Innlesing av materiale

 

 

 

Import av data finnes under punktet Administrasjon > Innlesing av materiale i programmenyen. Dimensjonsdata kan leses via Regnskapsopplysninger. Med unntak av fakturadata dreier det seg alltid om csv-filer. Fakturadata kan også være av typen ZIP-filer. Csv-filer kan opprettes og behandles for eksempel i Excel. I filer av denne type finnes datafelter som er atskilt fra hverandre med semikolon, og derfor må det ikke forekomme semikolon i selve datamaterialet.

 

Her er alle overføringsfiler som kan importeres til programmet listet opp:

 
▪ Overføringsfil for budsjettdata

▪ Overføringsfil for dimensjonsdata

▪ Overføringsfil for regnskapsdata

▪ Overføringsfil for beregningsdata

▪ Overføringsfil for forretningspartnerdata

▪ Overføringsfil for produktdata

Dataimport er et grensesnitt som er inkludert i Procountor-programmet, og som muliggjør overføring av data fra et annet program til Procountor manuelt. Grensesnittet er basert på nedlasting av CSV-filer i Procountor i samsvar med grensesnittbeskrivelsene definert av Procountor og ved hjelp av dette er det mulig å overføre bl.a. faktura-, forretningspartner- og produktdata. En mer omfattende beskrivelse av grensesnittet og de tekniske definisjonene av overføringsfilene finnes vedlagt.

Å kunne ta i bruk dataimport forutsetter at generering av overføringsfiler i samsvar med filbeskrivelsen definert i Procountor er implementert eller skal implementeres i det andre programmet som det sendes data til. Funksjonen for nedlasting av overføringsfiler finnes ferdig i Procountors brukergrensesnitt.

 

Først velges i rullegardinmenyen Innlesningstype (forretningspartner-, produkt-, budsjett-, regnskaps- eller beregningsdata/fakturadata). Filen som skal importeres hentes med Velg dokument -knappen. I vinduet som åpnes klikker man Velg fil og søker etter etter filen som skal importeres lokalt på din pc. Filen som finnes velges og tas under behandling med Fortsett -knappen.

 

Når filnavnet vises under punktet Dokumentets navn, går man over til neste fase ved å klikke Fortsett. Hvis man ikke tidligere har valgt Innlesningstype åpnes i denne fasen et vindu hvor typen kan velges. Da vises en linje som forteller hvordan importen av filen skrider fram.

 

Øverst på neste side vises et sammendrag av dataene eller totalt antall innleste rader (fakturaer) og antall riktig og feilaktig innleste rader. Totalsummen av fakturaene i NOK inkludert MVA vises også. Fakturadataene som skal importeres gis et navn. Man kan søke data med navn i Gruppenavn -valget under Bilagssøk. Navnet kan ha en lengde på maks 80 tegn.

 

Hvis en importert fil har feilaktige rader så har de rød farge. En feilaktig kolonne i en feilaktig rad har mørkerød farge. Hvis det ikke finnes en eneste mørkerød kolonne, ligger feilen i dimensjonsopplysningene matchet mot fakturaraden eller hele fakturaen.

 

Hvis fakturaen er matchet mot en forretningspartner og opplysningen i feltet er kommet fra registeret, er feltet framhevet med gult.

 

Ved å klikke Vis radopplysninger vises fakturarader på en valgt faktura. Hvis det er en feil på fakturaraden er den merket med rød farge og en feilaktig kolonne har mørkerød farge. Hvis det ikke finnes en eneste mørkerød kolonne, betyr det at det er en feil i dimensjoneringene matchet mot raden. Da importeres fakturaen og radene, men ingen dimensjonering foretas.

 

Ved å klikke Vis vedlegg vises vedleggsfilen til en valgt faktura. For én faktura kan det sammen med dataene komme én vedleggsfil, når filen med fakturadata er av typen ZIP.

 

Kryss av i Slett-kolonnen, hvis en rad ikke ønskes importert. Slett alle -knappen krysser av i Slett-kolonnen i alle rader. Import av hele datamengden kan avbrytes ved å klikke Angre.

Ved import av fakturadata får fakturaene som standard statusen Ikke avsluttet. Slike fakturaer kan redigeres via Bilagssøk.

 

Man kan velge å sende enkeltvise salgsfakturaer ved å krysse av i kolonnen Send?. Hvis man ønsker å sende alle salgsfakturaene, kan de enkelt sendes samtidig ved å klikke Alle til sending. Hvis fakturakanalen er Sendes ikke, godkjenner Send-funksjonen salgsfakturaen og gir den status Ikke sendt. I andre tilfeller godkjenner Send-funksjonen fakturaen, sender den og gir den status Sendt. Før salgsfakturaen sendes, vises den et øyeblikk i Forsendelseslisten med status Ikke avsluttet.

 

Hvis man på en leverandørfaktura krysser av i kolonnen Send?, sendes en e-postmelding om fakturaen til attestasjonsansvarlige for leverandørfakturaen, hvis godkjenningsrunde for leverandørfakturaer er i bruk.

 

I felt 33 (AG) i dataene som skal importeres kan forsendelseskoden oppgis på forhånd.

 

Hvis automatisk behandling av Inkasso- og rentekostnader er i bruk, kan ikke fakturerte inkasso- og rentekostnader legges til på fakturaene i fakturadataene ved å velge Inkasso- og rentekostnader.

 

Ved å klikke Lagre leses og lagres opplysningene i systemet.

 

Hvis det dreier seg om mye data, kan alternativet Bakgrunnskjøring velges, og da lagrer programmet dataene som en bakgrunnskjøring og brukeren kan fortsette sitt arbeid normalt med Procountor. Det kommer ingen melding om at bakgrunnskjøringen er ferdig. I Bilagssøk kan man sjekke om alle fakturaene i dataene er lest inn.

 

De samme fakturadataene kan inneholde salgs- og leverandørfakturaer, reise- og utleggsregninger samt journaler. Det er likevel mer oversiktlig hvis en fil har data av bare én type.

 

Hvis samme fakturadata importeres flere ganger, genereres fakturaene flere ganger.

Fakturaopplysninger kan importeres i filformatene csv eller ZIP.

▪ Csv er en fil der forskjellige opplysninger er skilt fra hverandre med semikolon.

▪ I en ZIP-filpakke kan man i tillegg til csv-filer legge inn filer som kommer som vedlegg til fakturaer.

 

Postbeskrivelse: Overføringsfil for beregningsdata

 

 

Øverst på neste side vises et sammendrag av dataene eller totalt antall innleste rader (forretningspartnere) samt antall riktig og feilaktig innleste.

 

Hvis en importert fil har feilaktige rader så har de rød farge. En feilaktig kolonne i en feilaktig rad har mørkerød farge.

 

De forretningspartnere som allerede finnes i registeret vises med gult. Med valget av type dataimport kan man påvirke hvordan man skal gå fram i forhold til nye og allerede eksisterende forretningspartnere i registeret. “Lagre nye rader og oppdater gamle rader” er standard. Hvis man kun ønsker å oppdatere opplysningene for eksisterende forretningspartnere i dataene som importeres, velges “Oppdater gamle rader” som type opplysninger som leses inn. Hvis man ikke ønsker å oppdatere opplysningene for eksisterende forretningspartnere, velges “Lagre nye rader” som dataimporttype.

 

Kryss av i Slette-kolonnen, hvis én rad ikke ønskes behandlet i det hele tatt. Alle skal slettes -knappen krysser av i Slette-kolonnen i alle rader. Import av hele datamengden kan avbrytes ved å klikke Angre.

 

Ved import av forretningspartnere kan man velge om en eventuell standardkonto og dimensjonsopplysninger i dataene skal behandles ved å huka av boksen Behandle standardkontoer og dimensjoner?. Hvis man gjentatte ganger importerer opplysninger for de samme forretningspartnerne og standardkontoen og dimensjonene ikke endres, så blir behandlingen raskere ved å fjerne valget.

 

Hvis det er krysset av for behandling av standardkontoer og dimensjoner og det ikke finnes standardkontoer i dataene, brukes Procountors standarder. Hvis det ikke finnes standarddimensjoner i dataene nullstilles standarddimensjonene for forretningspartneren.

 

Ved å klikke Lagre leses og lagres opplysningene i systemet.

 

Hvis det dreier seg om mye data, kan alternativet Bakgrunnskjøring velges, og da lagrer programmet dataene som en bakgrunnskjøring og brukeren kan fortsette sitt arbeid normalt med Procountor. Det kommer ingen melding om at bakgrunnskjøringen er ferdig. I forretningspartnerregisteret kan man sjekke om alle forretningspartnerne i dataene er lest inn.

 

De samme forretningspartnerdataene kan inneholde kunder, leverandører og personer. Det er likevel mer oversiktlig hvis en fil har data av bare én type.

 

Postbeskrivelse: Overføringsfil for forretningspartnerdata

 

Øverst på neste side vises et sammendrag av dataene eller totalt antall innleste rader (produkter) samt antall riktig og feilaktig innleste.

 

Hvis en importert fil har feilaktige rader så har de rød farge. En feilaktig kolonne i en feilaktig rad har mørkerød farge.

 

De produkter som allerede finnes i registeret vises med gult. Med valget av type dataimport kan man påvirke hvordan man skal gå fram i forhold til nye og allerede eksisterende produkter i registeret. “Lagre nye rader og oppdater gamle rader” er standard. Hvis man kun ønsker å oppdatere opplysningene for eksisterende produkter i dataene som importeres, velges “Oppdater gamle rader” som type opplysninger som leses inn. Hvis man ikke ønsker å oppdatere opplysningene for eksisterende produkter, velges “Lagre nye rader” som dataimporttype.

 

Kryss av i Slette-kolonnen, hvis én rad ikke ønskes behandlet i det hele tatt. Alle skal slettes -knappen krysser av i Slette-kolonnen i alle rader. Import av hele datamengden kan avbrytes ved å klikke Angre.

 

Ved å klikke Lagre leses og lagres opplysningene i systemet.

Hvis det dreier seg om mye data, kan alternativet Bakgrunnskjøring velges, og da lagrer programmet dataene som en bakgrunnskjøring og brukeren kan fortsette sitt arbeid normalt med Procountor. Det kommer ingen melding om at bakgrunnskjøringen er ferdig.

 

De samme produktdataene kan inneholde både innkjøps- og salgsprodukter. Det er likevel mer oversiktlig hvis en fil har data av bare én type.

 

Postbeskrivelse: Overføringsfil for produktdata

 

 

Øverst på neste side vises et sammendrag av dataene eller totalt antall innleste rader (bokføringsrader) samt antall riktig og feilaktig innleste. Hvis en importert fil har feilaktige rader så har de rød farge. En feilaktig kolonne i en feilaktig rad har mørkerød farge (kontoen finnes f.eks. ikke på kontoplanen). Hvis det finnes feilaktige rader i dataene, bør man avbryte dataimporten ved å klikke Angre og korrigere dataene for at det ikke skal genereres journaler hvor konteringen ikke stemmer.

 

Det må angis navn og dato for en journal som skal importeres i feltet Navn.

 

Med Status-valget kan man bestemme om journalen registreres med status Ikke avsluttet eller Godkjent. Hvis opplysningene i journalen ser ut til å være riktige og at man ønsker å ha med denne i det offisielle regnskapet, kan man som status velge direkte Godkjent, og da er det ikke nødvendig senere å bekrefte dette.

 

Kryss av i Slette-kolonnen, hvis én rad ikke ønskes behandlet i det hele tatt. Alle skal slettes -knappen krysser av i Slette-kolonnen i alle rader. Import av hele datamengden kan avbrytes ved å klikke Angre. Hvis man krysser av i Slette-kolonnen på en rad, bør også dens motpostering slettes for at det ikke skal genereres journaler hvor konteringen ikke stemmer.

 

Ved å klikke Lagre leses og lagres opplysningene i systemet.

Hvis det dreier seg om mye data, kan alternativet Bakgrunnskjøring velges, og da lagrer programmet dataene som en bakgrunnskjøring og brukeren kan fortsette sitt arbeid normalt med Procountor. Det kommer ingen melding om at bakgrunnskjøringen er ferdig.

Postbeskrivelse: Overføringsfil for regnskapsdata

 

Anvisninger for åpning av konto med overføringsfil for regnskapsdata.

 

 

Budsjettdata importeres ved å velge "Import av budsjettdata". Når data importeres, velges først en fil, og deretter åpnes et vindu hvor man kan angi en faktor som verdiene i dataene multipliseres med.

 

 

Øverst på neste side vises et sammendrag av dataene eller totalt antall innleste rader (budsjettrader) samt antall riktig og feilaktig innleste. Hvis en importert fil har feilaktige rader så har de rød farge. En feilaktig kolonne i en feilaktig rad har mørkerød farge (kontoen finnes f.eks. ikke på kontoplanen).

 

Kryss av i Slett-kolonnen, hvis en rad ikke ønskes importert. Slett alle -knappen krysser av i Slett-kolonnen i alle rader. Import av hele datamengden kan avbrytes ved å klikke Kanseller.

 

 

Ved å klikke Lagre leses og lagres opplysningene i systemet.

Hvis det dreier seg om mye data, kan alternativet Bakgrunnskjøring velges, og da lagrer programmet dataene som en bakgrunnskjøring og brukeren kan fortsette sitt arbeid normalt med Procountor. Det kommer ingen melding om at bakgrunnskjøringen er ferdig.

 

Postbeskrivelse: Overføringsfil for budsjettdata