Når man starter å bruke Procountor, tastes regnskapsperioden og eventuelle oppfølgingsperioder inn i regnskapsopplysningene.
1. Åpningssaldoene angis i programmet med et journalbilag, og som gis for eksempel navnet Åpningssaldoer. Debet-saldoer tastes inn med positivt fortegn og kredit-saldoer med negativt fortegn. En kontoåpning kan også gjøres med en overføringsfil for regnskapsdata.
2. Procountor brukes normalt hele den første regnskapsperioden.
3. Det lønner seg å foreta en avstemming av kontoene månedlig (bankkonto - kontoutskriftens saldo, pengeoverføringer og avstemminger - skal være null, kundefordringer - åpne salgsfakturaer, betalingsformidlingskonto - åpne leverandørfakturaer,
sjekk av ikke matchede betalinger).
4. Ved å ta for eksempel Regnskapsrapporter, må man huske å oppdatere rapporteringsdatabasen for at nye transaksjoner helt sikkert skal være med i rapportene.
5. Ved oppretting av årsoppgjøret sikres det at alle kontoene stemmer, dvs. at etter at rapporteringsdatabasen er oppdatert sjekkes saldoene via Regnskapsrapportene.
6. Når alt er i orden, lages en årsoppgjørsbok ved å bruke verktøy for årsoppgjøret. Når første årsoppgjør utarbeides tastes referansedataene inn for hånd i årsoppgjørsboken.
7. Når årsoppgjørsboken er ferdig, lukkes den første regnskapsperioden laget i Procountor under punktet Administrasjon > Regnskapsopplysninger > Regnskapsår. Åpningssaldoene for neste regnskapsperiode genereres automatisk. På samme måte genereres i Arkivet resultatregnskap, balanse, hovedbok og posteringsjournal samt kontoplan.
8. På åpningsbilaget for neste regnskapsperiode vises resultatet for den lukkede regnskapsperioden på kontoen Regnskapsperiodens resultat. Dermed legges en journal til for den aktuelle regnskapsperioden, hvor man overfører resultatet for den avsluttede regnskapsperioden på egen konto. Det vil si, kontering av overskuddet med Regnskapsperiodens resultat i debet og
Resultat for tidligere regnskapsperioder i kredit. Uunderskuddet tilsvarende med Resultat for tidligere regnskapsperioder i debet og Regnskapsperiodens resultat i kredit eller som utbytte som deles ut eller som på annen måte må avskrives i resultatet for regnskapsperioden før neste årsoppgjør. I forbindelse med årsoppgjøret er det ikke nødvendig å foreta registreringer med hensyn til resultatet for regnskapsperioden som skal lukkes, men Procountor behandler resultatet automatisk.
9. Procountor brukes normalt hele neste regnskapsperiode.
10. Hvis man i årsoppgjørsfasen må korrigere konteringer og opprette nye journalbilag, må man alltid huske å oppdatere rapporteringsdatabasen før man tar nye rapporter og alltid før man lukker oppfølgingsperioder eller regnskapsperioder. Ellers vil ikke de nyeste transaksjonene bli med og tallene stemmer ikke.