Dersom man har opprettet en bankforbindelse mellom Procountor og bank, kan man betale bilag og utføre betalinger direkte i systemet.
NB! Viktig informasjon til kunder av DNB og Sparebank1 vedrørende godkjenning av betalinger:
Endring i godkjenningsrutiner bank fra og med 01.12.20 – DNB og Sparebank1.
(Dette er en oppdatering til informasjon lagt ut i juli 2020, se link:
https://finago.com/no/2020/02/25/dnb-endring-i-godkjenningsrutiner/).
Bakgrunn: Grunnet strengere krav til godkjenning av betalinger og hvem som utfører disse, slik beskrevet i Hvitvaskingsloven §13, har DNB innført nye regler for godkjenning av betalinger som sendes banken fra regnskapssystemer.
Kravet går direkte på bankene som må sørge for at alle betalinger utføres av de som har autorisasjon til å gjøre dette i henhold til avtalen med banken.
Alle betalinger som sendes fra Procountor vil fra 01.12.20 måtte ettergodkjennes i nettbanken også.
Prosessen med betaling i Procountor er fortsatt den samme, men etter at man har trykket for betaling i Procountor må man gå inn i nettbanken og godkjenne betalingen der også. Betalinger overføres på forfallsdato så det er viktig at man går og godkjenner i nettbanken på forfallsdato.
DNB har sendt instruks under for hvordan man legger til flere godkjennere i nettbanken, vi har bedt om det samme fra Sparebank1 og vil legge ut dette også så snart vi har det.
For godkjenning i DNB nettbank, instruks for å gi andre, f.eks regnskapsfører, tilgang til å godkjenne i nettbanken:
- Først må kunde/klient legge til regnskapsfører som bruker i nettbanken. Det gjøres under Administrasjon --> Ny, endre, slette bruker. Jeg vil legge til ny bruker.
- Deretter må det gis rettigheter på konto og divisjon. Administrasjon --> Rettigheter: Konto. Her tildeler man alle rettigheter på konto på den spesifikke brukeren (regnskapsføreren). Deretter går man til Administrasjon --> Rettigheter: Divisjoner. Her velger administrator divisjonen man skal godkjenne filer på, og gir alle rettigheter til bruker (regnskapsfører).
- Andre banker:
Andre banker har ikke gitt endelig svar på hvordan de vil møte kravet om strengere kontroll på hvem som godkjenner enda, men vi oppdaterer disse også så snart vi har det.
Betaling av bilag
Generelt om betalingssiden på innkjøpsbilag
Når man er inne på et bilag i Procountor, kan man velge Gå til > Betaling. Da kommer man til betalingssiden på bilaget.
Øverst til venstre på siden vises betalingsinformasjon, blant annet fra hvilken konto og til hvilken konto betalingen gjøres. I vinduet til høyre vises fakturaens basisopplysninger samt eventuelle tilleggsopplysninger og notater. I feltet Betalingshendelser er opplysninger om betalingstransaksjonene listet opp. Opplysninger om tiltak rettet mot en faktura som Attestasjon, Godkjenning, Betalingshendelser og Kansellering av betalingshendelser med tilleggsopplysninger vises i feltet Fakturaens hendelsesopplysninger.
Merk at fakturaer må allokeres til en forretningspartner før man kan betale fakturaen i Procountor. Dette gjøres ved å navigere fra fakturabildet via Gå til > Regnskap og velge en eksisterende forretningspartner i fanen under kolonnen Forretningspartner for bokføring for reskontro. Hvis fakturaen allerede er godkjent eller attestert, må fakturaen gjennopprettes til under behandling for å allokere til forretningspartner. Dette gjør du ved å navigere fra fakturasiden (Gå til > Faktura) ved å velge Rediger > Gjenopprett under behandling. Nå kan du allokere fakturaen til en forretningspartner og deretter godkjenne, attestere og betale fakturaen i Procountor.
I Betalingsmåte-feltet velges enten Innenlandsbetaling eller Utenlandsbetaling. Utenlandsbetaling som betalingsmåtene kan aktiveres under punktet Administrasjon > Bedriftens opplysninger > Bankopplysninger. Dersom man har valgt Utenlandsbetaling som Betalingsmåte vil det dukke opp egne felt for Clearing-kode til mottakerens bank, Mellomledd bankens BIC kode og Servicegebyr. For Clearing-kode til mottakerens bank legges det inn Clearing-kode hvis banken krever dette (se mer under). For Mellomledd bankens BIC kode legges det inn BIC-kode for eventuell bank som fungerer som mellomledd (Valutabank) på vegne av mottakers bank. For fanen Servicegebyr angir man hvordan servicegebyret skal fordeles mellom betaler og mottaker.
I Melding-feltet på Betalingssiden på fakturaen (Gå til > Betaling) kan det tastes inn en melding på 80 tegn til mottaker, hvis fakturaen betales uten KID-nummer. Hvis det er tastet inn en verdi i Ordrereferanse-feltet på fakturaen (Gå til > Faktura), vil denne opplysningen vises i Melding-feltet. Dersom det heller ikke er tastet inn noen verdi i Ordrereferanse-fetet, vill fakturadatoen for bilaget automatisk legges inn i Melding-feltet.
I KID-feltet legger man inn KIDnr for betaling. Merk at det ikke kan benyttes annen info enn KIDnr i dette feltet.
Betalingsdato er den dato da betalingsoppdraget registreres i Procountor. Merk at betalingsoppdrag sendes til banken til faste tider:
I Mottakerens konto feltet angir man til hvilken konto man skal betale faktura. Her legges inn forretningspartnerens konto på bakgrunn av fakturaens opplysninger eller standardkonto registrert på forretningspartneren i forretningspartnerregisteret. Når man angir et kontonummer, vil Procountor automatisk hente inn korrekt BIC/SWIFT kode tilknyttet kontonummeret.
Ved å klikke Betal legges fakturaen til betaling. Fakturaens totalbeløp og betalingsdato kan endres ved behov. For at det skal være mulig å betale må det for bedriften være definert minst en betalingskonto og BedriftsID (bankenes ID for konto) for denne, ler mer om hvordan man registrerer bankkonto i miljøet her. Hvis det er definert flere betalingskontoer for bedriften, kan kontoen som brukes til betaling av en faktura velges i rullegardinmenyen Fra kontoen hvor kontonumrene vises og etter dem saldo og dato på siste kontoutskrift. Opplysninger om betalingskonto lagres på betalingstransaksjonsraden. Ved å velge Betal endrer fakturaens status til Avventer overføring til bank.
Hvis det betales mer enn fakturaens totalbeløp (f.eks. forsinkelsesrente lagt til) etter å ha klikket Betaling, vises differansen mellom fakturaens totalbeløp og betalt beløp som negativ og uthevet med rødt i Betales-feltet.
Hvis fakturaens betalingsdato er i framtiden, beholder fakturaen status Avventer overføring til bank fram til betalingsinformasjon på betalingsdatoen overføres til banken. Etter betalingsinformasjon er sendt til bank endres fakturaens status til Overført til bank. Hvis betalingsdatoen er langt inn i framtiden, gjør systemet oppmerksom på dette i forbindelse med betalingen, men fakturaen kan settes til betaling til angitt dato.
Brukeren må ha full tilgang til brukerrettigheten Betalinger for å kunne sette en faktura til betaling (les mer om brukerrettigheter her). Betaling før fakturaen godkjennes kan forhindres på brukernivå i Brukerinnstillingene i Bedriftens opplysninger.
Knapper i visningen
Ved å velge Betal legger man inn betalingsoppdraget i Procountor.
Ved å velge Merk som betalt et annet sted kan man angi fakturaer som betalt dersom fakturaen for eksempel har blitt betalt kontant eller har ikke automatisk blitt kvittert som betalt basert på opplysninger på kontoutskriften. Før dette må man huske å skrive riktig betalingsdato i Betalingsdato-feltet og betalt beløp i Betales-feltet.
Betalingsdatoen kan ikke være i et lukket regnskapsår eller en lukket finansperiode. Merk betalt et annet sted-funksjonen utfører ingen posteringer, men endrer statusen til fakturaen til Betalt et annet sted, og da slettes den fra listen over åpne fakturaer. Nødvendige posteringer må gjøres separat med en journal.
Brukeren må ha full tilgang til funksjonen Betalt et annet sted og i det minste Visningstilgang til Betalinger, for å kunne kvittere fakturaen som betalt med funksjonen Merk betalt et annet sted.
Brukeren må ha full tilgang til funksjonen Betalt et annet sted og i det minste Visningstilgang til Betalinger, for å kunne kvittere fakturaen som betalt med funksjonen Merk betalt et annet sted.
Bak knappen Vedlegg kan man hente ut pdf kopi av faktura eller andre vedlegg som manuelt har blitt lagt til på den aktuelle faktura.
Bak knappen Fakturabilde åpnes alternativene Vis bildet til høyre, Vis bildet nederst eller Ikke vis bildet. Ved hjelp av knappen kan man velge om fakturabildet vises i det hele tatt, eller om bildet vises nederst på skjermen eller til høyre. Innstillingen er brukerspesifikk og forblir i minnet. Som standard vises ikke fakturabildet. Bildet vil dessuten ikke bli vist i journaler, men ellers i alle andre bilag. Bildet kan rulles ved hjelp av rullefelt eller med musen. Med tanke på zooming har man pluss-, minus- og standardknapper i tilknytning til bildet. Fra PDF-filen inkluderes kun den første siden i bildet i visningen, men man kan velge å bla mellom sider med pil-knappene nederst i fakturabildet.
Hvis det aktuelle bilaget er søkt opp sammen med andre bilag med bilagssøk slik at det finnes flere fakturaer til betaling, kommer kan man gå til neste faktura som skal betales på Betaling-siden ved å klikke Neste og man kan gå tilbake til forrige ved å klikke Forrige.
Ved å klikke Fjern betalingstransaksjon i området Betalingshendelser kan man slette statusen Overført til bank på fakturaen. Denne knappen er aktivert i venstre kant midt på Betaling-siden når fakturaen viser Overført til bank som siste transaksjon. Merk da at betalingsinformasjonen allerede er overført til banken på dette tidspunkt da status allerede er Overført til bank.
Ved å klikke Slett betalingspost kan betalingsoppdraget kanselleres. Denne knappen er aktivert og kan ses halvveis på venstre side av siden Betalingshendelser når fakturaen har status Avventer overføring til bank og venter på overføring av betalingsinformasjon til banken. Med dette vil ikke betalingsinformasjon sendes til bank.
Ved å trykke på knappen Avventer overføring til bank etter betalers kontonummeret, åpnes et vindu som inneholder en liste over kontoens betalingstransaksjoner som ennå ikke står på kontoutskriften eller har blitt sendt til bank. Listen viser antall betalinger pr. utbetalingsdato og totalbeløpet.
Cut-off tider for filforsendelse av betalingsfiler til bankens akksesspunkt
08:00 - Alle norske banker (innland) 09:45 - Alle norske banker (utland) 11:00 - Alle norske banker (innland) 12:15 - Nordea (innland) 13:45 - Handelsbanken (innland), Danske Bank (innland), Sparebank 1 (innland og utland) 14:10 - DNB, NETS Direkte remittering (EIKA og lokale sparebanker) (innland)
Betaling til utlandet
Med IBAN og BIC/SWIFT
Ved å velge alternativer Utenlandsbetaling som alternativ for Betalingsmåte under området Betalingsopplysninger på Leverandørfaktura og på leverandørkortet i Leverandørregister, kan man registrere nødvendige opplysninger for å betale til utlandet. Betalingsmåte Utenlandsbetaling må aktiveres separat under punktet Administrasjon > Bedriftens opplysninger > Bankforbindelser. Her må man krysse av for boksen Utenlandsbetaling for den aktuelle bankkontoen (det er viktig at det er avtalt med bank at denne konto kan utføre slike betalinger i egen avtale). For at man skal kunne betale med funksjonen Utenlandsbetaling i Procountor må adresseopplysningene (Navn, Gateadresse, Postnummer og Land) til leverandøren legges inn på leverandørkortet i leverandørregisteret + leverandørfaktura. Les mer om hvordan man legger inn adresseopplysninger på leverandøren her.
De fleste utenlandske banker operer både med IBAN og BIC, og disse opplysningen finner man som regel på leverandørfakturaen (hvis ikke må banken som bruker IBAN og/eller BIC kontaktes). Det skal alltid benyttes IBAN og BIC ved betaling av leverandørfaktura som opplyser IBAN og BIC, med unntak for betalinger til enkelte utenlandske banker som ikke benytter IBAN og/eller BIC, se mer under.
De fleste utenlandske banker operer både med IBAN og BIC, og disse opplysningen finner man som regel på leverandørfakturaen (hvis ikke må banken som bruker IBAN og/eller BIC kontaktes). Det skal alltid benyttes IBAN og BIC ved betaling av leverandørfaktura som opplyser IBAN og BIC, med unntak for betalinger til enkelte utenlandske banker som ikke benytter IBAN og/eller BIC, se mer under.
IBAN legges inn i feltet Kontonummer og BIC legges inn i feltet BIC-kode. Dersom kreditors bankkontonummer fremkommer på leverandørfaktura i et annet format enn IBAN (uten landkode + 2 siffer foran kontonr), kan man evt. søke opp hvordan bankkontonummeret fremkommer i IBAN-format dersom banken bruker IBAN (bankene og andre tilbydere leverer tjenester for dette på internett, evt. kontakt banken). Husk å velge Utenlandsbetaling som Betalingsmåte under området Betalingsopplysninger. Se også IBAN for mer informasjon.
Når det gjelder en utenlandsbetaling, kan man velge om betaler og mottaker skal betale hver sin andel av bankens servicegebyr, eller om betaler dekker både betalerens og mottakerens gebyr i feltet Servicegebyr på betalingssiden på fakturaen (Gå til > Betaling).
Merk at for noen mindre sparebanker/lokalbanker som ikke er valutabanker, benyttes BIC til andre større banker. Da må BIC for en annen bank oppgis dersom man skal betale i annen valuta enn NOK. Hør med banken din hva som skal brukes for ditt behov. Hvis betalinger som sendes til bank skal klareres via en annen bank (mellomledd), kan man legge inn BIC koden til mellomledd-bank i feltet Mellomledd bankens BIC kode inne på Leverandørkortet i Leverandørregisteret for leverandøren man skal betale til. Husk også å registrere Mellomledd bank sitt navn og adresseopplysninger ved å trykke på blyant-symbolen som vises i samme rubrikk. Ved å trykke på blyant-symbolen får man opp en boks hvor man kan legge inn bankens Navn, Gateadresse, Postnr, Poststed og Land. Trykk Fortsett når opplysningene er registrert.
Sørg for å korrigere forfallsdato hvis det tar mer enn en dag før banken din foretar en betaling til en utenlandsk bankkonto.
Uten IBAN og BIC/SWIFT
For utenlandske leverandørfaktura vises det som regel opplysninger om IBAN og BIC/SWIFT da de fleste banker i verden bruker IBAN og BIC. Det finnes dog noen banker pr dags dato som ikke er medlem av BIC/SWIFT- og/eller IBAN-nettverket (se IBAN for mer info).
I de tilfeller hvor mottakers bank ikke tilbyr IBAN-nummer og BIC i kombinasjon, må det registreres Clearing code samt mottakers bank sitt navn og adresse. Hvis leverandøren opplyser om swift/bic så trenger du ikke clearing-code (se over). Merk at man ikke kan benytte Clearing-kode og BIC samtidig, så hold BIC-feltet tomt dersom det brukes Clearing code.
Man registrerer adresseopplysninger for mottaker/leverandøren sin bankforbindelse i valget Navn og adresse til mottakers bank under Betalingsopplysninger på Leverandørkortet/Leverandørfaktura. Ved å trykke på blyant-symbolen får man opp en boks hvor man kan legge inn bankens Navn, Gateadresse, Postnr, Poststed og Land. Trykk Fortsett når opplysningene er registrert. Clearing code registrerer man i feltet Clearing code. Merk at samtlige opplysninger må registreres for at betalingen skal sendes til banken. Hvis manglende adresseopplysninger vil betalingen stoppe opp før forsendelse til bank og det vil sendes en feilmelding til bruker som har bekreftet betaling i Procountor.
Utenlandske leverandørfakturaer med bankforbindelser uten IBAN sendes gjerne pr post/epost, og må derfor skannes inn hos vår tjenesteleverandør. Opplysninger om bankens adresse fremkommer sjeldent på slike leverandørfakturaer og derfor må disse opplysningene legges inn manuelt i Procountor på leverandørkortet i leverandørregisteret samt på den skannede leverandørfakturaen. Når adresseopplysnignene er registrert på leverandørkortet i leverandørregisteret, vil disse opplysningene hentes automatisk for neste innleste leverandørfaktura som automatisk matches mot leverandøren i leverandørregisteret.
Bankforbindelser som ikke benytter IBAN består av blant annet amerikanske (US) og Australske banker.
Sørg for å korrigere forfallsdato hvis det tar mer enn en dag før banken din foretar en betaling til en utenlandsk bankkonto.
Direkte bankoverføring - betaling uten faktura/bilag
Direkte bankoverføring fungerer som en betaling via nettbank, her kan man betale utgifter uten å måtte linke til en bestemt faktura/bilag ved betalingen. Ved denne funksjonen genereres det ingen regnskapsside da bokføringen vises på kontoutskriften som sendes fra banken.
Betalingen vil være uten forretningspartner og dermed må allokeringen til en forretningspartner legges til manuelt på kontoutskriften, eller matches mot det aktuelle bilaget via Matching-funksjonen i programmet.
Se mer info om Direkte bankoverføring her.