Procountor Varelager passer for bedrifter som trenger et enkelt og brukervennlig verktøy for administrasjon av sitt varelager. Varelagerfunksjonen overvåker transaksjoner og varebeholdninger av produkter spesifisert i Procountor-miljøet.
Lageroppføringer genereres automatisk når produkter definert som lagerprodukter blir brukt på kjøps- eller salgsfakturaer. Du kan også føre varer manuelt. Varelager genererer ikke egne bokføringer, og følgelig må oppføringer og endringer i lager gjøres i en journal.
Definisjon av lageroppføringer
Før du behandler varer i Varelager-modulen, må du definere vareprodukter. Dette gjøres i produktregisteret ved å kombinere samme produkt for både kjøp- og salg, noe du gjør inne på produktkortet til produktet. Kjøps- og salgsproduktet utgjør et par hvis lagerbeholdning øker når kjøpsproduktet brukes på kjøpsfakturaer og redusere når salgsproduktet brukes på salgsfakturaer. Det er ingen forskjell om du kombinerer et salgsprodukt med et kjøpsprodukt eller omvendt.
Du kan slå sammen produktparet ved å klikke på Tilsvarende produkt i lager-knappen. Hvis produktet ikke har et korresponderende produkt på salg- eller kjøpssiden, vises et vindu der du kan velge om du vil sette et eksisterende produkt i produktregisteret som det korresponderende produktet (Legg inn produkt), eller opprette ett nytt produkt (Opprett produkt). Hvis produktet har et korresponderende produkt for kjøp- eller salg i lagerstyring, vises et vindu der du kan velge å fjerne produktet. Hvis du ikke ønsker å gjøre noen endringer, klikker du på Angre-knappen.
Legg inn produkt-knappen åpner produktregisteret der du kan velge ønsket produkt.
Opprett produkt-knappen lager et nytt korresponderende salg- eller kjøpsprodukt ved å kopiere informasjonen til det produktet som er er representert ved valgt produktkort.
Tøm produkt-knappen skiller produktparet, og fjerner også varens beholdning, dvs. lagerbeholdningen er satt til null og varen utgår fra sortementet i Varelager-modulen. Hvis du vil endre det korresponderende salgs- eller kjøpsproduktet i lagerstyring, må du først separere produktparet.
Lagerbeholdningen vises på høyre side av søkeresultatlisten på Produktkortet. Du kan sjekke lagerbeholdningen og transaksjonene fra Registerrapporter og Lagerrapport
Lageroppføringer fra faktura
Når du bruker produkter tilknyttet varelageret på salgsfakturaer og godkjenner fakturaen, vil programmet spørre deg om du skal eksportere faktura-transaksjonen til lagerstyring. Når du bruker produkter på kjøpsfakturaer som er tilknyttet varelager, kan du generere en beholdningstransaksjon ved å klikke på Oppdater lageret-knappen på Kontrollering-siden på fakturaen. Når du klikker på Oppdater lager-knappen i Kontrollering-siden, opprettes en hendelse "Produktopplysningene er ooppdatert i lageret" på Fakturaens hendelsesopplysninger. Fakturaens hendelsesopplysninger vises i Kontrollering- og Betaling-sidene på fakturaen, men kan også velges som alternativ når man søker opp bilaget via Bilagssøk via Legg til funksjoner-knappen. Du kan oppdatere lagerbeholdningen når som helst, uavhengig av innkjøpsfakturaens status. Hvis du klikker på knappen mer enn én gang, vil den tidligere opprettede beholdningstransaksjonen bli slettet og en ny opprettet. Transaksjoner generert fra fakturaer bruker momsfrie priser fra hvilke rabatter er trukket fra.
De tilfeller der salgsfakturaer kan sendes uten å generere lagerstyringstransaksjoner inkluderer Massefaktura og bruk av eksportfil for faktureringsdata. Man må klikke på Oppdater varelager-knappen på kjøpsfakturaen for at Lageroppføringen skal inkluderes i Varelageret i miljøet.
Du kan ikke oppdatere beholdningen på siden for Kontrollering av flere fakturaer, og Lageroppføringer kan ikke opprettes som Journaler.
Hvis du endrer tilbake statusen for en Godkjent salgsfaktura til Ikke avsluttet, blir Lageroppføringen knyttet til fakturaen slettet fra Varelageret i miljøet.
Endringer i lagerbeholdning og manuelle oppføringer
Beholdningen av lagerprodukter vises i ytterste høyre kolonne i produktregisteret.
Programmenyen inneholder en Varelager-seksjon, hvor du kan se eksisterende Lageroppføringer, opprette nye og slette Lageroppføringer som er av typen Lagertransaksjon.
På Varelager-siden kan du søke etter oppføringer/bevegelser innen ønsket tidsperiode. Du kan begrense søket til et bestemt produkt ved å bruke Produktsøkekriteriet og til en bestemt type oppføringer/bevegelser ved å bruke Type-kriteriet. Det er tre typer av Lagerendringer: Leverandørfaktura, Faktura (Salg) og Lagertransaksjon. Du kan søke etter beholdningstransaksjoner av en bestemt type ved å bruke Type-søkekriteriet. Transaksjoner med av typen Leverandørfaktura eller Faktura genereres fra fakturaer. Transaksjoner av typen Lagertransaksjon er lagt inn manuelt. For transaksjoner av typen Faktura eller Leverandørfaktura er fakturanummer og navn på forretningspartner angitt i kolonnen Mer informasjon. Transaksjoner generert fra fakturaer bruker momsfrie priser, hvor eventuelle rabatter er trukket fra prisen.
Du kan opprette nye Lagertransaksjoner på Varelager-siden ved å klikke på knappen Ny lagerhendelse.
Hvis du klikker på Slett lagerposter-knappen, slettes lagertransaksjonen.
Ved å klikke på Ny Lagerhendelse-knappen åpnes Lagerhendelser-siden
Nye Lagerhendelser blir opprettet ved å velge Legg til (salg) eller Legg til (kjøp) knapperne i visningen Ved å klikke på disse knappene åpnes Produktregister-siden. Lagerproduktene som er angitt i Produktregister for salg- og innkjøp, vil bli vist på listen. Du kan velge mer enn ett produkt fra listen ved hjelp av Ctrl- og Shift-tastene. Ved å klikke på Velg produkt-knappen, overføres de valgte produktene som transaksjonsrader. Skriv inn endringen i enheter i Antall-kolonnen og Pris-kolonnen. Merk at man må sørge for å skrive minus (-)-tegn foran antallet (Antall) produkter man skal legge inn for Salg som Lagerhendelse. Dersom man skal legge inn en Lagerhendelse for Kjøp, bruker man et positivt antall. Standardverdien i kolonnen Pris er prisen som er angitt i Produktregister for salg- og innkjøp, avhengig av hvilket register du hentet produktet fra. Antallet vil være positivt dersom lagerbeholdningen har økt og negativt dersom det har gått ned. Prisen er alltid et positivt nummer.
Lagerrapport
Du kan åpne Lagerstyringsrapporten fra Varelager i programmenyen. Rapporten viser varebeholdning til angitt tid og transaksjonene som danner grunnlag for kalkulering av lagerbeholdningen. Øverst i menyen kan man Velge Eksporter data for å laste ned søkeresultatene i Excel-format (.csv).
I søkekriteriene angir man om man ønsker å søke etter Salg- eller Innkjøpsprodukter, hvilken datointervall man skal søke opp Lagertransaksjoner for, hvilken produktgruppe man ønsker å søke produkter for, produktkode, valideringstype og hvorvidt ma ønsker å inkludere rabatter fra produktradene på faktura. Når kriteriene er registert, klikker man Finn rapport for å søke. Dersom man ønsker å tømme de valgte verdiene i søkekriteriene, velger man Tøm-knappen.
Søkeresultatene angir transaksjonene for det valgte vare/produktet og daglige endringer for varen/produktets antall for den valgte tidsperioden. Det beregnes totalverdi for lagerbeholdning av produktet i NOK samt totalt antall dager lageromsetning.
Ved å velge Excel-, HTML-, og PDF-knappene kan man eksportere søkeresultatene i de fornevnte formatene. Dersom man velger
Lagerstyring uten Procountor's Varelager-modul
Hvis du ikke bruker Procountors Varelager-modul, kan du få en oversikt over hvilke produkter i Produktregisteret for salg som er brukt på Salgsfaktura og Salgsordre via den grafiske Salgsrapporten i Procountor. Det samme kan man gjøre for produkter tilknyttet innkjøp, via den grafiske Innkjøpsrapporten i Procountor.