Dette er en guide om hvordan man overfører tall til årsoppgjørsprogram samt hva som skal gjøres i Procountor for å avslutte et regnskapsår.
For overføring av tall til årsoppgjørsprogram, kan man bruke avstemmingsverktøy Regnskap > > Kontrollrapporter for regnskapskontoene.
Når man velger dette punktet, kommer man til følgende bilde:
Det første man skal gjøre er å trykke Oppdater rapporteringsdatabasen. Dette kan man gjøre til en vane hver gang man starter opp denne funksjonen. Dette er for å forsikre seg at man jobber med de siste oppdaterte data. Så kan man sette startdato og sluttdato på regnskapsåret og trykke Hent. Man vil da få opp opplistet alle kontoer med saldo på venstre side av skjermbildet.
Men før man går videre kan man ta en sjekk om at det ikke finnes poster som ikke er godkjent. Velg Ikke forretningstransaksjoner og trykk Hent. Det skal ikke komme opp noen kontoer når dette blir gjort. Hvis det gjør det, har du et problem. Da må disse enten flyttes til neste år eller slettes. Hvis det allikevel må bokføres, fører dette kanskje til at det må foretas en ny runde med avstemning osv.
Hvis du ikke finner noen Ikke forretningstransaksjoner, setter du status tilbake til Alle eller Forretningstransaksjoner og trykk på Hent. Du skal da få opp saldobalansen opp på nytt. Da er det nok en ting du kan sjekke, nemlig om balansens total stemmer med resultatet totalt (se nedenfor). Hvis det ikke gjør det er ikke regnskapet i balanse, noe som mest sannsynlig skyldes transaksjoner som er godkjent, men ikke tatt med i MVA-beregningen på en måned. Da må man korrigere dette før man fortsetter med prosessen.
Hvis du ser at saldobalansen stemmer, høyreklikker du på en av bilagspostene i høyre bildet som igjen åpner en meny. Her velger du Åpne Excel.
Når du trykker Åpne Excel, kan valgmuligheten variere med hvilken nettleser du har og hvilken versjon av nettleseren. Enten må du åpne i Excel direkte eller lagre fila på en plass du finner den igjen. Når du får opp saldobalansen i Excel, ser den slik ut:
For årsoppgjørprogram som Finale og de fleste andre programmer, fjerner du kolonne A, og justerer kolonneoverskriftene slik at det blir som vist nedenfor:
Man lagrer så filen. Filtypen fra Procountor er CSV, og for Finale og de fleste andre årsoppgjørprogrammer er det et format som støttes. Innlesingen i Finale ser slik ut:
Når man er ferdig i Finale eller et annet årsoppgjørsprogram, får man ut posteringsjournal med avskrivninger, disponeringer osv. Denne bokføres i Procountor som et vanlig bilag med dato 31.12.XX
Når du har bokført årsavslutningsposteringene kan du gå inn på Kontrollrapport for regnskapskontorene. Trykk på Oppdater rapporteringsdatabase, juster datoene og trykk Hent. Da må du sjekke om summen av balansen er 0 og at resultatet er 0.
Når Procountor avslutter et år, kan programmet bokføre årets resultat automatisk på en konto. Man kan også bokføre dette selv så man har kontroll over dette.
For å avslutte året går du til Administrasjon ->Regnskapets opplysninger ->Regnskapsår. Deretter går du til Rediger finansperioder. Pass på at alle finansperiodene er avsluttet:
Så velger du Lukk regnskapsåret. Du vil da se at regnskapsåret har gått over fra Åpen til Avsluttet:
Da er året avsluttet og en ny åpningsbalanse bokført. For å sjekke denne kan du nok en gang gå til Kontrollrapport for regnskapskontorene. Her ser du at en ny åpningsbalanse er opprettet.