkludert for produkter som søkes i produktregisteret, men om man bruker funksjonen Legg til, blir den aktuelle rabatt-% inkludert.

Godkjenningsrundens opplysninger

Her angir man hvilken Kontrollørliste man ønsker å bruke for reiseregninger og utleggsregninger som skal kontrolleres på denne personen. Man kan også overstyre informasjonen ved å endre kontrollører og godkjennere.

Registeropplysninger

I registeropplysningene kan personens kontaktopplysninger oppgis, som telefonnummer, hjemkommune osv. personen kan også legges til i ønskede forretningspartnergrupper, men kun i én rapporteringsgruppe. 

Med valget Aktiv/passiv defineres det om personforholdet er aktivt eller passivt.