Denne siden inneholder informasjon om felt og knapper som er tilgjengelige under Forretningspartnernes basisopplysninger.
Generelt
For å studere opplysninger om en enkeltstående forretningspartner, kunde eller leverandør, velg vedkommende forretningspartner fra søkeresultatlisten og åpne ved å klikke på navnet til forretningspartneren og velg Basisopplysninger. Et vindu åpner seg som viser forretningspartnerens basisopplysninger. Ved hjelp av knappene øverst på siden kan man behandle administrativ informasjon om forretningspartneren, tilleggsopplysninger og standardopplysninger (kontoer, dimensjoner og produkter). Basisopplysninger kan kompletteres og lagres ved å klikke Lagre.
Felt i visningen
Adresseopplysninger
Adresseopplysningene til en kunde blir kopiert til fakturaadressen dersom feltet står tomt. Om opplysningene angis omvendt, vil de ikke bli kopiert. Dersom man ønsker å bruke leveringsadresse, må den tastes inn.
Adressen til kunder og leverandører, men ikke personer, inneholder feltet Specifier som ses mellom navn og gateadresse. Feltet kan brukes f.eks. for å lagre lange navn og navn i mange deler.
Faktureringsdata
Koden er forretningspartnerens Org.nr., NO, eller, når det gjelder en person, PN. Koden brukes for å individualisere forretningspartnere. Velg kodetype fra rullegardinmenyen, enten tom, NO, PN eller korrekt EU-land. Når det gjelder NO eller PN, bør man kontrollere at koden er korrekt. Dersom det finnes personer med samme PN i registeret, varsler programmet om dette, men nummeret kan ikke brukes.
Kundenummeret er en frivillig måte å individualisere forretningspartnere på. To forretningspartnere som hører til samme forretningspartnertype kan ikke ha samme kundenummer. Under Bedriftsopplysninger og Brukerinnstillinger kan man ta i bruk automatisk nummerering. Dette betyr at en ny forretningspartner tildeles automatisk et kundenummer som er ett nummer større enn det største kundenummeret som er i bruk hos vedkommende forretningspartnertype.
Fakturakanal definerer som standard hvilken metode som brukes for å sende fakturaer eller ordre.
Betalingsinformasjon
Kundens banknummer er det tradisjonelle bankkontonummeret som vises øverst på fakturaen. Dersom Utenlandsbetaling velges som betalingsmåte for en leverandør, må leverandørens BIC-kode angis i BIC-kodefeltet. Ved betalinger til utland er leverandørens adresse og BIC-kode obligatoriske opplysninger. IBAN-nummeret som brukes i SEPA-området, angis sammen med landkode uten mellomrom, f.eks. SE3550000000054910000003. BIC-koden kan lagres i leverandør- og personregisteret når man har valgt Kontooverføring i Betalingsmåte-menyen.
I feltet Rabatt-% kan man registrere forretningspartnerens standardrabatt-%, som vises i rabatt-%-feltet på fakturaer. Dersom standardprodukter har blitt definert for forretningspartneren, vises rabatt-% også i deres fakturarader, med mindre standardprodukter har en avvikende rabatt-%. Ved oppretting av en faktura blir ikke rabatt-% inkludert for produkter som søkes i produktregisteret, men om man bruker funksjonen Legg til, blir den aktuelle rabatt-% inkludert.
Registeropplysninger
Forretningspartneren kan kobles til flere grupper, men kun til én rapporteringsgruppe.
Informasjon om standardkontoer
Viser til hvilken standardkontering som er registrert på forretningspartneren. Denne kan endres ved å klikke på blyant-knappen ved siden av. eller ved å velge Standarder > Standardkontoer.
Godkjenningsrundens opplysninger
Dersom godkjenningsrunde for leverandørfakturaer er i bruk, kan man definere maksimalt det antall attestasjonsansvarlige og godkjenningsansvarlige for leverandører og personer som er definert under Bedriftsopplysninger og valget Brukerinnstillinger. Disse brukes som standardverdier når en faktura blir opprettet for en forretningspartner, når en faktura blir mottatt enten som en eFaktura eller via skanningtjenesten. Attestasjonsansvarlig og godkjenningsansvarlig kan defineres ved å bruke Kontrollørliste over attestasjonsansvarlige.
Informasjon om at listen har blitt brukt for vedkommende forretningspartner, blir lagret under opplysninger om forretningspartneren, og dersom listen endres, blir også opplysninger om attestasjonsansvarlige g godkjenningsansvarlige endret for de forretningspartnere der den samme listen har blitt brukt. Om Kontrollørliste over attestasjonsansvarlige har blitt brukt for en forretningspartner, er det ikke mulig å endre attestasjonsansvarlig og godkjenningsansvarlig under opplysninger om vedkommende forretningspartner. Vi anbefaler å definere den mest anvendte godkjenningsrunden i Bedriftens basisopplysninger og alle avvikende runder pr. forretningspartner eller pr. faktura.
Tilleggsopplysninger/Forklaring til avvik i postene over.
Standardreferansen er et referansenummer (2-25 tegn), som er alltid det samme på fakturaene. Når standardreferansen er i bruk, genererer ikke programmet referansenummeret fra fakturanummer, men erstatter det med en referanse som er angitt i registeret. Referansenummer lagres på fakturaer og ved å bruke samme referanse i betalinger som på fakturaer, vil betalingene kunne matches mot fakturaer ved hjelp av referansenummeret.
En forretningspartner som har blitt definert som inaktiv, vises ikke under søk etter forretningspartnere.
Stempler for oppretting og redigering vises nederst på en linje i vinduet.
Knapper i visningen
Klikk Lagre for å lagre opplysninger. Knappen er kun aktiv om opplysninger har blitt endret.
Valg av Rediger åpner alternativer hvor man kan velge funksjonene Kopier, Slett eller Legg til.
- Velg Kopier for å kopiere en forretningspartner.
- Ved å klikke Slett kan man slette en forretningspartner.
- Velg Legg inn for å legge til en forretningspartner.
- Velg kopier som kunde/leverandør for å opprette ny kunde/leverandør med samme opplysninger som den leverandør/kunde man står inne på.
Velg Administrasjon for å gå til forretningspartnerens Administrasjonsvisning.
Velg Standarder for å se og redigere standardprodukter, standardkontoer og standarddimensjoner for en forretningspartner. For Standardkonto vil forretningspartner låses til valgt hovedbokskonto for reskontro. Systemet kobler til standardkonto ved opprettelse av forretningspartner, dette kan endres til ønsket konto innenfor standard kontogruppe. Etter at det er ført transaksjoner vil det ikke lenger være mulig å endre denne kontoen.
Ved å trykke knappen Eksporter registerdata åpnes en visning hvor man kan velge å eksportere forretningspartnerdata som Excel- eller HTML-fil. Man kan også angi for hvilket språk forretningsdata skal eksporteres som.
Ved å velge Legg til fakturaen kan man opprette en ny leverandørfaktura, innkjøpsordre, salgsfaktura eller salgsordre for vedkommende forretningspartner.
Ved å klikke Søk fakturaer kan man gå ut av registeret og søke fakturaer som har blitt opprettet for vedkommende forretningspartner, via Søke bilag.
Ved å klikke Arbeid som skal faktureres (kun for kunder og personer) kommer man til Fakturering av arbeid postene som er registrert på forretningspartneren.
Ved å klikke Avtaler (kun for kunder) kommer man til avtalen som er registrert på kunde iht Avtalefakturering.
Via knappen Brønnøysund kan brukeren søke opp adresseopplysninger for bedrifter ved å søke i Brønnøysundregisteret. Det åpnes en ny visning hvor man registrerer org.nr og søker opp. Man kan videre velge å importere søkeresultatet til kundens basisopplysninger ved å klikke Importer til partnerregister. Man kan også besøke bedriftens profil på www.brreg.no via knappen Brønnøysund-nettside.