I Procountor kan man registrere avtaler til kundene, og opprette fakturaer basert på dem.
Knappen Avtaler er synlig i visningen Kundens grunnlagsdata som ligger øverst i bildet i visningen. Procountors Avtalefakturering er inkludert i Financials Premium pakken, men er gebyrbelagt for øvrige Financials pakker. Les mer om Avtalefakturering.
Via knappen åpner det seg visning Avtaler som inneholder en oversikt over basisopplysninger om kundens avtaler. Det er mulig å spesifisere ønsket antall avtaler for hver kunde.
Ved å klikke Vis kan man se og redigere eksisterende avtaler.
Ved å klikke Legg til kan man registrere nye avtaler.
Ved å klikke Kopier kan man lage en identisk kopi av en markert eksisterende avtale.
Ved å klikke Slett kan man slette eksisterende journaler. Om man ikke ønsker å bruke en avtale, og heller ikke slette den, kan den defineres som inaktiv når man er inne på selve avtalen.
Ved å klikke Vis og Legg til får man en visning der man kan angi avtaleopplysningene.
Ved hjelp av Adressekilde kan man definere om kundens adresseopplysninger hentes fra Kunderegisteret, noe som gjør at de ikke kan redigeres, eller fra Avtaleen som gjør at de kan redigeres. Fra Registeret hentes Betalingsbetingelser, Valuta, Inkl. MVA og Språk. Andre opplysninger kan fylles ut etter ønske.
Fra rullegardinmenyen kan man velge et passende månedsintervall som Faktureringsperiode i tillegg til en kombinasjon av fakturering og måned. For eksempel betyr 3 mnd, 1/4/7/10 at fakturering skjer med tre måneders mellomrom, i januar, april, juli og oktober. I Avtale-sidens øverste venstre hjørne kan man se når tid avtalen ble sist fakturert (Sist fakturerte) og hvilken avtale faktureringen gjaldt. Avtalens faktureringsopplysninger bør ikke endres midt i en faktureringsperiode. Dersom for eksempel en avtale har blitt fakturert med en faktureringsperiode på 3 mnd i perioden 01.04-30.06 og man ønsker å endre faktureringsperioden til 1 måned, kan man gjøre dette etter 30.06. Dersom man ønsker å endre perioden tidligere enn dette, bør man gjøre den eksisterende avtalen inaktiv og inngå en ny avtale.
Med Faktureringsperiodens startdato kan man definere hvilken dag i måneden faktureringsperioden skal starte. Dersom dette feltet står tomt, er standardinnstillingen månedens første dag, dvs. nr 1.
Faktureringsmåned under perioden definerer i hvilken måned fakturering skal skje. For eksempel betyr 3 mnd, 1/4/7/10 og Faktureringsmåned under perioden = 2 at fakturering skjer med tre måneders mellomrom i februar, (2 måned i året), mai, august og november når periodene er januar-mars, april-juni, juli-september, oktober-desember. Faktureringsmåned kan også falle utenfor perioden, f.eks. om man skriver -1 i feltet, ønsker man at fakturering skal skje i måneden før perioden, og tilsvarende vil nummer 4 i dette eksempelet bety at man ønsker å fakturere etter perioden, dvs. at perioden mai-juli faktureres først i april. Dersom dette feltet står tomt, er standardinnstillingen første faktureringsmåned innenfor perioden dvs. nr 1.
Det er Fakturaens dag i den fakturerte måneden som definerer hvilken dato fakturaen får. Dersom det står definert 31 i feltet, betyr dette alltid månedens siste dag. Dersom dette feltet står tomt, kan man fylle ut datoen i forbindelse med fakturering, ellers bruker programmet faktureringsmånedens første dag som standard.
Ved å klikke Slett kan man slette en avtale.
Knappen Forhåndsvisning viser avtalen i PDF-format.
Knappen Administrasjon åpner forretningspartnerens visning Administrasjon.
Med knappene Forrige og Neste kan man bla i avtaler i visningen Avtaler.
Det må defineres minimum en produktrad for avtalen. Standardproduktene som er definert for kunden, blir ikke inkludert i avtalen, og heller ikke på fakturaen som er basert på avtalen. Det er mulig å endre produktnavn i kolonnen Produkt, som kan ses på fakturaen, men i kolonnen Registerprodukt vises alltid det opprinnelige produktnavnet som er hentet fra registeret.
Ved å klikke Hent produkt kan man hente produkter/tjenester fra produktregisteret. I listen som åpner seg, som viser salgsproduktene som er lagt inn i Produktregisteret, søker man det ønskede produktet.
- Ved å klikke Finn produkter kan man spesifisere søket ved hjelp av produktnavn, -kode eller -gruppe. Produktet velges ved å klikke den tilsvarende raden. Man kan velge flere produkter samtidig ved hjelp av Ctrl- og Shift-taster.
- Ved å klikke Velg produkt kan de valgte produktene overføres til avtalen. Dersom et produktnavn endres i avtaleopplysninger, overføres produktets registernavn til kolonnen Registerprodukt.
Knappen Legg til en linje genererer en tom produktrad. Nødvendige opplysninger kan deretter fylles ut på den tomme produktraden.
Ved å klikke Kopier linjen kan avtalens produktrader kopieres. Først velger man raden som skal kopieres og deretter klikker man Kopier linjen. Et vindu åpner seg og programmet spør hvor mange kopier av raden man ønsker kopiert. Neste spørsmål gjelder om man ønsker å fordele mangden likt på alle linjene. Pris pr. enhet forblir den samme.
Ved å klikke Slett linjen kan man slette valgt produktrad fra avtalen.
Ved å klikke Standarddimensjoner kan man definere radspesifikke standarddimensjoner for produktrader, som brukes istedenfor standarddimensjoner i produktregisteret for produktet.
Fakturaer kan opprettes på basis av avtalene i visningen Avtalefakturering som finnes under programmenyens punkt Salg / Avtalefakturering.