Hvis forrige regnskapsperiode er gjort med Procountor, genereres åpningsbilaget for neste regnskapsperiode automatisk når forrige regnskapsperiode avsluttes.
Hvis forrige regnskapsperiode ikke er gjort med Procountor, må opplysningene om åpning av kontoen føres inn i systemet med en journal eller med en overføringsfil for regnskapsdata.
Data
Det er enklest å lage en overføringsfil med Excel eller et annet regnearkprogram, selv om den også kan lages med Notat/Notepad-programmet som leveres med Windows. Det viktigste her er at filen kan lagres i csv-format hvor semikolon er skilletegn mellom kolonnene.
Med Excel lages det en tabell av Balansekontoenes saldoer og filen lagres med ønsket navn på ønsket sted i csv-format.
Import
I Procountor går man til punktet Innlesing av materiale. Som importtype velger man Import av regnskapsdata (CSV). Deretter hentes filen som skal importeres ved å klikke Velg dokument. I vinduet som åpner seg klikker man Velg fil og søker etter filen som skal importeres. Filen som blir funnet tas under behandling ved å klikk Fortsett.
Når filnavnet vises under punktet Dokumentets navn, klikker man Fortsett, og da åpnes en side som viser hva som har blitt lest inn av data. I denne fasen gis journalen et navn og en dato og man avgjør statusen på journalen som opprettes. Hvis det ser ut til opplysningene for åpningen av kontoen er riktige, kan man direkte velge Godkjent som status, og da er det ikke nødvendig å bekrefte dette senere. En ikke avsluttet journal tas ikke med verken i rapporteringen i henhold til regnskapsloven eller i omsetningsoppgaven.
Hvis en fil som skal importeres har feilaktige rader, har de rød farge. En feilaktig kolonne i en feilaktig rad har mørkerød farge (kontoen finnes f.eks. ikke på kontoplanen). Antall feilinnleste rader vises under punktet Resultat av dataimport. Hvis det finnes feilaktige rader i dataene, bør man avbryte dataimporten ved å klikke Angre og korrigere dataene for at det ikke skal genereres journaler hvor konteringen ikke stemmer. Ved å klikke Lagre importeres dataene.
Regnskap
Import av en fil genererer et journalbilag.
Oppstart midt i regnskapsperioden
Hvis man starter å bruke Procountor midt i en regnskapsperiode, må også saldoene på balanseregnskapets kontoer importeres til systemet med et journalbilag eller med en overføringsfil for regnskapsdata. Av balanseregnskapets kontoer lages en tilsvarende fil som av balansens kontoer. Denne filen importeres til Procountor på samme måten som filen som inneholdt opplysningene i balansen. Ved en overføring midt i regnskapsperioden, registreres resultatet i overføringsøyeblikket på avstemmingskontoen. Når regnskapsperiodens resultat registreres med journalen for balanseregnskapet med annet fortegn enn journalen for balansen, blir innflytelsen på avstemmingskontoens saldo null.