Ved hjelp av Registreringsverktøy (ny) kan man effektivt lese flere journalbilag inn i programmet samtidig.
Generelt
Man kan gå inn i det nye lagringsverktøyet under Regnskap > Registreringsverktøy (ny). Man kan legge inn journalopplysningene i tabellformat manuelt. Etter lagringen blir statusen på journalene endret til Godkjent, og ved behov kan man tilbakeføre dem til statusen Ikke avsluttet.
Ved hjelp av registreringsverktøyet kan man effektivt lese flere journalbilag om gangen inn i programmet. I det nye registreringsverktøyet skjer innlesingen av dataene i en avansert tabellkomponent, som er svært rask når det gjelder innlesning av data. Man kan også lese inn transaksjoner og dimensjoner. Tabellen som brukes i det nye registreringsverktøyet gjør det mulig å oppnå en klarere behandling av de innleste dataene enn før, samt å utføre eventuelle endringer på radene. Det er også mulig å lagre et bilag i en uopprettet regnskapsperiode eller kontrollperiode i Procountor.
Les mer om Bilagsregistrering (gammel versjon).
Funksjoner i visningen
Med Nytt bilag -tasten legger man inn en ny bilagsrad, dvs. et journalbilag. Datoen og radbeskrivelsen fra den forrige raden blir kopiert over til bilagsraden.
Ved å klikke på Legg til post legger man en ny posteringsrad inn i en aktivert journal.
Med Slett linjen sletter man en posteringsrad/bilagsrad som har vært aktivert.
Med tasten Legg til eksportposter åpner man et nytt vindu, hvor man kan legge inn regnskapsposteringenes opplysninger.
Ved å klikke på Lagre lagrer man en journal/flere journaler, og journalen går direkte over til statusen Godkjent.
Ved å klikke Importer transaksjonsfil kan man importere en CSV fil for import.
Ved å velge Vis MVA-kolonner i kan man definere om kolonnene knyttet til MVA-opplysninger skal vises eller ikke.
Ved å velge Vis dimensjonskolonner kan man definere om kolonnene som gjelder dimensjoner skal vises eller ikke
Opprette journal
Når Registreringsverktøy (ny) åpnes, står det en bilagsrad ferdig på skjermen, som man kan begynne å redigere. Man legger inn bilagets opplysninger (dato, navn osv.) i egne kolonner i tabellen, og ved å klikke på Legg til post kan man legge nye poster inn i journalen. Dersom man allerede har lagt inn et beløp i kolonnen Brutto, vil neste post angi tilsvarende beløp i minusverdi ved å velge Legg til post-knappen.
Man kan bevege seg fritt fra den ene cellen til den andre inne i journalen ved hjelp av tab- eller Enter-tasten. I felt med rullegardinmenyer kan man utføre valgene ved hjelp av piltastene. Man kan også bruke piltastene til å bevege seg fra linje til linje.
I det nye registreringsverktøyet kan man ved hjelp av funksjonen Legg til post lese inn følgende opplysninger:
- Regnskapskonto
- Bruttobeløp
- MVA-prosent (om man har valgt Vis MVA-kolonner)
- MVA (om man har valgt Vis MVA-kolonner)
- MVA-min % (om man har valgt Vis MVA-kolonner)
- MVA-type (om man har valgt Vis MVA-kolonner)
- MVA-status (om man har valgt Vis MVA-kolonner)
- Netto
- Posteringsspesifikasjon
- Balansekode
- Dimensjoneringer (om man har valgt Vis dimensjonskolonner)
Ved å klikke på Legg til eksportposter åpner man et nytt vindu, hvor man kan legge inn regnskapsposteringens opplysninger i tekstform. Man kan kopiere opplysninger fra et dokument i et regnearkprogram inn i feltet. Når opplysningene er kopiert, kan man se disse øverst i vinduet og ved behov kan man forandre på hvilke opplysninger som skal stå i de forskjellige kolonnene. Ved hjelp av Tøm-tasten kan man tømme opplysningene for regnskapsposteringene som er lagt inn i vinduet. NB! Hvis du leser inn MVA-type med Legg til eksportposter-funksjonen, blir verdien for MVA-type lest inn som P for kjøp og S for salg. Dersom ingen opplysninger om MVA-prosentsats, -status eller -type er definert med Legg til eksportposter-funksjonen, blir standardverdiene 0 % for MVA-prosentsats, Ingen MVA registrering for MVA-status og kjøp for MVA-type.
Når man klikker på Legg til eksportposter nederst i vinduet, lukker vinduet seg og opplysningene man har lagt inn i tekstfeltet overføres til sine egne plasser i tabellen.
Når journalen er ferdig, og man ikke ønsker legge til flere journaler, kan man lagre den. Dersom man ønsker det, kan man også legge til nye journaler ved å klikke på Nytt bilag. Det neste frie bilagsnummeret genereres til den nye journalen i Bilagsnummer-kolonnen. Bilagsnummeret og Posteringsradforklaring fra forrige bilagsrad blir kopiert til bilagsraden. Bilagsnummeret som vises her er det samme som selve journalens nummer. Etter at de andre nødvendige opplysningene er fylt inn i journalen og kontrollert, klikker man på Lagre.
Søk opprettede journaler
Når man klikker på Lagre spør programmet om man ønsker å gå til Bilagssøk og hente opprettede journaler.
Dersom man svarer Ja, åpner visningen Bilagssøk på skjermen, og søkeresultatet viser journalene som nettopp er opprettet med Godkjent-status. Dersom man svarer Nei, blir man ikke overført til Bilagssøk, men journalene går over til Godkjent-status og forsvinner fra registreringsverktøyet. Journaler som opprettes heretter kan hentes normalt via Bilagssøk eller Søk Journalbilag.
Dersom man heretter ønsker å tilbakeføre journalen til statusen Ikke avsluttet, kan man for eksempel gjøre dette ved å dobbeltklikke på journalen i søkeresultatet, og deretter klikke på Rediger > Gjenopprett.