Under punktet Registre/Forretningspartnergrupper behandles forretningspartnergrupper.
Søk grupper
Forretningspartnergruppene vises på skjermen ved å velge type forretningspartnergruppe: Kunde, Leverandør eller Person. Hvis man ønsker å spesifisere søket, kan man i Navn -feltet skrive navnet eller en del av navnet på forretningspartnergruppen. Klikk deretter Finn grupper.
Hvis man ønsker å redigere navnet på forretningspartnergruppen, kan man gjøre dette ved å skrive den erstattende teksten direkte i feltet Navn på forretningspartnergruppe i søkeresultatet og klikke Lagre. Ved å gjøre forretningspartnergruppen inaktiv ved å endre statusen i rullegardinmenyen, vil ikke den aktuelle gruppen lenger vises i søk etter forretningspartnergrupper hvis man ikke også søker inaktive grupper.
Lagre
Mens man foretar endringer i forretningspartnergrupper, må man før man går ut av siden klikke Lagre for at endringene skal tre i kraft. Hvis opplysningene ikke er lagret, blir man gjort oppmerksom på det.
Legg til
En ny forretningspartnergruppe legges til ved å klikke Legg til, og deretter velges den nye forretningspartnergruppens type. Når gruppetype er valgt, åpner programmet en ny tom grupperad, som hører inn under den valgte typen forretningspartnergruppe. I det tomme Navn -feltet skriver man navnet på forretningspartnergruppen. Navnet kan ha en lengde på opptil 80 tegn. Når alle ønskede nye grupper er tastet inn, må man klikke Lagre.
Slett
En forretningspartnergruppe kan slettes ved å velge denne i søkelisten for forretningspartnergruppen og klikke Slett. En forretningspartnergruppe som inneholder forretningspartnere kan ikke slettes.
Legg til/skill ut
Ved å klikke Legg til/skill ut kan man legge til eller skille ut flere forretningspartnere samtidig i forretningspartnergruppene. Dette åpner en side hvor man først velger type forretningspartnergruppe, f.eks. Kunder. Etter dette valget kommer en liste med eksisterende forretningspartnergrupper opp i forretningspartnergruppemenyen.
Klikk deretter Finn forretningspartnere i øverste kanten på siden, og da listes forretningspartnerne opp i f.eks. Kunder i forretningspartnere -menyen. Søket kan avgrenses med søkekriteriumfeltene øverst på siden. På listen vises forretningspartnerens navn og org.nr./fødselsnummer.
I Forretningspartnere -menyen velges de partnere man ønsker å legge til / slette i gruppen og i Forretningspartnergrupper-menyen til høyrevelges den gruppe som man ønsker å legge de aktuelle kundene inn under eller slette dem fra. Ved å klikke Velg alle forretningspartnere blir alle forretningspartnerne på listen valgt. Ved å klikke Velg alle gruppene blir alle forretningspartnergruppene på listen til høyre valgt. Flere forretningspartnere og/eller forretningspartnergrupper kan velges samtidig ved å holde Ctrl-knappen inne og markere de man ønsker.
Forretningspartnerne som er valgt ved å klikke Legg ved legges inn i de valgte forretningspartnergruppene. Dette påvirker ikke forretningspartnerens rapporteringsgruppe. Hvis en forretningspartner før innlegging ikke hører til noen gruppe og heller ikke har noen rapporteringsgruppe, har forretningspartneren heller ikke etter innlegging noen rapporteringsgruppe.
Forretningspartnerne som er valgt ved å klikke Skill skilles ut fra de valgte forretningspartnergruppene. Hvis gruppen som forretningspartneren skilles ut fra er forretningspartnerens rapporteringsgruppe, har forretningspartneren ikke etter utskilling noen rapporteringsgruppe.
Ved å klikke Opprett rapporteringsgruppe kan man definere samme rapporteringsgruppe for flere forretningspartnere. Hvis forretningspartneren ikke hører til den valgte gruppen fra før, legges denne inn. Ved opprettingen av rapporteringsgruppen kan det velges kun én forretningspartnergruppe. Rapporteringsgruppen er den gruppe som opplysningene om forretningspartneren havner i når man kjører Produkt- og Produktantallrapporter som finnes under Registre / Registerrapporter samt Inkassorapporter som finnes under Betalingshendelser / Betalingsrapporter og grafiske rapporter som Salgsrapportering og Innkjøpsrapportering.
Forretningspartnerrapporten viser hvilke grupper forretningspartneren hører inn under når registeropplysningen Forretningspartnergruppe velges med i rapportens søkekritere
Hovedgrupper
I forretningspartnerregisteret er det mulig å bruke forretningspartnergrupper på to nivåer eller såkalt hovedgruppetenking. Hovedgruppe er en forretningspartnergruppe på øverste nivå, og her kan det bare legges inn vanlige forretningspartnergrupper, dvs. ikke direkte forretningspartnere. Hver enkelt forretningspartner kan under én hovedgruppe høre inn under bare én forretningspartnergruppe, men likevel inn under flere forretningspartnergrupper under ulike hovedgrupper. Hensikten med denne egenskapen er å forenkle administrasjonen av større forretningspartnerregistre.
I forretningspartnerregisteret finnes en ny Hovedgrupper -visning, og gjennom denne kan hovedgrupper administreres.
Under Registre > Hovedgrupper-siden i menyen finnes en side for å legge til og skille ut hovedgrupper, og via denne kan man velge hvilke forretningspartnergrupper som hører inn under hvilken hovedgruppe. Administrasjonen av hovedgrupper fungerer nesten identisk med administrasjonen av vanlige forretningspartnergrupper - eneste forskjell er at i stedet for grupper finnes hovedgrupper, og i stedet for forretningspartnere finnes grupper.
En hovedgruppe kan brukes som søkekriterium i de fleste registersøkene, for eksempel i forretningspartnerregisteret eller ved oppretting av en ny faktura. Hvis hovedgrupper er i bruk, viser forretningspartnerrapporten hvilke hovedgrupper forretningspartneren hører inn under når man i rapporten velger å ta med registeropplysningen Forretningspartnergruppe.