Forskjellige typer e-post kan sendes fra Procountor programvaren. Blant annet fakturaer, bestillinger, betalingspåminnelser, meldinger om fakturaer som skal attesteres og massebrev kan sendes som e-post.
Salgsfaktura og salgs- og innkjøpsordre
For å sende salgsfakturaer eller salgs- og innkjøpsordre velg E-post som fakturakanal og angi ønsket e-postadresse. Dersom forretningspartnerens e-postadresse er registrert i registeret, blir dette hentet inn som standardinnstilling. Formatet på e-postadressen kontrolleres.
Faktura/bestilling legges ved e-postmeldingen i PDF-format. For å finne avsenderadressen for e-postmeldingen (felt Fra: ) kan du se dette i feltet E-postadresse til kontaktpersonen ved faktureringen i Bedriftsopplysninger. Dersom dette feltet står tomt, se hvilken e-postadresse som er registrert i Personlig informasjon og innstillinger. Dersom også dette feltet står tomt, vil procountor@procountor.com stå som svaradresse. Fakturaer som sendes som e-post, inneholder alle nødvendige opplysninger (fakturanummer, kontonummer etc), og ordet Faktura, Ordrebekreftelse, Innkjøpsordre eller Tilbud står i emnefeltet, i tillegg til fakturanummer eller bestillingsnummer samt navn på bedriften som har sendt fakturaen.
Betalingspåminnelse
Betalingspåminnelse kan sendes som e-post selv om fakturakanalen til den opprinnelige fakturaen er en annen. Dersom fakturaen har blitt sendt som e-post, tilbys adressen som har blitt brukt på fakturaen, som e-postadresse.
Betalingspåminnelser legges ved e-postmeldingen i PDF-format. For å finne avsenderadressen for e-postmeldingen (felt Fra: ) kan du se dette i feltet E-postadresse til kontaktpersonen ved faktureringen i Bedriftsopplysninger. Dersom dette feltet står tomt, se hvilken e-postadresse som er registrert i Egne opplysninger og innstillinger. Dersom også dette feltet står tomt, vil procountor@procountor.com stå som svaradresse. Fakturaer som sendes som e-post, inneholder alle nødvendige opplysninger (fakturanummer, kontonummer etc), og ordet Faktura, Ordrebekreftelse, Innkjøpsordre eller Tilbud står i emnefeltet, i tillegg til fakturanummer eller bestillingsnummer samt navn på bedriften som har sendt fakturaen.
Melding om leverandørfaktura, reise- eller utleggsregning som skal attesteres eller godkjennes
Det er mulig å sende en påminnelse om leverandørfakturaer og reise- og utleggsregninger som e-post, til fakturaens attestasjons- og godkjenningsansvarlig. Deres e-postadresser må være angitt under brukerens Egne opplysninger og innstillinger.
Påminnelsesmeldinger blir sendt fra Procountor med regelmessige mellomrom, og dersom det står flere påminnelser i kø til den samme attestasjons-/godkjenningsansvarlige, vil meldingene bli samlet i samme e-postmelding. E-postmeldingen inneholder en lenke som tar brukeren til Provountor innloggingsside og som henter de nevnte fakturaene til Bilagssøk etter at vedkommende har logget seg inn på Procountor. I feltet avsenderopplysninger (felt Fra: ) vil det stå procountor@procountor.com stå som svaradresse. Slike e-posthenvendelser skal ikke besvares.
Les mer om godkjenningsrunde av fakturaer.
E-posten sendes fra Procountor, men mottaker får ikke eposten
Når man sender ut alle typer eposter fra Procountor (faktura, varsel om godkjenning etc), vil epostene alltid sendes fra Procountor sin server: mda-out.datacenter.fi, selv om eposten avsender (adressen i "Fra" feltet) vises på bilaget (som defineres i området Kontaktpersoner i Bedriftens opplysninger). Så om for eksempel: fornavn.etternavn@firma.no er lagret som eposten til kontaktpersonen for fakturering i Bedriftens opplysninger, vil denne eposten brukes som sendingsadresse, men eposten i seg selv sendes faktisk fra serveren: mda-out.datacenter.fi.
I slike situasjoner, når en epost kommer fra Procountor sin server, men serveren i sender sin epostadresse tilhører en annen server (for eksempel @firma.no), kan det hende at eposten ikke kommer igjennom til mottaker eller ender opp i "søppelpost". Dette skjer isåfall fordi mottaker sitt epostdomene mistenker avsender sin adresse for å være spam. Et SPF-system (Senders Policy Framework) er et verktøy som validerer avsender av innkommende epost, hvor man må legge inn server-adresser som godkjennes for mottak av epost slik at man unngår blokkering av forsendelser. Om sender opplever at epost sendt fra Procountor ikke når ut, kan det hende at Procountor sin server-adresse må legges til i SPF-databasen for DNS (Domain name settings) innstillingene til avsenders epost-domene, slik at sender har tillatelse til å sende epost fra Procountor sin server til mottaker. Med korrekt SPF innstillinger vil avsenderen "varsle" til mottakerens DNS at de ikke er en uønsket klient.
I så tilfelle må adressen: _spf.datacenter.fi inkluderes i TXT data i avsender sine DNS (SPF) innstillinger. Såfrem den nevnte adressen er registrert i SPF innstillingene til avsender sin epost, vil alle eposter som sendes fra Procountor komme frem da mottaker sin eposttjener identifiserer Procountor sin server som en trygg klient.
Alternativt kan man benytte adressen: procountor@procountor.com som utgående epostadresse i feltet E-postadressen til kontaktperson for faktureringen i Bedriftens opplysninger. Da vil eposten avsenderadresse være procountor@procountor.com, som standard har korrekte SPF innstillinger i sine DNS innstillinger.
Du kan lese mer om SPF innstillinger via denne linken. Vi anbefaler våre kunder å ta kontakt med sin lokale IT support eller epostdomene-leverandør for å korrigere sine DNS/SPF-innstillinger.
Kontakt kundeservice@finago.com for ytterligere info rundt DNS/SPF innstillinger.