Opplysninger om kontoutskrifter og KID-betalinger/Referansebetalinger finner du i programvaremenyen Betalingshendelser Kontoutskrifter og referansebetalinger.
Procountor henter automatisk kontoutskriftene og KID-betalingene (navngitt som Referansebetalinger i systemet) fra forrige bankdag fra bankene hver morgen på hverdager.
Fra rullegardinmenyen Kontonummer kan man velge kontoen man ønsker å se på kontoutskrifter og KID-betalinger fra. Man velger så Hent for å søke opp kontoutskrifter og referansebetalinger.
Ønsket tidsrom velges med knappene Fra og med og Slutter.
I tillegg kan man via krysse av om man ønsker å søke opp kun kontoutskrifter, referansebetalinger eller begge deler. Man kan også velge om man kun ønsker å søke opp Siste kontoutskrift eller om man vil Gruppere KID-betalinger.
Vis detaljert søk
Ved hjelp av feltet Navn kan man søke etter kontoutskrifter ved å bruke opplysningene i kolonnen Navn på kontoutskriften.
I rullegardinmenyen Registerforklaring kan man velge den bokføringsspesifikasjonen man ønsker som grunnlag for søk etter kontoutskrifer og KID-betalinger.
Ved hjelp av feltet Sum kan man søke etter kontoutskrifter og referansebetalinger med et valgt beløp.
Ved hjelp av feltet Referanse kan man søke etter betalinger med et bestemt referansebetalinger .
I feltet Melding kan man søke etter kontoutskrifter og referansebetalinger på grunnlag av meldinger.
I feltet Kontoutskrift nr kan man søke etter kontoutskrifter på bakgrunn av kontoutskriftens nummer.
Søkeresultater
Ved å klikke på Forhåndsvisning vises kontoutskriften på skjermen i enten html- eller PDF-format.
Ved å klikke på Kvittering genereres det en kvittering som kan skrives ut av en valgt transaksjonsrad. Som format kan man velge enten html- eller PDF-format.
Ved å klikke på Regnskap vises regnskapssiden for Kontoutskriften eller Referansebetalingen. Hvis en betaling er matchet mot fakturaen, vises opplysningene i denne ved å klikke på Faktura og velg så Gå til > Spesialtilfeller.
Ved å klikke på Forrige kontoutskrift og Neste kontoutskrift øverst til høyre i visninen kan man bla i Kontoutskriftene for den valgte kontoen.
Ved å klikke på Ny matching av KID-betaling åpner det seg en ny visning på skjermen, når man har valgt Referansebetaling som søkekriterium og man har valgt å aktivere KID i søkeresultatet. Med denne funksjonen kan man korrigere regnskapet ved hjelp av feltet Korreksjon eller matche en ikke-matchet salgsfaktura mot riktig KID ved hjelp av feltet Riktig KID.
Hvis betalingen gjelder en bestemt faktura, kan man se bilagstypen og nummeret som betalingen er matchet mot i kolonnen Matchet.
Matching
Matchingen av KID-betalinger skjer slik, at når Referansebetalingen ankommer, søker man etter den eldste åpne fakturaen med samme KID. Så lenge fakturaen er åpen (dvs. ikke Betalt eller Betalt et annet sted), matches beløpene som er betalt med samme KID mot den aktuelle fakturaen.
Hvis betalingen ikke er matchet eller Matchet-kolonnen på raden er tom, velger man Ny matching av KID-betaling og så skriver man KID-nummeret i Riktig KID-feltet og klikker på Lagre. Når fakturaen er matchet mot riktig salgsfaktura, endres fakturaens status til Betalt, og deretter kan ikke matchingen endres (dette må gjøres av kundeservice, kontakt kundeservice@finago.com).
Hvis det er knyttet et beløp til en faktura som ikke samsvarer med fakturaen sluttsum, kvitteres fakturaen med statusen Delvis betalt og det blir stående et beløp med minustegn åpent. Dette beløpet må kvitteres bort i Spesialtilfeller for salgsfakturaen, og man må kvittere en annen faktura gjennom for eksempel Matching eller betale pengene tilbake til kunden. Deretter kvitteres fakturaen som betalt, og man matcher ingen beløp mot denne lengre. Det lønner seg å følge med på at saldoene for kundereskontroen og kundefordringskontoen forblir i balanse. Fakturaene slettes i kundereskontroen når det er lagret en betalingsdato for disse eller de har fått statusen Betalt eller Betalt et annet sted.
Behandling av kursforskjeller i leverandørfakturaer
På kontoutskriftens regnskapsside opprettes det automatisk en postering for kursforskjell dersom en valutatransaksjon matches mot en åpen leverandørfaktura, slik at fakturaen blir betalt i sin helhet. Leverandørfakturaen kvitteres automatisk ut til statusen Betalt. Kursforskjellen blir en egen rad på kontoutskriftens regnskapspostering, nedenfor transaksjonen som er matchet mot leverandørfakturaen. I bokføringsspesifikasjonen finner man opplysninger om hvilken leverandørfaktura kursforskjell-posteringen matches mot.
Konteringsregelen for automatisert behandling av kursforskjell kan innstilles i visningen Bilagstypenes standardkonteringer.
Radspesifikke vedleggsfiler i kontoutskrifter og KID-betalinger
Vedleggsfiler kan forhåndsvises i kontoutskriften og søkebevisningen for KID-betalinger ved å velge en transaksjonsrad og åpne vedleggspanelet fra bindersikonet. Eksisterende vedleggsfil kan vises ved å velge filnavnet. Nye vedleggsfiler legges til ved å dra og slippe filer på vedleggspanelet eller ved å bruke Legg til filer-knappen.Radspesifikke vedleggsfiler er også tilgjengelig i kontoutskriften eller KID-betalingens regnskapsvisning. Vær oppmerksom på at hvis vedleggsfiler legges til fra regnskapsvisningen, vil de bli behandlet som kontoutskriftsspesifikke vedlegg (i stedet for radspesifikke vedlegg). Disse vedleggsfilene vil ikke være synlige i søkevisningen for kontoutskrifter, da de ikke kan tildeles en bestemt transaksjonsrad.