Maksuvahti – Procountor

Vad är Maksuvahti?

Maksuvahti är en påminnelse- och inkassotjänst integrerad i Procountor-programvaran med automatisk betalningsövervakning. Med tjänsten kan du effektivt och enkelt få in öppna fordringar så att kundrelationen bibehålls trots tillfälliga betalningssvårigheter. Med Maksuvahtis automatiska betalningsövervakning kan du automatisera påminnelser om obetalda fakturor. Genom att påminna i rätt tid kan du säkerställa att fordringarna tas in så snabbt som möjligt.

Tjänsten är genomförd i samarbete med vår partner Kravia Finland Oy och är tillgänglig direkt från Procountor.

Prissättning

Kravia står för kostnaderna för inkasso som avslutats utan resultat. Uppdragsgivaren ansvarar dock för inkassokostnader i situationer där en domstolsbehandlad utmätning har avslutats på grund av gäldenärens insolvens.
Priserna för att väcka talan inkluderar domstolens kostnad för att behandla ett obestritt ärende på 70,00 euro och ansökningsavgiften. Tjänsten faktureras i samband med att talan väcks. Om en begränsad talan bestrids av motparten, ändras ärendets behandling automatiskt till ett så kallat omfattande tvistemål. Detta är separat timdebiterat arbete. Huvudmannen får hela kapitalet och ansökningsavgiften (exklusive moms) förutsatt att gäldenären har betalat dem till Kravia.
Timdebitering för bestridda ärenden är 200 euro + moms.

Du hittar hela prissättningen och avtalsvillkoren för Maksuvahti här (på engelska).

Nödvändig information före implementering

Innan implementeringsprocessen för Maksuvahti påbörjas, se till att:

Under Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter har följande uppgifter fyllts i:
- Organisationsnummer
- Gatuadress (om endast postbox används, ange den här)
- Postnummer och ort
Under Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser har följande fyllts i:
Aktivt bankkonto
Alla aktiva bankkonton har BIC

Implementering

Börja implementeringen i Procountor genom att gå till Administration > Uppgifter om företaget > Inkassoinställningar. Välj Maksuvahti (Kravia) från rullgardinsmenyn under Inkassopartner-inställningar.
När du sedan klickar på Spara-knappen högst upp på sidan, börjar implementeringsprocessen för Maksuvahti. Under implementeringsprocessen måste du godkänna tillägget av API-användaren (kravia.api), användarvillkoren och fylla i de begärda företagsuppgifterna, kontaktpersonens uppgifter samt kundkännedom som Procountor skickar automatiskt till Kravia Finland Oy.
1. Som kontaktperson kan du ange företagets representant eller till exempel bokföraren. Denna person behöver inte vara registrerad som användare i Procountor. Mer om kontaktpersonens betydelse i nästa avsnitt.
2. Du kan också lägga till bokförarens uppgifter genom att aktivera valet Lägg till bokförarens uppgifter om du vill ge din bokförare en inbjudan att hantera inkassoärenden i Kravias portal.
3. Svar på kundkännedom kan vid behov hoppas över i implementeringsprocessen för Maksuvahti, då Kravia frågar efter dem i samband med att avtalet undertecknas av företagets kontaktperson.
4. I slutet av implementeringen finns möjlighet att aktivera automatisk överföring av fakturor till inkasso.
När uppgifterna har skickats från Procountor, fortsätter Kravia implementeringsprocessen. Den angivna kontaktpersonen får tillgång till Kravias kundportal (admin-rättigheter) och Kravia skickar avtalet för undertecknande. Undertecknandet kräver stark autentisering.
1. Om den angivna kontaktpersonen inte har firmateckningsrätt, måste denne vidarebefordra avtalet som Kravia skickar till företagets firmatecknare för undertecknande. Den angivna kontaktpersonen kan vid behov bjuda in andra personer att använda Kravias kundportal, till exempel bokföraren, så att bokföraren kan hantera inkassoärenden för företagets räkning. Om bokföraren angavs som kontaktperson i implementeringsprocessen, får denne direkt tillgång till Kravias kundportal utan att behöva bjudas in separat.
Efter att avtalet har undertecknats kan företaget överföra fakturor till Maksuvahti. Om fakturor överförs till Maksuvahti innan avtalet undertecknas, måste dessa fakturor godkännas separat i Kravias kundportal för att påminnelse- och inkassoåtgärder ska inledas för dessa fakturor.
Du kan vid behov aktivera automatisk överföring av obetalda fakturor till Maksuvahti. Se nedan för mer information.

Maksuvahtis påminnelse- och godkännandeinställningar

I Maksuvahti kan du själv bestämma om en eller två betalningspåminnelser ska skickas för dina obetalda fakturor och definiera vilka steg som kräver ditt godkännande innan processen fortsätter. Som standard skickar Maksuvahti en betalningspåminnelse och ditt godkännande krävs alltid innan rättsliga inkassoåtgärder påbörjas. Du kan ändra dessa inställningar om du vill.

Du kan ställa in påminnelse- och godkännandeinställningarna under Administration > Uppgifter om företaget > Inkassoinställningar under Inkassopartner-inställningar > Betalningspåminnelser och ytterligare inställningar för Maksuvahti. Denna sektion blir synlig efter att implementeringsprocessen för Maksuvahti har slutförts. Fälten i sektionen blir redigerbara några minuter efter att implementeringsprocessen för Maksuvahti har slutförts, så om du vill ändra fältens värden, återvänd till sidan efter några minuter.

Visa ytterligare information i betalningspåminnelsebrevet

Med valet Inkludera ytterligare information och produktinformation i påminnelsebrevet bestämmer du om den ursprungliga fakturans ytterligare information och produktinformation ska visas i påminnelsebrevets ytterligare information.
- När detta val är aktiverat visas den ytterligare information som anges på fakturan samt namnen och kommentarerna för de första tio produkterna i påminnelsebrevets specifikation under grunden för fordran. Det finns plats för högst 1000 tecken.
Med valet Inkludera externt fakturanummer i betalningspåminnelsen bestämmer du om fakturanumret från det externa systemet ska inkluderas i påminnelsebrevet. Inställningen är aktiverad som standard.

Betalningspåminnelser och ytterligare inställningar för Maksuvahti

Skicka ytterligare betalningspåminnelse: Maksuvahti skickar som standard en betalningspåminnelse innan eventuell överföring till inkasso (= skickande av betalningskrav). Genom att välja Skicka ytterligare betalningspåminnelse skickar Maksuvahti en andra betalningspåminnelse innan eventuell överföring till inkasso.
Skicka fakturor dirket till inkasso om tillräckligt många påminnelser har skickats från Procountor: Med detta val startas inkassoärendet direkt från inkasso om påminnelsebrev redan har skickats till gäldenären från Procountor, beroende på om extra påminnelser har aktiverats. Om extra påminnelser är aktiverade och endast en påminnelse har skickats från Procountor, startar ärendet med en påminnelse och övergår sedan vid behov till inkasso.
Godkänn fall innan begäran om betalning skickas: Med detta val kommer alla fordringar att kräva ditt godkännande innan ett betalningskrav skickas. Kravia skickar ett e-postmeddelande när en fordran väntar på godkännande. E-postmeddelandet skickas som standard till den e-postadress som angetts för uppdragsgivaren. Godkännandet ges i Kravias kundportal.
Godkänn fall innan inkasso påbörjas: Med detta val kommer alla fordringar att kräva ditt godkännande innan rättsliga inkassoåtgärder påbörjas. Kravia skickar ett e-postmeddelande när en fordran väntar på godkännande. E-postmeddelandet skickas som standard till den e-postadress som angetts för uppdragsgivaren. Godkännandet ges i Kravias kundportal.
- För att användaren ska kunna godkänna påbörjandet av rättsliga inkassoåtgärder måste användaren ha admin-rättigheter i Kravias kundportal. En användare med admin-rättigheter kan alltså agera som uppdragsgivarens representant. Den kontaktperson som angavs i implementeringsprocessen får som standard admin-rättigheter och kan bjuda in andra personer (t.ex. bokföraren) till Kravias kundportal och ge dem önskade rättigheter.

Påminnelse- och godkännandeinställningarna kan också ändras i Kravias kundportal, varvid informationen uppdateras automatiskt även i Procountor.

Användning av Maksuvahti

Automatisk överföring av fakturor till Maksuvahti

Du kan aktivera automatiseringen från sektionen Inställningar för automatisk överföring till Maksuvahti under Administration > Uppgifter om företaget > Inkassoinställningar. Under Inställningar för automatisk överföring till Maksuvahti, klicka på Använd automatisk överföring till Maksuvahti. Denna sektion blir synlig efter att implementeringsprocessen för Maksuvahti har slutförts.

I sektionen Inställningar för automatisk överföring till Maksuvahti kan du ställa in Maksuvahtis automationsinställningar:

Använd automatisk överföring till Maksuvahti -valet bestämmer om automatiseringen är på eller av. Som standard gäller automatiseringen för alla dina kunders fakturor. Om du vill förhindra automatisk överföring till Maksuvahti för vissa kunder, kan du göra detta i sektionen Förhindra automatisk överföring (se nedan).
I fältet Minsta fakturabelopp för faktura kan du ange det önskade minimibeloppet för fakturor som omfattas av automatiseringen.
I sektionen Väntetiden efter förfalldatum i dagar kan du ange hur många dagar efter förfallodagen obetalda fakturor automatiskt överförs till Maksuvahti, från vilket en betalningspåminnelse skickas. Du kan ange antalet dagar separat för företagsfordringar och konsumentfordringar. Företagsfordringar avser fordringar från kunder vars fakturor har ett finskt, svenskt, norskt eller danskt FO-nummer, ett finskt föreningsregistreringsnummer eller ett momsregistreringsnummer från ett EU-land eller Storbritannien. Fordringar från andra kunder betraktas som konsumentfordringar. Som standard är fälten inställda på minimivärden enligt lag och god sed. Vid användning av automatisk överföring påverkar fakturadatumet inte väntetiden, till skillnad från manuell överföring där väntetiden också beräknas från fakturadatumet.
Under Förhindra automatisk överföring kan du välja en affärspartnergrupp vars kunders fakturor inte ska överföras automatiskt till Maksuvahti. Du kan använda en befintlig affärspartnergrupp eller skapa en ny grupp för detta ändamål. Om du behöver förhindra flera affärspartnergrupper kan du använda en huvudgrupp som hjälp.

Endast fakturor vars förfallodag är på eller efter dagen för aktivering av automatiseringen omfattas av automatisk överföring till Maksuvahti. Fakturor som förfallit före aktivering av automatiseringen måste överföras manuellt till Maksuvahti via funktionen Betalningspåminnelse. Dessa fakturor överförs inte automatiskt till Maksuvahti. Automatiseringen av Maksuvahti utesluter sändning av finansierade fakturor. Finansierade fakturor kan dock skickas manuellt vid behov.

EXEMPEL: Automatisk överföring till Maksuvahti aktiveras den 20 september. Automatisk överföring gäller inte fakturor som förfallit den 19 september eller tidigare. Om du har angett antalet dagar för företagsfordringar till 7 dagar och för konsumentfordringar till 14 dagar, överförs obetalda företagsfordringar som förfaller den 20 september till Maksuvahti den 27 september och konsumentfordringar den 4 oktober.

När automatiseringen är aktiverad överförs fakturorna automatiskt till Maksuvahti enligt de villkor som anges i automationsinställningarna. Kravia tar hand om betalningspåminnelser och inkasso för den överförda fakturan. Kravia påbörjar inkassoåtgärder genom att skicka en betalningspåminnelse. Om gäldenären inte betalar betalningspåminnelserna, överförs fordran till inkasso, vilket innebär att Kravia skickar ett betalningskrav. Inkassoprocessen kan följas i Kravias kundportal.

Automatiseringen omfattar endast fakturor med status Skickad eller Delvis betald.

Automatiseringen omfattar inte fakturor för vilka du själv har skickat en betalningspåminnelse från Procountor. Du kan dock manuellt överföra fordran från funktionen Betalningspåminnelse till Maksuvahti för inkasso, även om du redan har skickat en betalningspåminnelse från Procountor.

Automatiseringen omfattar inte heller fordringar som du har överfört till ett annat inkassoföretag för inkasso. Detta förhindrar att gäldenären utsätts för alltför många inkassoåtgärder.

Manuell överföring av fakturor till Maksuvahti

En försäljningsfaktura kan överföras till Maksuvahti när:

För företagsfordringar har det gått 14 dagar från fakturadatumet och 7 dagar från förfallodatumet.
För konsumentfordringar har det gått 28 dagar från fakturadatumet och 14 dagar från förfallodatumet.

Företagsfordringar avser fordringar från kunder vars fakturor har ett finskt, svenskt, norskt eller danskt FO-nummer, ett finskt föreningsregistreringsnummer eller ett momsregistreringsnummer från ett EU-land eller Storbritannien. Fordringar från andra kunder betraktas som konsumentfordringar.

En förfallen försäljningsfaktura överförs till Maksuvahti i Procountors Maksuvahti-tjänst. Gå till Maksuvahti-tjänsten via verifikationssökningen:

Du kan också komma åt Maksuvahti-tjänsten direkt från försäljningsfakturan under: Redigera > Maksuvahti-tjänst:
Välj sedan de fakturor du vill överföra till Maksuvahti från kryssrutan till vänster om fakturan. I vyn visas fakturor som inte kan överföras till Maksuvahti med en gul bakgrund (dessa har inte heller en kryssruta). Genom att föra markören över en faktura med gul bakgrund, meddelar systemet orsaken till att överföringen är blockerad (till exempel saknas adressuppgifter).
När du har valt fakturorna, klicka på knappen Överföring till Maksuvahti.
Efter valet ber Procountor om bekräftelse för överföringen till Maksuvahti. I fönstret visas hur många fakturor som överförs till tjänsten. Du kan överföra fakturorna till Maksuvahti genom att klicka på knappen Bekräfta.
Försäljarens anteckning överförs inte till Maksuvahti. En ny anteckning ersätter alla eventuella försäljarens anteckningar på fakturan. Om flera fakturor är valda, läggs samma försäljarens anteckning till alla.

Efter överföringen tar Kravia hand om betalningspåminnelser och inkasso för den överförda fakturan. Kravia påbörjar inkassoåtgärder genom att skicka en betalningspåminnelse. Om gäldenären inte betalar betalningspåminnelserna, överförs fordran till inkasso, vilket innebär att Kravia skickar ett betalningskrav. Inkassoprocessen kan följas i Kravias kundportal.

Om en faktura som redan har fått en betalningspåminnelse från Procountor överförs till Maksuvahti, börjar processen i Maksuvahti alltid med att skicka en betalningspåminnelse. Uppgifter om tidigare skickade betalningspåminnelsers inkassokostnader överförs till Kravia och Kravia fortsätter att driva in dessa tidigare skickade betalningspåminnelsers inkassokostnader. I detta fall bör man beakta kostnadsgränserna för inkassokostnader för tidigare skickade betalningspåminnelser. Denna kostnad utgörs av priset på produkten “inkassokostnader” i Procountor:

För företagsfordringar 12 euro.
För konsumentfordringar 5 euro.

Endast fakturor vars tidigare skickade betalningspåminnelsers inkassokostnader inte överstiger dessa eurobelopp kan överföras till Maksuvahti. Dessa gränser är sammanlagda eurobelopp som överförs med fakturan till Maksuvahti. Det finns ingen gräns för antalet.

EXEMPEL 1: För en företagsfordran har två betalningspåminnelser skickats från Procountor, var och en med en inkassokostnad på 5 euro. När denna fordran överförs till Maksuvahti, är inkassokostnaderna totalt 10 euro, vilket inte överstiger kostnadsgränsen för företagsfordringar (12 euro). Om dessa inkassokostnader hade varit 8 euro vardera, skulle de överförda kostnaderna vara totalt 16 euro, vilket överstiger kostnadsgränsen för företagsfordringar. Kravia reducerar sådana kostnader enligt inkassokostnadsgränsen.

EXEMPEL 2: För en konsumentfordran har tre betalningspåminnelser skickats via Procountor, utan några inkassokostnader. En sådan fordran kan överföras till Maksuvahti eftersom inkassokostnaderna totalt är 0 euro, vilket inte överstiger kostnadsgränsen för konsumentfordringar (5 euro).

EXEMPEL 3: Jag har skapat och skickat fakturor i ett annat faktureringssystem, och sedan överfört fakturorna till Procountor. Kan jag överföra dessa fakturor till Maksuvahti?

Fakturor kan överföras till Maksuvahti om de innehåller all fakturainformation (belopp, förfallodatum etc.), mottagarens information (adress etc.) samt en bild av fakturan. Fakturorna måste se ut som om de hade skickats från Procountor.

Att beakta vid överföring av fakturor till Maksuvahti

Fakturor utan adressuppgifter kan inte överföras till Maksuvahti. Adressuppgifter krävs för inkasso eftersom vissa inkassobrev måste skickas per post. Det lönar sig att lägga till fakturamottagaren, det vill säga gäldenären, i kundregistret med adressuppgifter.
- Till exempel kan trattor för närvarande inte skickas som e-fakturor eftersom alla inköpsfakturasystem inte kan hantera trattor, så dessa måste skickas per post. För detta behövs mottagarens adressuppgifter.
- Om fakturan saknar adressuppgifter, ska fakturamottagarens uppgifter läggas till i kundregistret. Fakturorna kan därefter kopplas till den aktuella kunden, varvid kundens adressuppgifter överförs med fakturan. Instruktioner för att koppla fakturor till kundregistret finns här.
Om bilagorna eller fakturabilden för en förfallen faktura överstiger 30 MB, överförs endast fakturabilden till Maksuvahti. Om fakturabilden är över 30 MB, överförs inte fakturabilden alls. Kravia kontaktar borgenären om fakturabilden eller väsentliga bilagor saknas, så att de kan läggas till inkassoärendet i Kravias portal.
Om ett nytt förfallodatum anges för fakturan i vyn Specialsituationer, meddelas detta till Maksuvahti istället för det ursprungliga förfallodatumet. Observera att om fakturan redan har överförts till Maksuvahti, kan ett nytt förfallodatum inte anges för fakturan.

Övervakning och åtgärder för fordringar överförda till Maksuvahti

Efter aktivering av tjänsten får den kontaktperson som angavs i implementeringsprocessen ett e-postmeddelande från Kravia med instruktioner för registrering i Kravias kundportal. Via kundportalen kan du övervaka statusen för fordringar överförda till Maksuvahti och vidta åtgärder för fordringarna. Via kundportalen kan du till exempel avbryta inkasso och godkänna att rättsliga inkassoåtgärder inleds för en fordran. Om inkasso för en faktura avbryts och du senare vill fortsätta inkasso, måste fakturan registreras manuellt i Kravias kundportal.

Kravia kommer att skicka ett e-postmeddelande när godkännande eller annan åtgärd krävs. De nödvändiga åtgärderna kan utföras i Kravias kundportal.

Du kan logga in på Kravias kundportal här.
Instruktioner för att använda Kravias kundportal finns här.

Vy för Maksuvahti-tjänsten

Du kan också övervaka inkassoprocessen och vidtagna åtgärder för fordringar direkt från Procountor.

Du kan komma åt Maksuvahti-tjänsten från följande platser:

Via verifikationssökningen: Verifikationssökning > Betalningspåminnelser och inkasso > Maksuvahti-tjänst
Sökning > Maksuvahti-tjänsten
Via widgeten för Uppföljning av kassa och reskontra genom att välja knappen Maksuvahti-tjänsten
Via widgeten för Obetalda försäljningsfakturor genom att välja knappen Maksuvahti-tjänsten

Du kan också komma åt Maksuvahti-tjänsten direkt från försäljningsfakturan under: Redigera > Maksuvahti-tjänst.

Alla dessa alternativ visar samma fakturor som du hittar i vyn Sökning av öppna försäljningsfakturor med följande undantag:

Endast fakturor med ett positivt öppet belopp visas.
Endast fakturor vars förfallodatum har passerat visas.

Observera att på grund av dessa undantag kan det finnas fakturor i widgeten för öppna försäljningsfakturor som inte visas i Maksuvahti-vyn.

Vy för Maksuvahti-tjänsten:

Förfallna fakturor som inte har överförts till Maksuvahti

I tabellen kan du välja de fakturor du vill överföra till Maksuvahti. Läs mer om att överföra fakturor till Maksuvahti här.

Fakturor skickade till Maksuvahti

I Maksuvahti-tjänsten ser du alla fakturor som har överförts till tjänsten i den nedre tabellen över fakturor överförda till Maksuvahti.

I tabellen ser du fakturans grundläggande information (kundens namn, prganisationsnummer, fakturanummer etc.)
Kolumnen Öppen summa visar den senaste informationen om fordrans kapital. Informationen uppdateras med kontoutdraget när en betalning görs på fakturan.
Kolumnen Överförd till Maksuvahti visar datumet när fakturan överfördes till Maksuvahti-tjänsten.
Ett rött utropstecken indikerar att åtgärder krävs från dig. Du kan utföra de nödvändiga åtgärderna i Kravias kundportal (du kan också komma åt Kravias kundportal direkt från fakturans informationsvy, se nedan för mer information).
I kolumnen Inkassostatus ser du i vilket skede inkassoprocessen är. Genom att klicka på inkassostatusen för fakturan öppnas informationsvyn (se nedan för mer information).

Informationsvy för inkasso

I informationsvyn ser du fakturans grundläggande information (kundens namn, fakturanummer, fakturabelopp etc.)
För fakturor med ett utropstecken visas en notis i övre högra hörnet om att åtgärder krävs från dig. Du kan klicka på länken för att komma till Kravias kundportal och utföra de nödvändiga åtgärderna. Länken öppnar direkt den aktuella fakturan i Kravias kundportal om åtgärden är relaterad till fakturan. Om åtgärden är relaterad till kundrelationen (till exempel om Kravias avtal ännu inte har undertecknats) leder länken till startsidan för Kravias kundportal.
Senaste inkassostatus
Om användaren har överfört fakturan till Maksuvahti, men det redan finns en faktura med samma fakturanummer i Kravias portal, visas en notis i kolumnen Inkassostatus: Det finns redan ett uppdrag med detta fakturanummer i Kravias portal. Detta kan hända om samma faktura har matats in manuellt i Kravias portal.
I tabellen Faktura/Inkassoåtgärd visas alla åtgärder som har vidtagits för fordran av Kravia samt händelser relaterade till fakturan i Procountor i kronologisk ordning.
I det nedre vänstra hörnet av vyn finns en länk till Kravias kundportal. Länken öppnar direkt den aktuella fakturan i Kravias kundportal, där du kan vidta åtgärder för fordran.

Särskilda anmärkningar angående Maksuvahti

Procountor skapar automatiskt en API-användare med namnet kravia.api under Administration > Användare och användarrättigheter under implementeringsprocessen för Maksuvahti. Denna användare behövs för att använda Maksuvahti och kan inte tas bort om Maksuvahti är i bruk.
Fakturor i alla valutor kan överföras till Maksuvahti.
Fakturor som har överförts till Maksuvahti kan inte återställas till status Under behandling.
Om den ursprungliga fakturan skickades som e-faktura, överförs e-fakturainformationen för fakturan som överförts till Maksuvahti också till Kravia.
Om en faktura som överförts till Maksuvahti skapades i ett annat system än Procountor, visas det ursprungliga fakturanumret i specifikationen för påminnelsebrevet under grunden för fordran.
Fakturor som är äldre än 3 år kan överföras till Maksuvahti, men deras inkasso påbörjas inte automatiskt. Kravias kundtjänst kontaktar kunden angående för gamla fakturor. Fakturor som är äldre än 6 år kan inte överföras till Maksuvahti.
Om en felaktig betalning har registrerats på en faktura som överförts till Maksuvahti och du vill ta bort den, måste detta också meddelas Kravias kundtjänst. Betalningen kan tas bort i Procountor, men informationen överförs inte automatiskt till Kravia.
Om det öppna beloppet på fakturan är mindre än 1 EUR kan den överföras till Maksuvahti, men uppdraget påbörjas inte automatiskt. Uppdraget kan startas manuellt i Kravias portal. En liten öppen faktura kan användas för att kombinera flera öppna fakturor för samma gäldenär.
Företagsfordringar vars fakturor saknar organisationsnummer behandlas av Kravia som konsumentfordringar. Tidsgränserna för påminnelse- och inkassoåtgärder för konsumentfordringar är längre än för företagsfordringar, vilket fördröjer indrivningen av fordran. Om en faktura som överförts till Maksuvahti saknar organisationsnummer kan detta inte läggas till i efterhand via Procountor. I detta fall bör du kontakta Kravias kundtjänst. Det är bra att lägga till organisationsnumret till exempel i kundinformationen i Procountors kundregister och hämta kundinformationen därifrån när du skapar fakturan.

Hantering av kreditfakturor

Kreditfakturor skapas på vanligt sätt för fakturor som överförts till Maksuvahti, och informationen om dem behöver inte skickas separat till Maksuvahti eftersom Procountor automatiskt skickar informationen till Kravia.

Delbetalningar

I Maksuvahti kan du aktivera funktionen Delbetalning.

Kravia meddelar om betalda fakturor samma dag som de betalas, så användaren behöver inte vänta på kontoutdraget för att se de betalda fakturorna.
Funktionen är praktisk till exempel för användare som får kontoutdrag en gång i månaden i Procountor.

Kravia levererar bokföringen av betalda fakturor som dagliga memorialverifikat.

Kravia allokerar betalningar av fakturor till rätt konton baserat på bokföringen av den ursprungliga fakturan.
Det dagliga beloppet läggs till standardkontot 1719 Kundfordringar, inkasso.
Memorialverifikatet har en PDF-bilaga som förklarar betalningarna i partiet.

Automatisk bokföring av kontoutdraget lyckas genom att använda standardbokföringsreglerna för kontoutdraget.

På kontoutdraget är betalaren “Kravia Finland Oy” och meddelandet innehåller texten “Kapital”. En standardbokföringsregel kan skapas baserat på namnet “Kravia Finland Oy”, och standardkontot ställs in till det nya kontot “1719 Kundfordringar, inkasso”.
Om du vill använda ett annat standardkonto måste detta uppdateras för det aktuella företaget i Kravias kundportal under Kunder > Redigera inställningar > Betalning och bokföring > Bankkonto.

Överbetalningar

Om betalningstransaktioner görs på obetalda försäljningsfakturor som redan har överförts till Maksuvahti i Procountor, skickar Procountor automatiskt information om betalningarna till Kravia.

Redovisning av betalda fordringar

Kravia redovisar betalningar som mottagits för uppdrag som referensbetalningar, vilket innebär att betalningarna automatiskt allokeras till fakturorna i Procountors reskontra med hjälp av referensen.

Uppsägning av Maksuvahti

Om du inte längre vill använda Maksuvahti kan du sluta överföra fordringar till tjänsten. Det är dock bra att ha påminnelse- och inkassotjänsten tillgänglig för att kunna driva in obetalda fakturor vid behov. Maksuvahti har inga års- eller månadsavgifter, så du kan låta tjänsten vara aktiv även om du inte använder den kontinuerligt.

Om du vill använda en annan inkassopartner som erbjuds i Procountor, kan du byta inkassopartner från Inkasso-inställningarna under rullgardinsmenyn Inkassopartner.

I Maksuvahti ingås ett avtal om användning av tjänsten med Kravia Finland Oy, så uppsägning av tjänsten sker genom att säga upp avtalet med Kravia genom att kontakta Kravias kundtjänst. Uppsägningen följer avtalets uppsägningstid.

Uppdrag som redan är under inkasso hos Kravia kommer att slutföras normalt. API-användaren som skapades under implementeringen av Maksuvahti kan tas bort efter att tjänsten har sagts upp. Om delbetalningsfunktionen har varit i bruk, bör API-användaren tas bort först när det sista uppdraget hos Kravia har avslutats.

Du kan när som helst återgå till att använda Maksuvahti genom att välja den som inkassopartner igen via Inkasso-inställningarna.

Under återaktiveringen kontrollerar programmet om till exempel API-användaren behöver skapas på nytt och gör det om den har tagits bort.
Implementeringsprocessen för Maksuvahti behöver inte genomföras igen.
Om någon grundläggande information, till exempel företagets namn eller bankkontonummer, har ändrats, rekommenderar vi att du kontaktar Kravias kundtjänst för att uppdatera informationen

Artiklar i detta avsnitt