Under Forretningspartner-punktet kan man behandle opplysningene i forretningspartnerregisteret. Forretningspartnerregisteret består av delregistre, og disse er Kunderegisteret, Leverandørregisteret og Personregisteret. Hvilke delregistre brukeren har tilgang til er avhengig av hans/hennes brukertilgang. Forretningspartnere - som kunder, leverandører og personer - kan tildeles forskjellige funksjoner og opplysningene i disse kan redigeres.
Søk forretningspartnere
I søk etter forretningspartnere må man velge type forretningspartner, eller kunde, leverandør eller person. I tillegg kan søkekriteriene spesifiseres basert på partnerens navn, organisasjonsnummer/personnummer, kundenummer eller forretningspartnergruppe. Det er også mulig å foreta et søk etter hovedgruppe, hvis det benyttes Forretningspartnergrupper på to nivåer.
I søk basert på navn, organisasjonsnummer/personnummer eller kundenummer er det tilstrekkelig med en deltekst. I søk etter partner basert på navn kan man for eksempel skrive Procountor i søkekriteriet som Pro eller Countor, hvis Komplettering av søk ikke er aktiv, noe man aktiverer i Brukerinnstillingene. I søk kan man fritt kombinere tegn som * og ?, hvorav "*" tilsvarer en hvilken som helst tegnstreng (også tom, dvs. et søk på Pro*Countor gir også Procountor som resultat) og "?" et hvilket som helst enkeltstående tegn (et eller annet tegn, for eksempel et mellomrom, må oppgis. Med andre ord gir et søk på Pro?Countor ikke Procountor som resultat).
Ved å klikke på søkeknappen etter rullegardinmenyen Forretningspartnergruppe åpnes søkevinduet for forretningspartnergruppe, og her kan man søke etter forretningspartnergruppe ved å taste inn en del av navnet.
Klikk Finn forretningspartnerei øverste kant på siden når søkekriteriene er fastsatt. Hvis det søkes kun etter Kunder, Leverandører og/eller Personer uten andre avgrensningskriterier, er det ikke nødvendig å klikke på knappen i det hele tatt hvis Automatisk søk er aktivert i Brukerinnstillingene.
Søkeresultatet vises under knapperaden på undersiden av søkekriteriene.
Administrasjon
Klikk på Administrasjon for å søke etter forretningspartnere ved hjelp av administrasjonsopplysninger. Da endres søkekriteriumsfeltet øverst på siden, slik at man kan søke etter forretningspartnere basert på opplysninger på siden Administrasjon av kunde/leverandør/person. Som søkekriterier kan man bruke den gjeldende statusen for forretningspartneren eller ansvarlig person. Ved søk på tiltak, kan man definere tidsperioden for når det aktuelle tiltaket forekommer eller ikke forekommer. Tekster som er tastet inn i notatene kan man søke etter med et fritt tekstsøk. Ved å klikke Administrasjon på nytt vises basis søkekriteriumsfelt.
Velg forretningspartner på søkeresultatlisten og klikk Åpne > administrasjon, og du kommer til Administrasjon-siden for forretningspartneren. Du kan også komme til Administrasjon-siden ved å klikke Administrasjon på basisopplysningssiden for forretningspartneren.
Administrasjonsopplysninger for kundene kan sjekkes med CRM-rapporten som finnes i registerrapportene.
Tøm
Ved å klikke Tøm kan alle innstilte søkekriterier slettes.
Rediger flere
Ved å klikke Rediger flere er det mulig å endre opplysningene til flere forretningspartnere samtidig. Da åpnes siden Forretningspartnernes masseredigering, hvor man søker etter forretningspartnere som skal redigeres. Type forretningspartnere må velges i tillegg til at søket kan avgrenses med andre kriterier som forretningspartnergruppe.
Ved å klikke Finn forretningspartnere får man nederst på siden opp en liste over de forretningspartnere som oppfyller søkekriteriene.
Forretningspartnerne som skal redigeres velges ved å klikke på kolonnen helt til venstre eller klikke Velg alle.
Når forretningspartnerne som skal redigeres er valgt klikker man Rediger forretningspartnere, og da vises en melding med en liste over de valgte forretningspartnerne. Tiltaket kan enten fortsettes eller kanselleres. Deretter åpnes et vindu, hvor man kan velge hvilke opplysninger man ønsker å redigere.
Med funksjonen kan man for eksempel gi alle kunder samme betalingsbetingelser eller samtidig gi alle riktig rente etter en endring i forsinkelsesrenten. Kontonummeret endres for alle til IBAN-format samtidig. Man kan for eksempel redigere attestasjonsansvarlig/godkjenningsansvarlig for en faktura for en leverandør eller en person når det skjer endringer blant de ansatte. Hvis en tegnstreng i navnet erstattes med en annen, blir denne erstattet både i navnet, navnet på fakturaadressen og navnet på leveringsadressen. Med valget Nummerer de som ikke er nummerert oppgis kundenummer for valgte forretningspartnere for de som ikke har nummer.
Ved å markere en eller flere forretningspartnere og velge Legg til en merknad til styret, kan man legge inn tiltak med mer informasjon samt neste tiltak, som vises på forretningspartnerens Administrasjon-side.
Ved å klikke Angre kommer man tilbake til Forretningspartner-siden.
Åpne
Her kan man akksessere forretningspartnerens basisopplysninger i registeret ved å velge Bedriftsopplysninger, gå inn på Administrasjons-siden til forretningspartneren ved å velge Administrasjon, navigere til Arbeid som skal faktureres på forretningspartneren ved å velge Arbeid som skal faktureres eller søke opp Avtaler (Avtalefakturering) på forretningspartneren.
Mer om Åpne > Administrasjon
Ved å klikke Administrasjon-åpnes Administrasjon-siden for forretningspartneren, og her kan man skrive inn opplysninger knyttet til administrasjonen av forretningspartnere. Opplysningene kan brukes til å søke etter forretningspartnere i forretningspartnerregisteret og på Forretningspartnerrapporten. Administrasjonsopplysningene for kunder kan sjekkes med CRM-rapporten som finnes i registerrapportene. I administrasjonsopplysningene kan det for kunder og potensielle kunder registreres opplysninger i minnet f.eks. om sendte tilbud og inngåtte avtaler, for leverandører f.eks. om hvordan leveransene har fungert og for personer f.eks. om gjennomførte samtaler.
Ved å klikke Lagrevil alle endringer gjort i administrasjonsopplysningene lagres. Hvis tilgjengelige statuser eller tiltak er lagt til, slettet eller redigert, er det ikke nødvendig å lagre opplysningene separat.
Ved å klikke Vis basisopplysningeråpnes siden med forretningspartnerens basisopplysninger.
Ved å klikke Statuser kan man legge til, slette eller redigere tilgjengelige statuser. Hvis en status slettes, tømmes statusopplysningene for alle forretningspartnere som den aktuelle statusen har vært i bruk for. I Procountor finnes ingen ferdig definerte statuser, og hvert enkelt selskap kan derfor definere passende statuser for sin egen virksomhet.
Ved å klikke Tiltak kan man legge til, slette eller redigere tilgjengelige tiltak. Hvis et tiltak slettes, tømmes tiltakkolonnen på alle tiltaksrader som det aktuelle tiltaket har vært i bruk på. Selve tiltaksraden slettes ikke. I Procountor finnes ingen ferdig definerte tiltak, og hvert enkelt selskap kan derfor definere passende tiltak for sin egen virksomhet.
Ved å klikke HTMLvises administrasjonsopplysningene for forretningspartneren i html-format i et nytt nettleservindu.
Ved å klikke Exceloverføres administrasjonsopplysningene for forretningspartneren til en Excel-tabell.
Ved å klikke Forrige og Neste kan man bla i forretningspartnere. Knappene vises i det tilfelle at man har kommet til Administrasjon-siden med et søk på forretningspartnere og søkeresultatet har inneholdt flere enn én forretningspartner.
Øverst på siden defineres forretningspartnerens Status og Den ansvarlige i tillegg til at man kan skrive ubegrenset med Notater. Som ansvarlig person kan man velge en hvilken som helst av brukerne i bedriften.
I selve tabellen som viser tiltak nederst på siden har man Mer informasjon og Neste tiltak-feltene, hvor kan man taste inn fritekst. Disse feltene kan åpnes i et eget vindu ved å klikke på høyre museknapp og velge i menyen hvilket felt man ønsker å åpne. I begge feltene kan man taste inn ubegrenset med tekst. Man kan legge inn et ubegrenset antall tiltaksrader.
Ved å klikke Slett kan man slette et tiltak tildelt en forretningspartner eller den valgte tiltaksraden.
Legg til
Ved å klikke Legg til kan man legge til en ny forretningspartner: en kunde, en leverandør eller en person, og etter det åpner programmet en tom side for basisopplysninger i samsvar med den valgte typen forretningspartner.
På siden fyller man ut opplysningene om partneren og etter behov fastsettes standardkontoer, -produkter og dimensjonsstandarder samt tilleggs- og administrasjonsopplysninger via knappene i øverste kanten av siden. Forretningspartnere kan importeres fra andre systemer via Innlesing av data.
Rediger
Kopier
Ved å klikke Kopier kan man kopiere en valgt forretningspartner i søkeresultatlisten. Først blir man spurt om man også ønsker å kopiere forretningspartnerens standardkontoer, -dimensjoner og -produkter.
Programmet spør deretter om man ønsker å åpne opplysningene om den kopierte partneren på skjermen etter kopieringen eller ikke. Etter navnet på den kopierte partneren kommer uttrykket (kopi). Org.nr. / fødselsnummer og kundenummer kopieres ikke.
Slett
Ved å klikke Slett kan man sette en valgt forretningspartner i søkeresultatlisten til passiv. Passive forretningspartnere vises ikke i registrene hvis man ikke separat velger alternativet Vis også inaktive forretningspartnere. Opprettede forretningspartnere kan ikke slettes fullstendig fra Procountor, men de kan settes til Passiv status slik at de ikke vil fremkomme i systemet (med mindre man angir dette i søkeresultatene).
NB! En Person som er definert som inaktiv blir ikke med i lønnsrapportene, hvis man ikke velger å ta med også inaktive og på meldinger som årsrapport over lønninger. Det anbefales å bruke en gruppe som for eksempel "Tidligere ansatte".
Legg til fakturamalen
Ved å klikke Legg til fakturamalen kan man for utvalgte forretningspartnere opprette enten en reiseregning, utleggsregning, journal, salgsordre, salgsfaktura, leverandørfaktura eller innkjøpsordre .