En fakturaspesifikk diskusjonsvisning kan finnes i hver innkjøps-, reise- og utgiftsfaktura. I disse diskusjonsvisningene kan brukere se diskusjonen og transaksjonene knyttet til denne fakturaen. Diskusjonen inkluderer alle fakturastatusendringer og meldinger sendt fra brukere fra både Procountor og Mini. På denne måten kan brukere som behandler samme faktura bidra med kommentarer og stille fakturaspesifikke spørsmål.
Diskusjonsvisningen
Diskusjonsfunksjonen er tilgjengelig i innkjøps-, reise- og utleggsfakturaer. Brukere som har tilgang til fakturaen kan se og delta i diskusjonen knyttet til fakturaen.
Diskusjonsvinduet åpnes med Diskusjon-knappen som finnes i ulike fakturavisninger: Faktura-, Regnskap-, Dimensjoner-, Attestasjon- og Betaling-visninger. Innholdet i diskusjonsvinduet er likt i alle visninger.
Diskusjon-knappen inkluderer et tall som viser hvor mange meldinger som er sendt. For eksempel viser teksten «Diskusjon (2)» at to meldinger har blitt sendt i diskusjonen.
Diskusjonsvinduet viser alle meldinger som hittil er sendt. I tillegg inkluderer det fakturaens hendelsesopplysninger, mao. statusendringene til fakturaen. En ny melding kan skrives i tekstfeltet nederst i vinduet. Meldingen sendes med Send.
Diskusjonsvinduet kan lukkes ved å velge lukkeikonet øverst til høyre. Ved siden av lukkeikonet kan oppdateringsikonet brukes til å oppdatere diskusjonen. Diskusjonen oppdateres også automatisk hver gang vinduet åpnes.
Diskusjonsfunksjonen kan deaktiveres fra alle fakturaer i Brukerinnstillinger.
Diskusjonsinnholdet
Diskusjonsfunksjone kan brukes for alle typer situasjoner, f.eks. kan den brukes til å stille spørsmål eller sende kommentarer til neste behandler av fakturaen.
Alle meldinger inneholder et tidsstempel og navnet på brukeren som sendte meldingen.
I tillegg til meldingene, viser diskusjonen hver fakturatransaksjon (eller statusendring). Transaksjonene henviser til handlinger knyttet til fakturaen: første lagring, redigeringer, attestering, godkjenning, osv. Tiden og brukeren vises ved siden av hver handling. I tillegg, hvis brukeren har lagt til en kommentar under attesteringen, godkjenningen, osv., vises kommentaren.
Meldingene og transaksjonene vises med forskjellige fontfarger: meldingene er skrevet med svart, og transaksjonene (sammen med kommentarene) er skrevet med grått.
Diskusjonene lagres på fakturaene «på ubestemt tid», mao. vil de ikke fjernes. For øyeblikket er det ikke mulig å slette enkeltkommentarer eller diskusjoner.
Diskusjonen oppdateres hver gang vinduet åpnes. Diskusjonen kan også oppdateres manuelt ved å klikke på oppdateringsikonet øverst til høyre.
Diskusjon i Procountor Mini
Diskusjonsfunksjonen muliggjør kommunikasjon mellom Mini og Procountor. De samme meldingene ses i både Mini og Procountor uavhengig av hvor meldingen først ble skrevet.
Diskusjonen i Mini inkluderer ikke fakturaens hendelsesopplysninger. Derfor vil eventuelle kommentarer under attestering eller godkjenning ikke vises i Mini. Kommentarene som angis i Mini vises imidlertid som normalt i Procountor.
Deaktivere diskusjoner
Diskusjonsfunksjonen er tilgjengelig for fakturaer som standard. Imidlertid kan funksjonen deaktiveres fra fakturaer ved å gå til Brukerinnstillinger og fjerne avkrysningen for «Fakturaspesifikk kommunikasjon».
Når funksjonen er deaktivert, skjules Diskusjon-knappene og det er ikke mulig å få tilgang til diskusjonene. Fakturatransaksjonsinformasjonen vil være synlig som vanlig i Attestasjon-visningen av fakturaen. Ytterligere informasjon om statusendringene kan også finnes i alle fakturasøkvisninger under Legg til funksjoner > Fakturaens hendelsesopplysninger.
Meldingene sendt i diskusjonen vil ikke bli fjernet, selv om funksjonen deaktiveres. Hvis funksjonen tas i bruk igjen, vil de tidligere diskusjonene bli synlige igjen.