Under punktet Innkjøp kan man behandle opplysninger i Leverandørregisteret.

Registrene består av delregistre, og disse er Leverandørregisteret i Innkjøps-delen, kunderegisteret i Salgs-delen og Personregisteret i Reise- og utleggsregninger-delen. Forretningspartnere - som kunder, leverandører og personer - kan tildeles forskjellige funksjoner og opplysningene i disse kan redigeres. Hvilke delregistre brukeren har tilgang til er avhengig av hans/hennes brukertilgang.

 

 

1. Søk forretningspartnere

I søk etter leverandør kan søkekriteriene spesifiseres basert på partnerens navn, organisasjonsnummer, leverandørnummer eller forretningspartnergruppe. Man kan også søke etter hovedgruppe, dersom Forretningspartnergrupper på to nivåer er i bruk.

Søk-knappen etter rullegardinmenyen for leverandørgruppe åpner et søkevindu for leverandørgruppen, hvor man kan søke etter leverandørgruppen ved å angi en del av navnet.

Klikk Finn leverandørr øverst på siden etter å ha innstilt søkekriteriene. Hvis det søkes kun etter leverandør uten andre avgrensningskriterier, er det ikke nødvendig å klikke på knappen i det hele tatt hvis Automatisk søk er aktivert i Bruksinnstillingene.

Søkeresultatet vises under knapperaden på undersiden av søkekriteriene.

Administrasjon

Klikk Administrasjon for å finne leverandørr ved hjelp av administrasjonsopplysninger. Dette gjør at visningen for søkekriteriumfeltet i den øverste delen av siden endrer seg, og da kan man søke etter leverandør basert på opplysninger på Administrasjon-siden til leverandøren.

Som søkekriterier kan man bruke forretningspartnerens nåværende status eller ansvarsperson. Ved søk på tiltak, kan man definere tidsperioden for når det aktuelle tiltaket forekommer eller ikke forekommer. Tekster som er tastet inn i notatene kan man søke etter med et fritt tekstsøk. Ved å klikke Administrasjon på nytt vises basis søkekriteriumsfelt.

Tøm

Ved å klikke Tøm kan alle innstilte søkekriterier slettes.

Rediger flere

Ved å klikke Redigere flere kan man endre opplysninger om flere leverandører på en gang. Knappen åpner siden Forretningspartnernes masseredigering hvor man kan søke etter leverandører man ønsker å redigere. Etter å ha valgt leverandørtype kan man avgrense søket ved hjelp av andre kriterier, som f.eks. forretningspartnergruppe. Ved å klikke Finn forretningspartnere kan man få generert en liste nederst på siden om leverandørene som oppfyller søkekriteriene.

Velg leverandørene du ønsker å redigere ved å klikke kolonnen på venstre side eller ved å klikke Velg alle.

Når leverandørene som skal redigeres er valgt, klikk Rediger forretningspartnere, og da vises en melding med en liste over de valgte leverandørene. Tiltaket kan enten fortsettes eller kanselleres. Deretter åpnes et vindu, hvor man kan velge hvilke opplysninger man ønsker å redigere.

Leverandørgrupper

Ved å velge knappen Leverandørgrupper kommer man til visning for å legge sammen eller skille leverandør fra leverandørgrupper.

2. Knapper i søkeresultatene

Knappen Åpne har valgalternativene: 

• Bedriftsopplysninger
• Administrasjon

Med knappen Legg til leverandør legger man til en ny leverandør i leverandørregisteret.

Knappen Rediger åpner et vindu hvor man kan velge funksjonene Kopier eller Slett. 

Ved å klikke Legg til fakturamalen kan man opprette direkte enten en salgsfaktura, salgsordre, innkjøpsfaktura eller innkjøpsordre.

3. Knappene i øverste rad

 

 

For å få mer detaljert informasjon om en enkeltstående leverandør, velg vedkommende leverandør fra søkeresultatlisten. Siden som åpner seg i visningen inneholder leverandørens basisopplysninger. Knappene øverst på siden kan brukes til å behandle administrativ informasjon og standardopplysninger om forretningspartnere (kontoer, dimensjoner og produkter). Basisopplysninger kan kompletteres og lagres ved å klikke Lagre.

Ved å klikke Rediger kan man:

- legge inn - velg å opprett en ny kunde, leverandør eller person. I visningen som åpner seg kan man fylle ut partnerens opplysninger og gjøre innstillinger for standardkontoer, -produkter og -dimensjoner etter behov. Det er mulig å importere forretningspartnere fra andre systemer via Dataimport. 

- klikke Kopier kan man kopiere en forretningspartner og partnerens standardkontoer, -dimensjoner og -produkter. Med knappen Kopier kan man få laget en kopi av en forretningspartner. Programmet spør deretter om man ønsker å åpne opplysningene om den kopierte partneren på skjermen etter kopieringen eller ikke. Etter navnet på den kopierte partneren kommer uttrykket (kopi). leverandørnummer blir ikke kopiert.

- Klikk Kopier som kunde for å opprette en kunde med samme opplysninger som den leverandøren man er inne på.

 

- klikke Slett. Programmet setter kun forretningspartnere til passiv i systemet, men passive forretningspartnere vil ikke søkes opp i rapporter og registre (med mindre man angir dette). 

Administrasjon

Valg av Administrasjon åpner forretningspartnerens Administrasjons-side hvor man kan registrere administrative opplysninger. Opplysningene kan brukes til å søke etter forretningspartnere i forretningspartneregisteret og hente dem til en Forretningspartnerrapport. 

I administrasjonsopplysningene kan det for leverandør registreres opplysninger i minnet f.eks. om sendte tilbud og inngåtte avtaler, for leverandører f.eks. om hvordan leveransene har fungert og for personer f.eks. om
gjennomførte samtaler.

Ved å klikke Lagre vil alle endringer gjort i administrasjonsopplysningene lagres. Hvis tilgjengelige statuser eller tiltak er lagt til, slettet eller redigert, er det ikke nødvendig å lagre opplysningene separat.

Ved å klikke Vis basisopplysninger åpnes siden med forretningspartnerens basisopplysninger.

Ved å klikke Statuser kan man legge til, slette eller redigere tilgjengelige statuser. Hvis en status slettes, tømmes statusopplysningene for alle forretningspartnere som den aktuelle statusen har vært i bruk for. Procountor inneholder ikke forhåndsdefinerte statuser, men hver enkelt bedrift kan derfor de statusene som passer for egen virksomhet.

Ved å klikke Tiltak kan man legge til, slette eller redigere tilgjengelige tiltak. Hvis et tiltak slettes, tømmes tiltakkolonnen på alle tiltaksrader som det aktuelle tiltaket har vært i bruk på.
Selve tiltaksraden slettes ikke. I Procountor finnes ingen ferdig definerte tiltak, og hvert enkelt selskap kan derfor definere passende tiltak for sin egen virksomhet.

Ved å klikke HTML vises administrasjonsopplysningene for leverandøren i html-format i et nytt nettleservindu.

Ved å klikke Excel overføres administrasjonsopplysningene for leverandøren til en Excel-tabell.

Øverst til høyre på siden defineres forretningspartnerens Status og  Den ansvarlige person på forretningspartneren i tillegg til at man kan skrive ubegrenset med Notater. 

Som ansvarlig person kan man velge en hvilken som helst av brukerne i bedriften.

Ved å klikke Legg til tildeles leverandøren et nytt tiltak. Da genereres en ny tiltaksrad. Som dato tilbys inneværende dato. Tiltaket velges fra listen over eksisterende tiltak ved å klikke på feltet i tiltak-kolonnen. Som ansvarlig person for raden tilbys den ansvarlige personen øverst på siden, men i rullegardinmenyen kan også en annen av brukerne i bedriften velges som ansvarlig person for det aktuelle tiltaket.

I Mer informasjon og Neste tiltak -feltene kan man taste inn fritekst. Disse feltene kan åpnes i et eget vindu ved å klikke på høyre museknapp og velge i menyen hvilket felt man ønsker å åpne. Man kan taste inn ubegrenset med tekst i begge feltene. Man kan legge inn et ubegrenset antall tiltaksrader.

Ved å klikke Slett kan man slette tiltaket tildelt en leverandør, dvs. den valgte tiltaksraden.

Standarder

Ved å klikke Standarder åpnes et vindu hvor man kan velge om man ønsker å behandle leverandørens Standardkontoer, Standarddimensjoner eller Standardprodukter.

Ved å velge standardprodukter kan man angi hvilke produkter som skal legges inn som standard på forretningspartneren. Produktene vil blant annet fremkomme på nye faktura som opprettes på forretningspartneren.

Ved å velge standardkontoer åpnes en side, hvor man kan fastsette standard regnskapskontoer for leverandør, som de opprettede fakturaer for den aktuelle leverandøren som standard bokføres på. Man kan også definere leverandørens standard MVA-prosent samt MVA-status.

Ved å velge Standarddimensjoner åpnes en side som gjør det mulig å definere hvilken dimensjon som de opprettede fakturaene for den aktuelle leverandøren som standard bokføres på.

Eksporter registerdata

Ved å trykke denne knappen åpnes en visning hvor man kan velge å eksportere forretningspartnerdata som Excel- eller HTML-fil. Man kan også angi for hvilket språk forretningsdata skal eksporteres som.

Legg til fakturaen

Ved å klikke Legg til fakturaen kan man opprette enten en salgsfaktura eller  en salgsordr for leverandøren.

Søk opp fakturaer

Ved å klikke Søk fakturaer åpnes alle fakturaer opprettet for forretningspartneren i Bilagssøk.

Brønnøysund (importer adresseopplysninger for bedriften)

Via denne knappen kan brukeren søke opp adresseopplysninger for bedrifter ved å søke i Brønnøysundregisteret. Det åpnes en ny visning hvor man registrerer org.nr og søker opp. Man kan videre velge å importere søkeresultatet til kundens basisopplysninger ved å klikke Importer til partnerregister. Man kan også besøke bedriftens profil på www.brreg.no via knappen Brønnøysund-nettside.

4. Leverandørens grunnlagsdata

Leverandørens adresse, Faktureringsadresse og Leveringsadresse

Adresseopplysningene til en leverandør blir kopiert til fakturaadressen dersom feltet står tomt. Dersom man ønsker å bruke leveringsadresse, må denne tastes inn.

Adressen til kunde og leverandører, men ikke personer, inneholder feltet Specifier som ses mellom navn og gateadresse. Feltet kan brukes f.eks. for å lagre lange navn og navn i mange deler.

Kontaktpersoner

I Kontaktpersoner-delen kan man etter fritt valg legge til (eller slette) en kontaktperson for en leverandør. Opplysningen er kun av informativ art.

Faktureringsdata

Organisasjonsnummer/personnummer er en kode som spesifiserer leverandøren. Velg kodetype fra rullegardinmenyen, enten tom, NO, PN eller korrekt EU-land. Når det gjelder NO eller PN, bør man kontrollere at koden er korrekt.

Hvis koden NO velges, kan man i rullegardinmenyen MVA-registrert velge tomt eller MVA.

Leverandørnummeret er en frivillig måte å individualisere leverandørene på. To forretningspartnere som hører til samme forretningspartnertype kan ikke ha samme leverandørnummer. Under Brukerinnstillinger kan man ta i bruk automatisk nummerering. Dette betyr at en ny forretningspartner tildeles automatisk et leverandørnummer som er ett nummer større enn det største 
leverandørnummeret som er i bruk hos vedkommende forretningspartnertype.

Fakturakanal, f.eks. eFaktura eller Post, definerer som standard hvilken metode som brukes for å sende fakturaer eller ordre. Språket (norsk, svensk, engelsk, finsk eller estisk) som er valgt i rullegardinmenyen Språk definerer hvilket språk som brukes som standard på leverandørens fakturaer, ordre og inkassobrev.

Som kontaktperson oppgis den person man ønsker skal vises i øverste kanten på en faktura som opprettes for en leverandør. Som e-postadresse kan kontaktpersonens e-postadresse oppgis. Det dreier seg om en opplysning av informativ art.

Betalingsopplysninger

Som leverandørens kontonummer, som vises i opplysningene i øverste delen av fakturaen, kan man bruke et tradisjonelt bankkontonummer. 

Som betalingsmåte kan man velge Kontooverføring, Kredittkortdebitering, Utenlandsbetaling, Annet eller Kontanter. Dersom utenlandsbetaling velges som betalingsmåte, kan man ytterligere angi Clearing code dersom mottaker av betaling sin bank krever dette. Les mer om Clearing code her.

Som betalingsbetingelser vises som standard vilkårene definert i Brukerinnstillingene, men for leverandøren kan det defineres separat egne betalingsbetingelser som for eksempel 12 dager og 2 %. 

Som forsinkelsesrente kan det defineres en leverandørspesifikk forsinkelsesrente. 

I feltet Rabatt-% kan man registrere forretningspartnerens standardrabatt-%, som vises i rabatt-%-feltet på fakturaer. Dersom standardprodukter har blitt definert for forretningspartneren, vises rabatt-% også i deres fakturarader, med mindre standardprodukter har en avvikende rabatt-%. Ved oppretting av en faktura blir ikke rabatt-% inkludert for produkter som søkes i produktregisteret, men om man bruker funksjonen Legg til, blir den aktuelle rabatt-% inkludert.

Hvis det i brukerinnstillingene er definert at det skal brukes kontantrabatter på salg, kan det i Kontantrabatt-feltet defineres leverandørspesifikke kontantrabattvilkår, for eksempel 10 dager / 2 %.

I faktureringsvalutaen defineres leverandørspesifikt hvilken valuta som brukes.

I rullegardinmenyen Leveringsmåte defineres standard leveringsmåte for leverandøren som vises på fakturaer (tom, Postlegges, På nettet, Kurertjeneste, Frakttransport, Buss eller Skal hentes).

Informasjon om standardkontoer

Her angir man hvilken standardkonto som registreres på forretningspartneren. Man endrer standardkonto ved å klikke på blyant-symbolet.

Godkjenningsrundens opplysninger

Her angir man hvilken Kontrollørliste man ønsker å bruke for innkjøpsfakturaer som skal kontrolleres på denne leverandøren. Man kan også overstyre informasjonen ved å endre kontrollører og godkjennere.

Registeropplysninger

I registeropplysningene kan leverandørens kontaktopplysninger oppgis, som telefonnummer, hjemkommune osv. leverandøren kan også legges til i ønskede forretningspartnergrupper, men kun i én rapporteringsgruppe. 

Med valget Aktiv/passiv defineres det om leverandørforholdet er aktivt eller passivt.

Tilleggsopplysninger / Forklaringer til avvik i postene over

I leverandørens basisopplysninger kan man legge til blant annet egne interne kommentarer, standard KID-nummer og standard tilleggsopplysningstekst på leverandørns fakturaer.

For leverandøren kan det defineres en standard tilleggsopplysningstekst som alltid vil stå på en innkjøpsfakturaen som opprettes for leverandøren og i Mer informasjon-feltet på salgsordren (ikke på Massefakturaer eller på fakturaer opprettet med avtalefakturering).

Hvis det for leverandøren er lagt inn en standard tilleggsopplysning og det i Brukerinnstillingene er lagt inn en standard tilleggsopplysning, brukes leverandørens standard tilleggsopplysning på fakturaen. En standard tilleggsopplysning kan ha en lengde på opptil 500 tegn. Tilleggsopplysningene kan tastes direkte inn i feltet, eller man kan åpne et redigeringsvindu ved å klikke på knappen bak feltet. Da er det også mulig å bruke linjeskift. Linjeskift vises i feltet som \ -tegn. For en leverandør kan det defineres et fast KID-nummer som alltid finnes på leverandørens fakturaer og ordre som bankreferanse. 

5. Legge til nye leverandører i leverandørregisteret 

Legg til manuelt

Ved å klikke Legg til kan man legge til en ny leverandør. I spørsmålsvinduet som åpnes, velges leverandørtype for leverandøren som skal legges til, og da åpner programmet en tom basisopplysningsside i samsvar med den valgte leverandørtype.

På siden fyller man ut opplysningene om leverandøren og etter behov fastsettes standardkontoer, -produkter og dimensjonsstandarder samt tilleggs- og administrasjonsopplysninger via knappene i øverste kanten av siden. Leverandører kan importeres fra andre systemer via Innlesing av data.

Kopier

Ved å klikke Kopier kan man kopiere en valgt leverandør i søkeresultatlisten. Først blir man spurt om man også ønsker å kopiere forretningspartnerens standardkontoer, -dimensjoner og -produkter.

Programmet spør deretter om man ønsker å åpne opplysningene om den kopierte partneren på skjermen etter kopieringen eller ikke. Etter navnet på den kopierte partneren kommer uttrykket (kopi). Org.nr. / fødselsnummer og leverandørnummer kopieres ikke.

Slett

Ved å klikke Slett kan man slette en valgt leverandør i søkeresultatlisten. Programmet spør om man ønsker å slette leverandøren helt eller inaktivere denne. Inaktive leverandører vises ikke i registrene hvis man ikke separat velger alternativet Vis også inaktive leverandører.

6. Automatisk opprettelse av ny leverandør

Når miljøet mottar ny innkommende faktura, vil Procountor forsøke å allokere fakturaens avsender/leverandør til eksisterende leverandør i leverandørregisteret. Dette baseres på opplysninger i fakturaen i følgende rekkefølge:

1. Organisasjonsnummer

2. Kontonummer for innbetaling

(Merk at fakturaer som importeres inn i Procountor allokerer fakturaen til leverandører basert på leverandørens leverandørnummer i Procountor. Organisasjonsnummeret på leverandørkortet til leverandøren må derfor stemme overens med organisasjonsnummeret i importert fil)

Om organisasjonsnummer og/eller kontonummer på innkommende leverandørfaktura ikke stemmer overens med opplysninger i leverandørregisteret, vil det opprettes en ny leverandør med informasjon basert på fakturaens opplysninger så lenge boksen "Automatisk tildeling av nummer til levereandører?" er huket av i menyen Administrasjon > Bruksinnstillinger.