Overføringsfil for forretningspartnerdata – Procountor

Med overføringsfilen for forretningspartnerdata kan man komplettere Procountors forretningspartnerregister eller endre opplysninger om eksisterende forretningspartnere.

Forretningspartnerdata

Matching mot forretningspartnerregisteret skjer i følgende rekkefølge:

Org.nr./F.nr. (felt 2 (B))
Bankkontonummer (ikke hos kunden) (felt 14 (N))
Kundenummer (felt 53 (BA))

Dokument

En dataoverføringsfil er en tekstfil der én rad utgjør en post. Feltene i posten skilles fra hverandre med semikolon. Derfor kan ikke semikolon brukes i feltene. Filen har ikke en separat overskriftsrad, dvs postene begynner umiddelbart på filens første rad. CSV brukes som filtype, ellers kan filen navngis fritt. Dersom filen lages i en Excel-tabell og lagres i CSV-format (ikke CSV (Macintosh) eller CSV (MS-DOS)), blir feltets skilletegn og filtype automatisk korrekt. Tabellens første kolonne kan ikke stå tom, ellers ignorerer Excel den, og kolonnene vil ikke stå korrekt i tabellen. Ved å taste et mellomrom i tabellens celle A1, kan man unngå dette. Dersom filen lages ved hjelp av OpenOffice regneark, tilbyr programmet anførselstegn rundt tegnstrenger ved lagring i CSV-format. Denne innstillingen må slettes.

Dataoverføringsfilen kan inneholde en eller flere typer poster.

Postbeskrivelsen nedenfor inneholder følgende informasjon pr. post og pr. felt:

Nr: feltets løpenummer
Excel-celle: feltets kolonne i en Excel-tabell
Feltnavn / Opplysning: hva slags informasjon gjelder det
Obligatorisk eller ikke: X = obligatorisk, (X) = obligatorisk avhengig av situasjonen, tomt = frivillig
Format: tekst, desimaltall, heltall, dato eller annet som er definert separat
Tillatte verdier / Kontroll: verdier som er tillatt, eller skal det kontrolleres om opplysningene er riktige
Standardverdi: verdien som feltet får, dersom den ikke er angitt i dataene
Tilleggsopplysninger: annen informasjon, f.eks. dersom opplysningen brukes som informasjon for matching

Overføringsfilen for forretningspartnerdata kan inneholde to typer poster:

Forretningspartnerpost, som inneholder forretningspartneropplysninger.
Forretningspartnergruppepost som inneholder opplysninger om hvilke grupper forretningspartneren tilhører (ikke obligatorisk). Det kan finnes et ubegrenset antall Forretningspartnergruppeposter pr. Forretningspartnerpost. Forretningspartnergruppeopplysningen gjelder imidlertid kun én forretningspartner, hvor dennes post ligger i filen før gruppeposten.

Forretningspartnerpost

Forretningspartners basisopplysninger. 1 stk pr. forretningspartner.

Kolonne nr	Excel-celle	Feltnavn / Opplysning	Obligatorisk eller ikke	Format	Tillatte verdier / Kontroll	Standardverdi	Tilleggsopplysninger
1	A	Type Org.nr. for bedrifter og type fødselsnummer for personer.	(X)	Tekst, 4 tegn			NO (Norske bedrifter), F.nr. (Personer), FOR (Foreninger) eller tomt (Man ønsker ikke å bruke dette feltet). Dersom man skriver NO eller F.nr. her, kontrolleres det som er skrevet inn i kolonne 2 (B). For personer kontrolleres også kolonne 2 (B) dersom feltet står tomt. Dersom det er angitt verdi i kolonne 2 (B), må det angis type i denne kolonnen. Hvis ingen verdi i kolonne 2 (B), skal denne kolonnen holdes blank.
2	B	Org.nr./F.nr.	(X)	Tekst, 40 tegn	Formatet kontrolleres		Org.nr. for bedrifter og fødselsnummer eller fødselsdato for personer. Opplysningene brukes for å matche forretningspartneren mot forretningspartnerregisteret. Dersom det er angitt en verdi i denne kolonnen, må det angis type i kolonne 1 (A).
3	C	Forretningspartnertype	X	Tekst, 1 tegn	C = Kunde S = Leverandør P = Person		I personregisteret lagres personer som det opprettes reise- og utleggsregninger for. Det kan lønne seg å legge personen til i kunderegisteret, selv om kundene er personer, fordi vanligvis har ikke personer en faktureringsadresse, og dette kan føre til problemer når det opprettes salgsfakturaer for vedkommende person.
4	D	Navn på forretningspartner	X	Tekst, 80 tegn			Kun etternavn, dersom forretningspartnertypen er Person (kolonne 3 (C) = P)).
5	E	Fornavn (kun dersom forretningspartnertypen er Person)		Tekst, 80 tegn			Tas kun hensyn til dersom forretningspartnertypen er Person (kolonne 3 (C) = P).
6	F	Gateadresse		Tekst, 255 tegn			Kvalifikatoropplysningen for navnet i adresseopplysningene angis i felt 54 (BB).
7	G	Poststed		Tekst, 80 tegn
8	H	Postnummer		Tekst, 20 tegn
9	I	Landkode		Tekst, 2 tegn	Koden må kunne finnes i Procountors landregister eller landfeltet blir stående tomt.		Landkoder
10	J	Telefonnummer		Tekst
11	K	Mobilnummer		Tekst
12	L	Telefaks		Tekst
13	M	Avdeling		Tekst, 80 tegn			Opplysningen legges inn i forretningspartnerregisteret > Registeropplysninger > Avdeling
14	N	Bankkontonummer		nnnnnn-nnnnnnnn eller IBAN	Formatet kontrolleres		Kun for personer og leverandører. Kundene behøver ikke kontonummer. Opplysningen brukes for å matche en forretningspartner mot forretningspartnerregisteret.
15	O	Betalingsbetingelse		Heltall, 3 tegn	Formatet kontrolleres	Dersom det dreier seg om en kunde, og man bruker standard betalingsbetingelser for Salgsfakturaer, brukes dette og null, ellers 100.	De to første tegnene indikerer antall dager (10 = 10 dager, 14 = 2 uker og 30 = 1 måned). Det tredje tegnet er størrelsen på betalingsprosenten. Vi anbefaler tallene 0,1,2,3,4 og 5. Eksempler: 104 = 10 dagers betalingstid med kontantrabatt på 4 %. 000 = Betales umiddelbart, ingen rabatt.
16	P	Betalingsmåte		Tekst	kontooverføring, kontanter, kredittkortdebitering, utenlandsbetaling eller annet	kontooverføring
17	Q	Valutakode		Tekst, 3 tegn	Koden må kunne finnes i Procountors valutaregister.	NOK
18	R	E-postadresse	(X)	Tekst, 80 tegn	Formatet kontrolleres		Dersom fakturakanalen, felt 26 (Z), er e-post (1), er opplysningen obligatorisk
19	S	Kontaktperson		Tekst, 80 tegn
20	T	Hjemkommune		Tekst, 40 tegn			Tas kun hensyn til for personer (felt 3 (C) = P)
21	U	Skattekommune		Tekst, 40 tegn			Tas kun hensyn til for personer (felt 3 (C) = P)
22	V	Leveringsmåte		Tekst	postlegging, på nettet, kurirtjeneste, frakttransport, buss, skal hentes eller tom
23	W	Forsinkelsesrenteprosent		Desimaltall	0-100	7,5
24	X	Fakturaens standardspråk		Heltall, 1 tegn	1 = Engelsk 2 = Finsk 3 = Svensk 4 = Estisk 5 = Norsk	5	Legges kun inn som opplysning i rubrikken Faktureringsdata under seksjonen Språk i forretningspartnerregisteret.
25	Y	Hjemmeside		Tekst, 255 tegn
26	Z	Fakturakanal		Heltall	1 = E-post 2 = Post 6 = Sendes ikke	2	Dersom verdien er 1 (E-post), må feltet 18 (R) være korrekt. Dersom verdien er 2 (Post), må feltet 48 (AV) være korrekt.
27	AA	Inaktivitetskode		Tekst, 1 tegn	P = Inaktiv
28	AB	Standardtittel i dimensjonklasse 1		Tekst, 255 tegn	Må kunne finnes blant titler for 1. dimensjon
29	AC	Standardtittel i dimensjonklasse 2		Tekst, 255 tegn	Må kunne finnes blant titler for 2. dimensjon
30	AD	Standardtittel i dimensjonklasse 3		Tekst, 255 tegn	Må kunne finnes blant titler for 3. dimensjon
31	AE	Standardtittel i dimensjonklasse 4		Tekst, 255 tegn	Må kunne finnes blant titler for 4. dimensjon
32	AF	Standardtittel i dimensjonklasse 5		Tekst, 255 tegn	Må kunne finnes blant titler for 5. dimensjon
33	AG	Standardtittel i dimensjonklasse 6		Tekst, 255 tegn	Må kunne finnes blant titler for 6. dimensjon
34	AH	Debet-standardkonto for innkjøp		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	7799	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
35	AI	Kredit-standardkonto for innkjøp		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	2400	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
36	AJ	Standardkonto for avstemming av innkjøp		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	8890	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
37	AK	Debet-standardkonto for salg		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	1500	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
38	AL	Kredit-standardkonto for salg		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	3000	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
39	AM	Debet-standardkonto for utleggregninger		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	7150	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
40	AN	Kredit-standardkonto for utleggregninger		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	2930	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
41	AO	Standardkonto for avstemming av utleggregninger		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	8890	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
42	AP	Debet-standardkonto for reiseregninger		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	7150	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
43	AQ	Kredit-standardkonto for reiseregninger		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	2930	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
44	AR	Standardkonto for avstemming av reiseregninger		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	8890	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
45	AS	Kredit-standardkonto for journaler		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	7799	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
46	AT	Debet-standardkonto for journaler		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	7799	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
47	AU	Standardkonto for avstemming av journaler		Heltall, 4 tegn	Må kunne finnes i kontoplanen	8890	Dersom kontoen ikke finnes i kontoplanen, brukes standardkonto.
48	AV	Faktureringsadresse		Tekst, 255 tegn. Format: Navn\Kvalifikator\Gateadresse\Postnummer\By\Landkode eller Navn\Gateadresse\Postnummer\By\Landkode	Procountor kontrollerer feltets innhold ved å registrere 4 eller 5 ”\”-tegn i feltet. Hvis det er 5 slike tegn i feltet, er den andre oppgitte opplysningen en kvalifikator. Hvis det er 4 slike tegn, er den andre oppgitte opplysningen en gateadresse.	En tom adresse genereres fra forretningspartnerens adresse (feltene 4-9 (D-I) + felt 54 (BB)).
49	AW	Leveringsadresse		Tekst, 255 tegn. Format: Navn\Kvalifikator\Gateadresse\Postnummer\By\Landkode eller Navn\Gateadresse\Postnummer\By\Landkode	Procountor kontrollerer feltets innhold ved å registrere 4 eller 5 ”\”-tegn i feltet. Hvis det er 5 slike tegn i feltet, er den andre oppgitte opplysningen en kvalifikator. Hvis det er 4 slike tegn, er den andre oppgitte opplysningen en gateadresse.
53	BA	Kundenummer		Tekst, 40 tegn	Kundenummeret må være unikt		Opplysningen brukes til å matche fakturaen mot forretningspartnerregisteret.
54	BB	Kvalifikator		Tekst , 80 tegn			Kvalifikator for navn på forretningspartners adresse. Tas ikke hensyn til for personer (felt 3 (C) = P)
55	BC	Bankens SWIFT-kode	(X)	Tekst, 8-11 tegn	Formatet kontrolleres		Obligatorisk dersom betalingsmåten (felt 16 (P)) er utenlandsbetaling.
59	BG	Antall dager med kontantrabatt		Heltall
60	BH	Kontantrabattprosent		Desimaltall	0-100

Forretningspartnergruppepost

Opplysninger om forretningspartnergruppe (0 til uendelig stk per forretningspartner).

NB! Opplysningene om forretningspartnergruppen gjelder kun én forretningspartner, og posten ligger i filen før gruppeposten (se tabellen over på denne siden).

Nr	Excel-celle	Feltnavn / Opplysning	Obligatorisk eller ikke	Format	Tillatte verdier / Kontroll	Standardverdi	Tilleggsopplysninger
1	A			Tekst, 5 tegn	GROUP		Dersom forretningspartneren har en eneste GROUP-rad, vil alle gruppeopplysningene som gjelder partneren slettes, og nye opplysninger i samsvar med importdataene erstatter de eksisterende opplysningene.
2	B	Gruppens navn		Tekst	Hvis ikke en gruppe med samme navn finnes, opprettes en ny gruppe i Procountor.
3	C	Hovedgruppens navn		Tekst	Hvis ikke en hovedgruppe med samme navn finnes, opprettes en ny hovedgruppe i Procountor.
4	D	Rapporteringsgruppe		Tekst, 1 tegn	X		Det skal stå X i dette feltet, dersom det dreier seg om en rapporteringsgruppe. Forretningspartnere kan kun ha én gruppe. Dersom det står X i flere rader hos en forretningspartner, velges den øverste som rapporteringsgruppe.

Artikler i denne seksjonen

Med overføringsfilen for forretningspartnerdata kan man komplettere Procountors forretningspartnerregister eller endre opplysninger om eksisterende forretningspartnere.

Forretningspartnerdata

Dokument

Forretningspartnerpost

Forretningspartnergruppepost

Relaterte artikler