Du kan få tilgang til bilagssøk-visning gjennom Søk-feltet i hovedmenyen. Gjennom bilagssøk kan du søke etter alle forskjellige bilagstyper. I denne artikkelen finner du informasjon om søkekriteriene, samt knappene og funksjonene i bilagssøk-visningen.
Søkekriterier
Søkekriteriene funnet i den øvre delen av bilagssøk-visningen, er de følgende:
Fakturaer mellom: søk på bilag fra en bestemt datoperiode.
Eller velg datoperiode: alternativt kan du velge en fastsatt datoperiode fra menyen. Alternativer i menyen er:
- Ingen valgt: Dette valget vises i menyen, hvis datoer i Fakturaer mellom-søkekriteriet er tomme
- Denne uka: Startdatoen for fakturaer mellom-søkekriteriet blir automatisk mandag i gjeldende uke
- Forrige uke: Startdatoen for fakturaer mellom-søkekriteriet blir automatisk mandag i siste uke
- Denne måneden: Startdatoen for fakturaer mellom-søkekriteriet blir automatisk den første dagen i gjeldende måned
- Sist måned: Startdatoen for fakturaer mellom-søkekriteriet blir automatisk den første dagen i siste måned
- Siste 6 måneder: Startdatoen for fakturaer mellom-søkekriteriet blir automatisk den første dagen i måneden seks måneder tilbake
- Periode: Startdatoen for fakturaer mellom-søkekriteriet blir automatisk den første dagen i gjeldende år
- Siste året: Startdatoen for fakturaer mellom-søkekriteriet blir automatisk den første dagen i siste år
- Kunde: dette valget vises i menyen, hvis datoene for fakturaer mellom-søkekriteriet er angitt manuelt
Hent: i feltet kan du skrive inn tekst eller tall for bilagssøk. Søket dekker flere fakturarelaterte felt, slik som navn, adresse, inkluderte produkter og fakturanummer. Du kan også søke etter flere fakturanumre ved å skille dem med kommaer (for eksempel "1, 2, 3"), eller ved å angi et fakturanummerområde (for eksempel "1-3").
Søketype: alternativer i menyen er de følgende:
- Fakturaene: dekker alle bilagstyper bortsett fra periodiske skattemeldinger
- Åpne fakturaer: dekker salgsfakturaer, kjøpsfakturaer, reise- og kostnadsfakturaer samt periodiske skattemeldinger
- Fakturaer som skal attesteres: dekker kjøpsfakturaer, innkjøpsordre, reise- og kostnadsfakturaer samt journalbilag
- Fakturaer som skal betales: dekker kjøps-, reise- og kostnadsfakturaer samt periodiske skattemeldinger
Bilagsart: du kan velge alle bilagstyper eller bestemme hvilke du vil inkludere i søket. Valget som er angitt i Søketype-menyen fastslår hvilke bilagstyper du kan velge i Bilagsart-menyen. Hvis ingen valg er angitt i denne menyen, vil Procountor søke etter alle bilagstyper som kan inkluderes i søket i henhold til valget i søketype-menyen.
Status: du kan velge alle statuser eller fastslå statusene du vil inkludere i søket. Valget som er angitt i Bilagsart-menyen fastslår hvilke statuser du kan velge i Status-menyen.
Knapper øverst i visningen
- Søk opp fakturaer: søk etter fakturaer i henhold til de bestemte søkekriteriene
- Tøm: fjern de angitte søkekriteriene
- Lagre søket: lagre de angitte søkekriteriene i ditt eget søk for senere bruk. Du finner mer informasjon om hvordan du lagrer dine egne søk i kapitlet Personlige søk i denne artikkelen.
Avansert søk
Under Søkekriterier-seksjonen finner du Avansert søk. Søkekriteriene for avansert søk vises når du klikker på nedoverpilen på høyre side av seksjonen. Avansert søk inneholder følgende søkekriterier:
Periodiserte bilag, der alternativene er:
- Ingen valgt: standard valg
- Kun ikke-periodiserte bilag: søk bare etter bilag som ikke er periodisert ved hjelp av periodiseringsverktøyet
- Kun periodiserte bilag: søk bare etter bilag som er periodisert ved hjelp av periodiseringsverktøyet
Avgrensing av forretningspartnergruppen, der alternativer er:
- Ingen valgt: standard valg
- Nåværende gruppe: søk etter bilag tildelt til en forretningspartner som for øyeblikket tilhører gruppen som er valgt i Forretningspartnergruppe-søkekriteriet
- Gruppe på utarbeidelsestidspunkt: søk etter bilag tildelt en forretningspartner som opprinnelig (når fakturaen ble opprettet) tilhørte gruppen valgt i Forretningspartnergruppe-søkekriteriet, men som muligens ikke lenger tilhører den gruppen
Påminnelse sendt, der alternativene er:
- Ingen valgt: standard valg
- Ja: søk bare etter bilag som en betalingspåminnelse er sendt for
- Nei: søk bare etter bilag som ingen betalingspåminnelse er sendt for
Søke kun de som ikke er matchet: som standard er dette alternativet ikke valgt. Når du velger dette alternativet, vil kun bilag som ikke er tildelt noen forretningspartnere bli inkludert i søket.
Søk kun ikke fakturerte: som standard er dette alternativet ikke valgt. Når du velger dette alternativet, vil kun bilag som ikke er fakturert bli inkludert i søket.
Search flagged invoices only: Searches invoices which have been flagged in Accounting page or Verification view. More about flagging here.
Forretningspartnergruppe: menyen inneholder alle forretningspartnergrupper angitt i Procountor. Når du velger en forretningspartnergruppe fra menyen, blir kun bilag tildelt en forretningspartner som tilhører den gruppen inkludert i søket.
Fakturakanal: menyen inneholder alle fakturakanaler som er tilgjengelige i Procountor. Når du velger en fakturakanal fra menyen blir kun bilag som har den valgte fakturakanalen inkludert i søket.
Fakturagruppe: gjør det mulig å søke etter bilag opprettet via Massefaktura-funksjonen eller periodiseringsverktøyet etter fakturagruppens navn. Menyen inneholder alle fakturagrupper generert i Procountor.
Ansvarlig person for administrasjonen: menyen inneholder alle brukere av selskapets Procountor-miljø. Når du velger en bruker fra menyen, blir kun bilag tildelt en forretningspartner der brukeren er angitt som den ansvarlige personen (i forretningspartnerens Administrasjon-visning) inkludert i søket.
Redigert sist av: menyen inneholder alle brukerne av selskapets Procountor-miljø. Når du velger en bruker fra menyen, vil kun bilag sist redigert av den valgte brukeren bli inkludert i søket.
Regnskapsåret i tiden: søk etter bilag etter regnskapsperiode.
Regnskapsdag i tiden: søk etter bilag etter regnskapsdato.
Leveringsdag mellom: søk etter bilag etter leveringsdato.
Betalingsdato mellom: søk etter bilag etter betalingsdato.
Forfallsdato mellom: søk etter bilag etter forfallsdato.
Du kan også velge en fast datoperiode fra Eller velg datoperiode-menyen som finnes under hvert av kriteriene over. Alternativene i menyen er de samme som for søkekriteriet Fakturaer mellom.
Regnskapsverdi og valuta: søk etter bilag etter regnskapsverdi ved å skrive inn en verdi i feltet og etter valutaen ved å velge en valuta fra menyen.
Forretningspartner, som matchingen gjelder: søk etter bilag som er blitt tildelt en bestemt forretningspartner. Velg en forretningspartner ved hjelp av Hent-knappen og fjern valget du har gjort ved hjelp av Tøm-knappen.
Hovedbokkontoer: søk etter bilag som er blitt booket til en bestemt hovedbokkonto eller -kontoer. Velg hovedbokkonto eller -kontoer ved enten å klikke på dem på listen (flere valg kan gjøres ved hjelp av CTRL-knappen), eller ved hjelp av Hent-knappen. Valgene kan fjernes ved hjelp av Tøm-knappen.
Dimensjoner: når du velger en dimensjon og dimensjonens punkt eller punkter, vil kun bilag som er tildelt disse punktene bli inkludert i søket. Dimensjoner-menyen inneholder alle dimensjonene som er satt opp i selskapets Procountor-miljø.
- Under dimensjoner-menyen finner du Titler-vinduet, hvor du kan velge en tittel (underdimensjon) eller tittel som tilhører den valgte dimensjonen. Velg titler ved enten å klikke på dem på listen (flere valg kan gjøres ved hjelp av CTRL-knappen), eller ved hjelp av Hent-knappen. Valgene kan fjernes ved hjelp av Tøm-knappen.
Fakturaens hendelsesopplysninger: søk etter bilag etter transaksjonsinformasjon.
- Du kan angi datoperioden i Søk mellom-feltene. Du kan også velge et fast datoperiode fra Eller velg datoperiode-menyen. Alternativene i menyen er de samme som for søkekriteriet Fakturaer mellom.
- Fra Regningshendelsetype-menyen velger du transaksjonen som bilagssøket vil basere seg på. Menyen inkluderer alle bilagstransaksjoner som kan utføres i Procountor.
- Når du skriver inn en brukers navn i Hendelsesfaktor-feltet, vil kun transaksjoner utført av denne brukeren bli inkludert i søket.
Søkeresultater
Som standard er følgende kolonner inkludert i søkeresultatene:
- Navn
- Organisasjonsnummer
- Bilagsnummer
- Fakturaens dato
- Regnskapsverdi
- Bilagsart
- Status
- Forfallsdato
- Betalingsdato
- Fakturakanal
- Vedlegg
- Notater
- Fakturautstederens fakturanummer
Ved å bruke 
(Tilpass kolonnevisning) knappen funnet på høyre side av søkeresultatene, kan du fastslå hvilke kolonner som skal inkluderes i søkeresultatene. Knappen åpner en liste over kolonnene, og du kan skjule en kolonne fra søkeresultatene ved å klikke på navnet på kolonnen på listen.
Ved å bruke 
(Nullstill tabellkolonnene tilbake til standardstatus) knappen på venstre side av 
knappen, kan du få de skjulte kolonnene til å vise seg i søkeresultatene.
Knapper og menyer funnet over søkeresultatene
Du kan velge bilag i søkeresultatene ved å klikke på raden og åpne bilagets Faktura-visning ved å klikke på kolonnen Navn i bilagsraden. Over søkeresultatene finner du knapper og menyer for håndtering av bilagene som er oppført i søkeresultatene. Disse knappene og menyene er oppført nedenfor.
Gå til: via denne menyen kan du få tilgang til bilagets Faktura-, Regnskap- og Dimensjoner- og Vedleggs -sider.
Forhåndsvisning: via denne knappen kan du forhåndsvise det valgte bilaget i PDF-format
Utskrivbar liste: knappen åpner søkeresultatet og MVA-oversikt i HTML/PDF-format. I menyen som åpnes fra høyre side av knappen finner du følgende alternativer for eksport av søkeresultatene:
- Søkeresultat og MVA-spesifisering (HTML)
- Søkeresultat og MVA-spesifisering (PDF)
- ZIP-pakke i utskriftsvennlig versjon
- PDF-pakke i utskriftsvennlig versjon
- PDF-pakke i utskriftsvennlig versjon, også vedlegg
- PDF-pakke i utskriftsvennlig versjon, kun vedlegg
- Enkel export-dokument
- Omfattende export-dokument
Kontrollering: knappen åpner kontrollvisningen for det valgte bilagets Kontrollering-visning. Fra menyen som åpnes fra høyre side av knappen, kan du også få tilgang til Kontroll av flere fakturaer-visningen.
Betaling: knappen åpner Betaling-visningen for det valgte bilaget. Fra menyen som åpnes fra høyre side av knappen, kan du også få tilgang til Betaling av flere fakturaer-visning.
Betalingspåminnelse: via denne knappen kan du få tilgang til Betalingspåminnelse-visningen.
Flere handlinger: menyen inkluderer følgende funksjoner:
- Mangedimensjonering
- Godkjenning/sending av flere fakturaer
- Behandling av flere ordre
- Ugyldiggjørelse av flere fakturaer
- Kombinering av ordre til faktura
- Spesialtilfeller
- Fakturaens hendelsesopplysninger
- Notater
- Send
- Lag ny faktura
- Merk flere regninger som betalt
Faste søk
I tillegg til generelt Bilag-søk, er følgende søk med faste søkekriterier tilgjengelige i hovedmenyens søkefelt:
- Åpne fakturaer (Alle typer)
- Åpne salgsfakturaer
- Åpne kjøp
- Fakturaer for attestasjon
Personlige søk
Gjennom Lagre søket-knappen øverst i Bilagssøk-visningen kan du lagre dine personlige søk for senere bruk. Ved å bruke dine egne lagrede søk, kan du bruke søkekriteriene som er angitt for det søket automatisk uten å måtte bestemme dem igjen manuelt. Lagrede søk er knyttet til brukeren, men ikke til miljøet. Dette betyr at lagrede søk bare vil være synlige for brukeren som lagret dem, og ikke for andre brukere i miljøet.
Lagre ditt eget søk
- Bestem de foretrukne søkekriteriene i bilagssøk-visningen
- Klikk på Lagre søket-knappen øverst i visningen
- Navngi søket ditt og klikk på OK i vinduet Lagre søket som som åpnes når du trykker på knappen
Bruke ditt eget søk
Når du har lagret søket ditt, blir det vist i hovedmenyens søkefelt. Du kan søke etter bilag ved å bruke ditt eget søk ved å velge det fra søkefeltet. Når du velger ditt eget søk, åpnes bilagssøk-resultater automatisk, basert på søkekriteriene for ditt eget lagrede søk.
Slette ditt eget søk
- Velg søket ditt fra søkefeltet i hovedmenyen
- På bilagssøk-visningen som åpnes, klikker du på Slett lagret søk-knappen øverst i visningen
- Klikk på OK i vinduet Slett lagret søk som åpnes når du trykker på knappen