Med overføringsfilen for forretningspartnerdata kan man komplettere Procountors forretningspartnerregister eller endre opplysninger om eksisterende forretningspartnere.
Forretningspartnerdata
Matching mot forretningspartnerregisteret skjer i følgende rekkefølge:
- Org.nr./F.nr. (felt 2 (B))
- Bankkontonummer (ikke hos kunden) (felt 14 (N))
- Kundenummer (felt 53 (BA))
Last ned CSV-mal
Dokument
En dataoverføringsfil er en tekstfil der én rad utgjør en post. Feltene i posten skilles fra hverandre med semikolon. Derfor kan ikke semikolon brukes i feltene. Filen har ikke en separat overskriftsrad, dvs postene begynner umiddelbart på filens første rad. CSV brukes som filtype, ellers kan filen navngis fritt. Dersom filen lages i en Excel-tabell og lagres i CSV-format (ikke CSV (Macintosh) eller CSV (MS-DOS)), blir feltets skilletegn og filtype automatisk korrekt. Tabellens første kolonne kan ikke stå tom, ellers ignorerer Excel den, og kolonnene vil ikke stå korrekt i tabellen. Ved å taste et mellomrom i tabellens celle A1, kan man unngå dette. Dersom filen lages ved hjelp av OpenOffice regneark, tilbyr programmet anførselstegn rundt tegnstrenger ved lagring i CSV-format. Denne innstillingen må slettes.
Dataoverføringsfilen kan inneholde en eller flere typer poster.
Postbeskrivelsen nedenfor inneholder følgende informasjon pr. post og pr. felt:
- Nr: feltets løpenummer
- Excel-celle: feltets kolonne i en Excel-tabell
- Feltnavn / Opplysning: hva slags informasjon gjelder det
- Obligatorisk eller ikke: X = obligatorisk, (X) = obligatorisk avhengig av situasjonen, tomt = frivillig
- Format: tekst, desimaltall, heltall, dato eller annet som er definert separat
- Tillatte verdier / Kontroll: verdier som er tillatt, eller skal det kontrolleres om opplysningene er riktige
- Standardverdi: verdien som feltet får, dersom den ikke er angitt i dataene
- Tilleggsopplysninger: annen informasjon, f.eks. dersom opplysningen brukes som informasjon for matching
Overføringsfilen for forretningspartnerdata kan inneholde to typer poster:
- Forretningspartnerpost, som inneholder forretningspartneropplysninger.
- Forretningspartnergruppepost som inneholder opplysninger om hvilke grupper forretningspartneren tilhører (ikke obligatorisk). Det kan finnes et ubegrenset antall Forretningspartnergruppeposter pr. Forretningspartnerpost. Forretningspartnergruppeopplysningen gjelder imidlertid kun én forretningspartner, hvor dennes post ligger i filen før gruppeposten.
Forretningspartnerpost
Forretningspartners basisopplysninger. 1 stk pr. forretningspartner.
Kolonne nr |
Excel-celle |
Feltnavn / Opplysning |
Obligatorisk eller ikke |
Format |
Tillatte verdier / Kontroll |
Standardverdi |
Tilleggsopplysninger |
1 |
A |
Type Org.nr. for bedrifter og type fødselsnummer for personer. |
(X) |
Tekst, 4 tegn |
NO (Norske bedrifter), F.nr. (Personer), FOR (Foreninger) eller tomt (Man ønsker ikke å bruke dette feltet). Dersom man skriver NO eller F.nr. her, kontrolleres det som er skrevet inn i kolonne 2 (B). For personer kontrolleres også kolonne 2 (B) dersom feltet står tomt. Dersom det er angitt verdi i kolonne 2 (B), må det angis type i denne kolonnen. Hvis ingen verdi i kolonne 2 (B), skal denne kolonnen holdes blank. |
||
2 |
B |
Org.nr./F.nr. |
(X) |
Tekst, 40 tegn |
Formatet kontrolleres |
Org.nr. for bedrifter og fødselsnummer eller fødselsdato for personer. Opplysningene brukes for å matche forretningspartneren mot forretningspartnerregisteret. Dersom det er angitt en verdi i denne kolonnen, må det angis type i kolonne 1 (A). |
|
3 |
C |
Forretningspartnertype |
X |
Tekst, 1 tegn |
C = Kunde |
I personregisteret lagres personer som det opprettes reise- og utleggsregninger for. Det kan lønne seg å legge personen til i kunderegisteret, selv om kundene er personer, fordi vanligvis har ikke personer en faktureringsadresse, og dette kan føre til problemer når det opprettes salgsfakturaer for vedkommende person. |
|
4 |
D |
Navn på forretningspartner |
X |
Tekst, 80 tegn |
Kun etternavn, dersom forretningspartnertypen er Person (kolonne 3 (C) = P)). |
||
5 |
E |
Fornavn (kun dersom forretningspartnertypen er Person) |
Tekst, 80 tegn |
Tas kun hensyn til dersom forretningspartnertypen er Person (kolonne 3 (C) = P). |
|||
6 |
F |
Gateadresse |
Tekst, 255 tegn |
Kvalifikatoropplysningen for navnet i adresseopplysningene angis i felt 54 (BB). |
|||
7 |
G |
Poststed |
Tekst, 80 tegn |
||||
8 |
H |
Postnummer |
Tekst, 20 tegn |
||||
9 |
I |
Landkode |
Tekst, 2 tegn |
Koden må kunne finnes i Procountors landregister eller landfeltet blir stående tomt. |
|||
10 |
J |
Telefonnummer |
Tekst |
||||
11 |
K |
Mobilnummer |
Tekst |
||||
12 |
L |
Telefaks |
Tekst |
||||
13 |
M |
Avdeling |
Tekst, 80 tegn |
Opplysningen legges inn i forretningspartnerregisteret > Registeropplysninger > Avdeling |
|||
14 |
N |
Bankkontonummer |
nnnnnn-nnnnnnnn eller IBAN |
Formatet kontrolleres |
Kun for personer og leverandører. Kundene behøver ikke kontonummer. Opplysningen brukes for å matche en forretningspartner mot forretningspartnerregisteret. |
||
15 |
O |
Betalingsbetingelse |
Heltall, 3 tegn |
Formatet kontrolleres |
Dersom det dreier seg om en kunde, og man bruker standard betalingsbetingelser for Salgsfakturaer, brukes dette og null, ellers 100. |
De to første tegnene indikerer antall dager (10 = 10 dager, 14 = 2 uker og 30 = 1 måned). Det tredje tegnet er størrelsen på betalingsprosenten. Vi anbefaler tallene 0,1,2,3,4 og 5. Eksempler: 104 = 10 dagers betalingstid med kontantrabatt på 4 %. 000 = Betales umiddelbart, ingen rabatt. |
|
16 |
P |
Betalingsmåte |
Tekst |
kontooverføring, kontanter, kredittkortdebitering, utenlandsbetaling eller annet |
kontooverføring |
||
17 |
Q |
Valutakode |
Tekst, 3 tegn |
Koden må kunne finnes i Procountors valutaregister. |
NOK |
||
18 |
R |
E-postadresse |
(X) |
Tekst, 80 tegn |
Formatet kontrolleres |
Dersom fakturakanalen, felt 26 (Z), er e-post (1), er opplysningen obligatorisk |
|
19 |
S |
Kontaktperson |
Tekst, 80 tegn |
||||
20 |
T |
Hjemkommune |
Tekst, 40 tegn |
Tas kun hensyn til for personer (felt 3 (C) = P) |
|||
21 |
U |
Skattekommune |
Tekst, 40 tegn |
Tas kun hensyn til for personer (felt 3 (C) = P) |
|||
22 |
V |
Leveringsmåte |
Tekst |
postlegging, på nettet, kurirtjeneste, frakttransport, buss, skal hentes eller tom |
|||
23 |
W |
Forsinkelsesrenteprosent |
Desimaltall |
0-100 |
7,5 |
||
24 |
X |
Fakturaens standardspråk |
Heltall, 1 tegn |
1 = Engelsk |
5 |
Legges kun inn som opplysning i rubrikken Faktureringsdata under seksjonen Språk i forretningspartnerregisteret. | |
25 |
Y |
Hjemmeside |
Tekst, 255 tegn |
||||
26 |
Z |
Fakturakanal |
Heltall |
1 = E-post |
2 |
Dersom verdien er 1 (E-post), må feltet 18 (R) være korrekt. Dersom verdien er 2 (Post), må feltet 48 (AV) være korrekt. |
|
27 |
AA |
Inaktivitetskode |
Tekst, 1 tegn |
P = Inaktiv |
|||
28 |
AB |
Standardtittel i dimensjonklasse 1 |
Tekst, 255 tegn |
Må kunne finnes blant titler for 1. dimensjon |
|||
29 |
AC |
Standardtittel i dimensjonklasse 2 |
Tekst, 255 tegn |
Må kunne finnes blant titler for 2. dimensjon |
|||
30 |
AD |
Standardtittel i dimensjonklasse 3 |
Tekst, 255 tegn |
Må kunne finnes blant titler for 3. dimensjon |
|||
31 |
AE |
Standardtittel i dimensjonklasse 4 |
Tekst, 255 tegn |
Må kunne finnes blant titler for 4. dimensjon |
|||
32 |
AF |
Standardtittel i dimensjonklasse 5 |
Tekst, 255 tegn |
Må kunne finnes blant titler for 5. dimensjon |
|||
33 |
AG |
Standardtittel i dimensjonklasse 6 |
Tekst, 255 tegn |
Må kunne finnes blant titler for 6. dimensjon |
|||
34 |
AH |
Debet-standardkonto for innkjøp |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
7799 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
35 |
AI |
Kredit-standardkonto for innkjøp |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
2400 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
36 |
AJ |
Standardkonto for avstemming av innkjøp |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
8890 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
37 |
AK |
Debet-standardkonto for salg |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
1500 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
38 |
AL |
Kredit-standardkonto for salg |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
3000 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
39 |
AM |
Debet-standardkonto for utleggregninger |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
7150 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
40 |
AN |
Kredit-standardkonto for utleggregninger |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
2930 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
41 |
AO |
Standardkonto for avstemming av utleggregninger |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
8890 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
42 |
AP |
Debet-standardkonto for reiseregninger |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
7150 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
43 |
AQ |
Kredit-standardkonto for reiseregninger |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
2930 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
44 |
AR |
Standardkonto for avstemming av reiseregninger |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
8890 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
45 |
AS |
Kredit-standardkonto for journaler |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
7799 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
46 |
AT |
Debet-standardkonto for journaler |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
7799 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
47 |
AU |
Standardkonto for avstemming av journaler |
Heltall, 4 tegn |
Må kunne finnes i kontoplanen |
8890 |
Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto. |
|
48 |
AV |
Faktureringsadresse |
Tekst, 255 tegn. |
Procountor kontrollerer feltets innhold ved å registrere 4 eller 5 ”\”-tegn i feltet. Hvis det er 5 slike tegn i feltet, er den andre oppgitte opplysningen en kvalifikator. Hvis det er 4 slike tegn, er den andre oppgitte opplysningen en gateadresse. |
En tom adresse genereres fra forretningspartnerens adresse (feltene 4-9 (D-I) + felt 54 (BB)). |
||
49 |
AW |
Leveringsadresse |
Tekst, 255 tegn. |
Procountor kontrollerer feltets innhold ved å registrere 4 eller 5 ”\”-tegn i feltet. Hvis det er 5 slike tegn i feltet, er den andre oppgitte opplysningen en kvalifikator. Hvis det er 4 slike tegn, er den andre oppgitte opplysningen en gateadresse. |
|||
53 |
BA |
Kundenummer |
Tekst, 40 tegn |
Kundenummeret må være unikt |
Opplysningen brukes til å matche fakturaen mot forretningspartnerregisteret. |
||
54 |
BB |
Kvalifikator |
Tekst , 80 tegn |
Kvalifikator for navn på forretningspartners adresse. Tas ikke hensyn til for personer (felt 3 (C) = P) |
|||
55 |
BC |
Bankens SWIFT-kode |
(X) |
Tekst, 8-11 tegn |
Formatet kontrolleres |
Obligatorisk dersom betalingsmåten (felt 16 (P)) er utenlandsbetaling. |
|
59 |
BG |
Antall dager med kontantrabatt |
Heltall |
||||
60 |
BH |
Kontantrabattprosent |
Desimaltall |
0-100 |
Forretningspartnergruppepost
Opplysninger om forretningspartnergruppe (0 til uendelig stk per forretningspartner).
NB! Opplysningene om forretningspartnergruppen gjelder kun én forretningspartner, og posten ligger i filen før gruppeposten (se tabellen over på denne siden).
Nr |
Excel-celle |
Feltnavn / Opplysning |
Obligatorisk eller ikke |
Format |
Tillatte verdier / Kontroll |
Standardverdi |
Tilleggsopplysninger |
1 |
A |
Tekst, 5 tegn |
GROUP |
Dersom forretningspartneren har en eneste GROUP-rad, vil alle gruppeopplysningene som gjelder partneren slettes, og nye opplysninger i samsvar med importdataene erstatter de eksisterende opplysningene. |
|||
2 |
B |
Gruppens navn |
Tekst |
Hvis ikke en gruppe med samme navn finnes, opprettes en ny gruppe i Procountor. |
|||
3 |
C |
Hovedgruppens navn |
Tekst |
Hvis ikke en hovedgruppe med samme navn finnes, opprettes en ny hovedgruppe i Procountor. |
|||
4 |
D |
Rapporteringsgruppe |
Tekst, 1 tegn |
X |
Det skal stå X i dette feltet, dersom det dreier seg om en rapporteringsgruppe. Forretningspartnere kan kun ha én gruppe. Dersom det står X i flere rader hos en forretningspartner, velges den øverste som rapporteringsgruppe. |