Via "Dokumenter" kan man legge til dokumenter som informasjon om bedriften, som tilleggsinfo til ulike registere og ansatte. Dette er en tilleggsfunksjon som man kan bestille for en månedtlig kostnad. Funksjonen aktiveres via Bruksinnstillinger under Bedriftens Opplysninger. Via bildet "Dokumenter", kan man søke opp dokumenter som er knyttet til miljøet en befinner seg i og knytte opp bestemte dokument til forskjellige områder.
Funksjonen muliggjør arkivering og håndtering av bedriftens dokumenter og gjør behandlingen av regnskapet mer effektivt. Denne funksjonen aktiveres via Bruksinnstillinger via Bedriftens opplysninger.
Pris
For hvert dokument man lagrer i miljøet, økes bilagsmengden med 1 bilag. Så hvert dokument teller som et bilag i den totale bilagsmengden pr måned. Om man allerede har brukt opp den inkluderte bilagsmengden for en måned, og velger å laste opp et dokument, vil man overgå den inkluderte bilagsmengden med 1 bilag.
Hvordan brukes det?
Vedlegg kan arkiveres i følgende områder i Procountor:
- Bedriftens info (via Bedriftsopplysninger -> Basisopplysninger)
- Forretningspartner-register (kunde, leverandør og personregister)
- Produktregister
Aktivering og deaktivering av dokument-håndtering
Man aktiverer og deaktiverer funksjonen via bedriftens Bruksinnstillinger (Administrasjon -> Bedriftens opplysninger -> Bruksinnstillinger). Når funksjonen er aktivert via Bruksinnstillinger kan alle brukerne i miljøet legge til vedlegg i nye områder, gitt at de har minimum visningsvalg i det aktuelle området.
Om man ønsker å avslutte funksjonaliteten, kan man fjerne markeringen i boksen "Aktiver dokumenter i miljøet?" via Bruksinnstillinger. Om man avslutter funksjonen vil man ikke lenger ha tilgang til Dokument-visning eller opplastede vedlegg i Procountor. Vennligst sørg derfor for å laste ned og lagre vedlagte dokumenter i miljøet før man deaktiverer funksjonen.
Dokument visning i menyen
Etter man aktiverer Dokumenter vil det vises et nytt meny-valg i hovedpanelet i Procountor. I Dokumenter kan man søke opp dokumenter som befinner seg i miljøet og man kan knytte det aktuelle vedlegg opp mot andre områder.
Hent knappen bruker for å søke opp dokumenter. Søkeresultatene viser tid og dato, navn og personen som lastet opp den aktuelle filen.
Vedlagt kolonnen viser hvor i miljøet dokumentet er lagret. Ved å klikke på linken flyttes man til området hvor dokumentet er arkivert.
Man kan begrense sitt søk ved å endre søkekriterier til visse bilagstyper, til når dokumentet ble lastet inn i miljøet, til navnet til dokumentet eller navnet på personen som lastet opp dokumentet.
Man kan også legge til dokumenter med Legg til vedlegg knappen.