For kontoutskrifter som mottas i Procountor opprettes automatisk regnskapsposteringer basert på transaksjonene. Standardkonteringene er definert i henhold til bokføringsspesifikasjonene for kontoutskriften. I denne visningen kan man definere bedriftsspesifikke konteringsregler som avviker fra standardene.
Kontoutskriftens standardkontering
I programmenyen under punktet Administrasjon > Regnskapsopplysninger > Konteringsstandarder velges Kontoutskriftens standardkontering. Dette åpner en ny visning hvor man kan sjekke og redigere konteringsreglene for kontoutskrifter. Basert på disse reglene kan man gjøre regnskapsposteringer for kontoutskriftene.
Procountor-standard
Alle transaksjonene på kontoutskriftene konteres på standardkontoer i samsvar med bokføringsspesifikasjonene. I Procountor finnes 33 ferdig definerte konteringsregler. Reglene er basert på bokføringsspesifikasjoner samt skattekontotransaksjoner og betaling av skattemeldingen. Standard regnskapskonto for skattemeldingen og for tilbakebetalinger på skattekontoen som vises på kontoutskriften hentes i programmet under punktet Administrasjon > Regnskapsopplysninger > Avgiftsterminer.
Procountor-standardene kan ikke endres, brukeren kan redigere konteringsregler som avviker fra standardene for bedriften etter bedriftens behov. Bedriftsspesifikke konteringsregler lages under punktet Kontoutskriftens Standardkontering.
Kontoutskriftens standardkontering
I programdelen Kontoutskriftens standardkontering defineres konteringsregler for transaksjonene på kontoutskriften. Det kan lages regler som berører alle bankkontoer eller bankkontospesifikke regler. Konteringreglene kan være relaterte til bokføringsspesifikasjoner og de kan også defineres etter mottaker/betaler samt melding.
Knapper i visningen
Ved å klikke Legg til linje kan man legge til en ny konteringsregel.
Ved å klikke Slett linjen kan man slette en valgt konteringsregel lagt til av en bruker.
Ved å klikke Endre konto åpnes et Kontoplan-vindu hvor man velger regnskapskonto for en konteringsregel.
Ved å klikke Kontering på grunnlag av beskjed åpnes et nytt vindu hvor man definerer de identifiserbare opplysningene basert på meldingen i Melding-feltet på kontoutskriften (kolonnen heter Posteringsspesifikasjon inne på bilaget)
Ved å klikke Dimensjoner kan man legge til dimensjonsverdier som knyttes opp på bokføringen.
Ved å klikke HTML kan man åpne Standardkonterings-regelen man har opprettet i utskriftsvennlig format.
Ved å klikke Lagre lagres konteringsreglene.
Kolonner i visningen
Rekkefølgenr, konteringsreglene nummereres automatisk i forbindelse med lagringen. Med rekkefølgenr defineres rekkefølgen for hvordan reglene for samme bokføringsspesifikasjon behandles. Etter lagring kan rekkefølgen til reglene endres med funksjonen Flytt ett trinn oppover eller Flytt ett trinn nedover i menyen som finnes ved å klikke på høyre museknapp. Hvis samme bokføringsspesifikasjon har flere konteringsregler, må de reglene som har kontering basert på melding eller navn på mottaker/betaler lagres med et løpenummer som er mindre enn reglene for selve bokføringsspesifikasjonen.
I Regelnavn-feltet kan man lagre et navn på fri form for regelen. Dette feltet kan stå tomt.
I Registreringsforklaring-kolonnen velger man for hvilken bokføringsspesifikasjon man ønsker å lage en konteringsregel som avviker fra standarden. Det må velges en registreringsforklaring for hver eneste konteringsregel. Registreringsforklaring kan også observeres som en egen kolonne på kontoutskriften i visningen Kontoutskrifter og referansebetalinger.
I Uttak/Innskudd-menyen velger man om det dreier seg om et uttak fra eller et innskudd på en bankkonto. For en del av bokføringsspesifikasjonene er det ikke mulig å endre opplysningene. Opplysningene er obligatoriske for konteringsregelen.
I Kontonr.-menyen kan man definere hvilken bankkonto konteringsregelen påvirker. Hvis feltet blir stående tomt, behandles regelen for hver eneste bankkonto.
I Mottaker/Betaler-feltet kan man oppgi teksten i Navn-feltet inne på kontoutskriften, hvis man lager en regel basert på en bestemt mottaker eller betaler. Teksten behøver ikke være helt den samme som på kontoutskriften, men den må finnes i sin helhet på kontoutskriften. Hvis for eksempel teksten Procountor International AS står i Navn-feltet inne på kontoutskriften, er det tilstrekkelig med teksten Procountor i Mottaker/Betaler-feltet.
I Melding-feltet vises opplysningene lagret for en konteringsregel som behandles i Melding-feltet på kontoutskriften (Posteringsspesifikasjon inne på kontoutskriften), hvis man lager en regel basert på en bestemt melding. Opplysningene i Melding-feltet oppgis ved å klikke Kontering på grunnlag av beskjed. Hvis transaksjons- eller datasøket for en konteringsregel er lagret basert på en melding vises dette med et kryss ved siden av feltet.
I Konteres på regnskapskonto-feltet vises regnskapskontoen som er lagret for en konteringsregel. Opplysningene i feltet oppgis ved å klikke Endre konto. En regnskapskonto vises ikke når konteringen gjøres basert på funksjonen Kontering basert på beskjed, med regelen Datasøk i melding, regler for transaksjoner.
I MVA-%-menyen kan man velge merverdiavgiftsprosent for konteringen av transaksjonen på kontoutskriften. Merverdiavgift behandles som merverdiavgift som kan trekkes fra. Merverdiavgiftsprosent velges ikke når konteringen gjøres basert på funksjonen Kontering basert på beskjed, med regelen Datasøk i melding, regler for transaksjoner.
I MVA-type menyen angir man MVA-type Salg eller Kjøp bokføringen gjelder.
I MVA-status-menyen angir man MVA-status for konteringen av transaksjonen på kontoutskriften. MVA-status velges ikke når konteringen gjøres basert på funksjonen Kontering basert på melding, med regelen Datasøk i melding, regler for transaksjoner.
i Dimensjoneringsregler-menyen vises hvilke dimensjoneringer som er knyttet opp mot bokføringen på bakgrunn av konteringsregelen. Dimensjonering kan angis ved å velge Dimensjoner i knapperaden over regelen.
Kontering på grunnlag av beskjed
Kontering på grunnlag av beskjed brukes når man ønsker å kontere transaksjonen på kontoutskriften på en bestemt regnskapskonto istedet for på en standardkonto basert på teksten i Melding-feltet på kontoutskriften (Posteringsspesifikasjon inne på kontoutskriften). Funksjonen brukes også når det i Registreringsforklaring-teksten på kontoutskriften behandles beløp, for eksempel kredittkortoppgjør. Funksjonen er delt i to deler: "Identifisering av hendelser basert på grunnlag av en melding" og "Datasøk i meldingen, regler for transaksjoner".
1. Identifisering av hendelse basert på melding
I feltet Antall tegn som skal ignoreres oppgis antall tegn i meldingen som skal ignoreres. Maksimum 500 tegn kan ignoreres.
I feltet Identifiser teksten i beskjeden oppgis Melding-teksten som identifiseres på kontoutskriften. Teksten må være identisk med teksten på kontoutskriften. Hvis for eksempel teksten Procountor International AS står i Melding-feltet, må det også i Melding-feltet stå Procountor International AS.
2. Datasøk i melding, regler for transaksjoner
I Rad-feltet oppgis radnummeret i meldingen hvor det ønskede beløpet behandles.
I feltet Tegn som skal forbigås oppgis antall tegn som skal ignoreres i meldingen.
I Spalte-feltet oppgis hvilken kolonne i raden i en melding beløpet skal behandles i.
I Tekstsøk-feltet oppgis det søkekriterium som brukes i søket etter beløpet
I Konto-feltet vises hvilken regnskapskonto det aktuelle beløpet konteres på. Regnskapskonto angis ved å trykke på den grønne konto-knappen til høyre under kolonnen Endre konto. Da åpnes et Kontoplan-vindu hvor man velger regnskapskonto.
I feltet Endre fortegn krysses det av hvis fortegnet til beløpet i meldingen endres for konteringen.
Hvis det krysses av i punktet Tusener skilles fra hverandre med mellomrom, tolker programmet tall atskilt med ett mellomrom som ett tall. Ved hjelp av dette kan man opprette en regel for eksempel i tilfelle det i meldingen på kontoutskriften står "Låneavdrag 1 230,40".
I feltet Kontroller at konteringene fungerer som de skal, ved å vedlegge en eksempelmelding fra kontoutskriften her kan man legge inn en eksempelmelding fra Melding-feltet for kontoutskriften. Merk at denne kontrollen kun sjekker opplysningene for alternativ 2. Datasøk i melding, regler for transaksjoner.
Ved å klikke Kontroller vises det på resultatraden hvordan en eksempelmelding konteres basert på reglene for Datasøk i melding.
Ved å klikke Fortsett lagres konteringsreglene.