Användare och användarrättigheter

På vyn Användare och användarrättigheter kan du definiera vilka användarrättigheter olika användare har i din organisations Procountor-miljö. På vyn kan du också lägga till nya användare och ta bort användare från miljön.

I denna artikel går vi igenom hur du söker och filtrerar användare baserat på användarrättigheter, hur du definierar användarrättigheter för dem och hur du granskar användarnas ändringshistorik.

Du kommer till vyn genom att välja Administration > Användare och användarrättigheter i programmets huvudmeny.

Du behöver följande användarrättigheter för att komma åt vyn:

• För att bläddra i vyens information behöver du visningsrättigheter för Användare och användarrättigheter.
• För att lägga till en ny användare, redigera användarrättigheter och bläddra i Användarnas ändringshistorik behöver du fullständiga rättigheter för Användare och användarrättigheter.

 

Användare och användarrättigheter

Användare och användarrättigheter är en uppdaterad version av den gamla vyn Användare och användarrättigheter. Efter version 84 (20.1.2024) togs den gamla vyn bort från Procountors huvudvy.

• De viktigaste uppdateringarna i vyn Användare och användarrättigheter:
  En ny sökparameter har lagts till: Användare kan filtreras baserat på användarrättigheter.
• Användarrättigheterna har omorganiserats efter ämnesområden.
• En ny vy har lagts till: Använd ändringslogg. I denna vy kan du se alla ändringar som gjorts i användarnas rättigheter i den aktuella miljön.
• Ändringar i användarroller
  • Befintliga användares användarrättigheter har inte ändrats.
  • Användarrollerna Student och Bokförare har nu som standard fullständiga rättigheter för Betalning. Tidigare hade dessa roller som standard visningsrättigheter för Betalning.
    • Användarrättighetssändringen träder i kraft endast när en ny användare skapas eller när rollen Student eller Bokförare tilldelas en befintlig användare.

 

Söka användare

Du kan söka användare i miljön från programmets avsnitt Administration > Användare och användarrättigheter under Användare.

Som standard grupperar programmet användarna efter användarroller, så att du kan se vilka roller din organisation använder och hur många användare som finns i varje roll. Du kan expandera och dölja användare listade under en roll genom att klicka på pilen framför rollen.

Du kan ta bort gruppering genom att klicka på knappen bredvid texten Grupp efter användarroller. Då visar programmet alla användare utan rollindelning.

Söka användare baserat på behörighet

1. I sökvillkoren för avsnittet Användare, välj först Användarrättighet från rullgardinsmenyn för att söka användare baserat på användarrättighet. Du kan lägga till flera användarrättigheter i sökvillkoren. Programmet lägger automatiskt till ett nytt sökvillkor under det föregående.
2. Välj Åtkomst från rullgardinsmenyn för att ange vilken rättighet användaren ska ha för den valda användarrättigheten.
3. Programmet listar automatiskt användare som uppfyller de angivna sökvillkoren i avsnittet Alla användare.

• Du kan ta bort ett enskilt sökvillkor genom att klicka på kryssknappen.
• Klicka på knappen Rensa alla filter för att ta bort alla angivna sökvillkor.

 

Redigera användarens användarrättigheter

1. Välj först en användare från den vänstra kolumnen, så visas användarens användarrättigheter i den högra kolumnen.
2. Du kan välja en färdig roll för användaren, vilket bestämmer användarrättigheterna, eller ställa in användarrättigheter individuellt genom att välja en användarrättighet från rullgardinsmenyn i den högra kolumnen:
   1. Alla rättigheter
   2. Läsrättigheter
   3. Inga användarrättigheter
3. Spara dina ändringar genom att klicka på knappen Spara i den övre raden.

Ändring av en användares rättigheter i en viss Procountor-miljö påverkar inte hans/hennes verksamhet i andra miljöer där han/hon har användarrättigheter.

Observera

• Vissa användarrättigheter kan inte fungera samtidigt. Programmet förhindrar automatiskt val av användarrättigheter som skulle orsaka konflikter.
• Om en rättighet är kopplad till en begränsning, visas ett frågetecken efter den. Genom att föra muspekaren över frågetecknet får du mer information om vad begränsningen påverkar.
• Användarrättigheter för att söka inköps-, rese- och kostnadsfakturor samt memorialverifikat är kopplade till varandra och kan inte ställas in separat. Om du till exempel anger fullständiga rättigheter för att söka inköpsfakturor, ändrar programmet automatiskt till fullständiga rättigheter även för att söka rese- och kostnadsfakturor samt memorialverifikat.

 

Begränsningar av användarrättigheter

Begränsningar är som standard inaktiverade. Med begränsningar kan du ge en användare bredare rättigheter än den tilldelade rollen, men fortfarande mer begränsade än normala rättigheter för vissa funktioner.

Begränsningarna är grupperade under det ämne som begränsningen gäller. Du kan få mer information om begränsningens effekt genom att föra musen över frågetecknet bredvid den.

Till exempel kan en person ges rättigheter att skapa och redigera sina egna rese- och kostnadsfakturor genom att välja begränsningen Åtkomst enbart till rese- och kostnadsräkningar skapade av användaren och ge fullständiga rättigheter till rese- och kostnadsräkningar samt sökning av rese- och kostnadsräkningar.

 

Kopiering av användarrättigheter

Det är möjligt att kopiera en viss användares rättigheter till en eller flera andra användare.

1. Välj alla de användare i kolumnen Användare som ska få rättigheter kopierade från person X och även person X vars rättigheter ska kopieras.
2. Alla de användare du valde i kolumnen Användare till vänster visas nu i kolumnen Användarrättigheter till höger.
3. Välj sedan den person vars användarrättigheter du vill kopiera genom att markera rutan framför personens namn. Tryck på knappen Kopiera behörigheter, så kopieras person X:s rättigheter till minnet.
   
    
4. Välj nu alla de användare som ska få person X:s rättigheter och tryck på knappen Lägg till behörigheter.
   
   

 

Utskrift av användaruppgifter

Du kan få en utskriftsbar lista över organisationens användarnamn genom att högerklicka på användarlistan och välja Exportlista över valda användare till Excel, HTML eller PDF.

Det är möjligt att få användarrättighetsinformation i utskriftsbart format genom att trycka på rullgardinsmenyn Öppna i avsnittet Användarrättigheter och välja antingen Öppna Excel, Öppna HTML eller Öppna PDF. Filen innehåller information om alla valda användare.

 

Ändringshistorik för användare

Du kan bläddra i användarnas ändringshistorik genom att klicka på knappen Använd ändringslogg som du hittar i den övre menyn i vyn Användare och användarrättigheter. Informationen i vyn kan ses av användare som har fullständiga rättigheter till Användare och användarrättigheter.

Knappen Använd ändringslogg öppnar en ny vy där du kan se alla ändringar av användarrättigheter som gjorts. Du kan också se användarrättigheter för borttagna användare och vem som har tagit bort användaren.

Ändringshistoriken visar sammanfattande information om redigeringstiden, det vill säga när ändringen av användarrättigheter gjordes, vilken användares information som ändrades, vilken åtgärd som vidtogs och vem som gjorde ändringen.

• Du kan sortera informationen efter användarens eller den ändrande personens namn genom att skriva namnet i sökfältet.
• Ändringshistorikdata kan exporteras i PDF-, Excel- och HTML-format. Välj först de användare vars information du vill exportera genom att markera rutorna och tryck sedan på knappen Exportera PDF, Öppna HTML eller Öppna Excel i den övre raden.

Genom att klicka på en användares namn i listan kan du se alla ändringar som gjorts för den användarens rättigheter. Gammalt värde visar vilken användarrättighet som tidigare var inställd och nytt värde visar vilken ny rättighet som har ställts in.

• Du kan få enskilda användares ändringshistorikdata genom att trycka på knappen Exportera PDF, Öppna HTML eller Öppna Excel.

Du kan också granska ändringar av enskilda användares rättigheter via avsnittet Användarrättigheter. Välj först den användare du vill granska från avsnittet Användare till vänster och tryck på knappen Ändringar i användarrättigheter i avsnittet Användarrättigheter.

 

Användarroller

För att definiera användarrättigheter finns följande färdiga roller i Procountor (i produktversionerna Procountor Financials och Ledger):

• Systemadministratör
• Försäljning
• Inköp
  
• Löneräknare
  
• Betalningsrörelse
• Företagare
• Bokförare / Redovisningsbyrå
• Ledning / Granskare
• Personal
• Elev

Att välja en användarroll skapar automatiskt vissa användarbegränsningar för användaren. Efter att rollen har ställts in kan användarrättigheterna fortfarande ändras manuellt och specificeras användarspecifikt. Undantaget är rollen Personal, som endast är avsedd för att skapa rese- och kostnadsfakturor och granska egna löneberäkningar.

Det är inte nödvändigt att definiera en roll för en användare, utan den kan lämnas som Redigerad. Denna roll ändrar automatiskt alla rättigheter till “inga användarrättigheter” och därefter kan rättigheterna ändras manuellt på önskat sätt en i taget.
I Procountors programmeny visas de funktioner som användaren har rättigheter till och de övriga funktionerna är dolda.

Alla rättigheter bör endast ges till Systemadministratören och hans eller hennes ställföreträdare i företagets användarhantering. Endast huvudadministratören har förinställda rättigheter att betala fakturor.

 

Systemadministratörroll

Systemadministratören i miljön har som standard rättigheter till alla funktioner i miljön. Systemadministratör kan till exempel redigera företagets information, lägga till nya användare och redigera användarroller. Huvudanvändaren kan också se företagets löneinformation, såsom löneberäckning för anställda.

Systemadministratörrollen kan också redigeras och användarrättigheter för olika funktioner kan begränsas.

 

Personalroll

Personalrollen ger en person rätt att endast fylla i och granska sina egna rese- och kostnadsfakturor samt granska sina egna lönebesked, det vill säga att undersöka en grafisk rapport över sina löner samt söka och granska enskilda skickade eller betalda lönebesked (status: Skickad, Betalning kö till bank, Överförd till banken, Betalad och Betalad utanför Procountor). Personen har ingen åtkomst till andra delar av Procountor. Standardinställningarna för personalrollen kan inte ändras manuellt.

Om en användare får ett felmeddelande när han eller hon försöker skapa en rese- eller kostnadsfaktura, bör han eller hon säkerställa att personbeteckningen är ifyllt i Egna uppgifter och inställningar. Om det fortfarande inte går att skapa en rese- eller kostnadsfaktura saknas personuppgifter i Personregistret. För att komplettera informationen i personregistret bör personen kontakta företagets Procountor-systemadministratör.

 

Standardinställningar för användarroller

	Systemadministratör	Försäljning	Inköp	Löneräknare	Betalningsrörelse	Företagare	Bokförare	Ledning / Granskare	Personal	Elev
Administration
Basuppgifter om företaget	Alla	Läs	Läs	Läs	Läs	Alla	Alla	Läs	Inga	Alla
Basuppgifter om bokföring	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Läs	Alla	Läs	Inga	Alla
Kontoplan och förvalda rapporter	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Läs	Alla	Läs	Inga	Alla
Användare och användarrättigheter	Alla	Läs	Läs	Läs	Läs	Läs	Läs	Läs	Inga	Inga
Skapa en miljö	Alla	Läs	Läs	Läs	Läs	Läs	Läs	Läs	Inga	Inga
Importera data	Alla	Inga	Inga	Inga	Inga	Alla	Alla	Inga	Inga	Alla
Meddelande	Alla	Läs	Läs	Alla	Alla	Läs	Alla	Läs	Inga	Alla
Inkomstregistercertifikat	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga
Massutskick	Alla	Alla	Inga	Inga	Inga	Alla	Inga	Inga	Inga	Alla
Revisionslogg	Alla	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga	Alla	Inga	Inga
Användare
Redigering av egna uppgifter	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla
Begränsade dimensioner	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk
Tillåt endast M2M-inloggning till API	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk
Försäljning
Rättighet till kundfakturor/massfakturor	Alla	Alla	Läs	Läs	Läs	Alla	Alla	Läs	Inga	Alla
Sök kundfakturor	Alla	Alla	Läs	Läs	Läs	Alla	Alla	Läs	Inga	Alla
Åtkomst enbart till kundfakturor skapade av användaren	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk
Kundregister	Alla	Alla	Alla	Läs	Läs	Alla	Alla	Läs	Inga	Alla
Produktregister	Alla	Alla	Läs	Läs	Läs	Alla	Alla	Läs	Inga	Alla
Inköp
Käyttöoikeus ostolaskuille	Alla	Läs	Alla	Läs	Läs	Alla	Alla	Läs (Inga i Ledger)	Inga	Alla
Sökning av inköpsfaktura	Alla	Alla	Alla	Alla	Läs	Alla	Alla	Läs	Läs	Alla
Rättigheter till leverantörsfakturor	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk
Leverantörsregister	Alla	Alla	Alla	Läs	Läs	Alla	Alla	Läs (Inga i Ledger)	Inga	Alla
Produktregister	Alla	Läs	Alla	Läs	Läs	Alla	Alla	Läs (Inga i Ledger)	Inga	Alla
Resor och utlägg
Rättigheter till rese- och kostnadsräkningar	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Läs	Alla (Inga i Ledger)	Alla
Sök bland rese- och kostnadsräkninga	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Läs	Läs	Alla
Åtkomst enbart till rese- och kostnadsräkningar skapade av användaren	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk
Fakturacirkulering
Sakgranskning	Alla	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga	Läs (Inga i Ledger)	Inga	Alla
Godkännande	Alla	Inga	Inga	Inga	Alla	Läs	Alla	Läs	Inga	Alla
Åtkomst enbart till fakturor som användaren kan godkänna eller verifiera	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk
Löner
Löner (alla lönefunktioner)	Alla	Inga	Inga	Alla	Inga	Läs	Alla	Läs	Läs	Alla
Åtkomst enbart till egna löner	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk
Personregister	Alla	Inga	Inga	Alla	Inga	Läs	Alla	Läs	Inga	Alla
Betalningar
Betalning	Alla	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga	Alla	Inga	Inga	Alla
Lönebetalning	Alla	Inga	Inga	Inga	Alla	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga
Markera som betald	Alla	Inga	Inga	Inga	Alla	Läs	Alla	Läs	Inga	Alla
Direkt girering	Alla	Inga	Inga	Inga	Inga	Inga	Läs	Inga	Inga	Läs
Kontoutdrag och referensbetalningar	Alla	Inga	Inga	Inga	Alla	Läs	Alla	Läs	Inga	Alla
Allokering av betalningar	Alla	Inga	Inga	Inga	Alla	Läs	Alla	Läs	Inga	Alla
Bokföring
Rättighet till memorialverifikat	Alla	Alla	Alla	Alla	Läs	Alla	Alla	Läs	Inga	Alla
Sök memorialverifikat	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Läs		Alla
Åtkomst enbart till memorialverifikat som skapats av användaren	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk
Verktyg för bokslut	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Alla	Läs	Inga	Alla
Förhindra skapandet av nya fakturor och redigeringen av fakturasidan	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk
Förhindra redigering av fakturabokföringssida	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk	Inte i bruk
Bokföringsrapporter	Alla	Inga	Inga	Inga	Inga	Alla	Alla	Läs	Inga	Alla
Arkiv	Läsrättigheter	Läs	Läs	Läs	Läs	Läs	Alla	Läs	Inga	Inga

 

Användarroller i Solo-produktversionen

Användarrollerna i Solo-produktversionen skiljer sig från Procountors produktversioner Financials och Ledger på följande sätt:

• Bokföraren eller löneräknaren som skapar Solo-miljön är alltid också systemadministratör för miljön: även om det inte går att välja en specifik systemadministratörsroll i Solo-miljön, ingår alla rättigheter till företagets användarhantering i bokförarens eller löneräknarens roll som skapar Solo-miljön. Om användaren som skapar Solo-miljön senare lägger till andra användare i miljön, till exempel med rollen bokförare eller löneräknare, motsvarar dessa användares rättighetsval den tidigare presenterade tabellen.

Mer detaljerad information om användarrollerna i Solo-produktversionen finns i denna artikel.

 

Användarroller i Ledger-produktversionen

Vi fakturerar för Ledger-miljöer baserat på användare. De kostnadsfria användarrollerna i Ledger-miljön är Ledning/Granskare och Anställd-Reskontra. För andra användarroller debiterar vi enligt vår prislista. Mer information om Accountor Finagos fakturering finns här.

 

Specialsituationer för användarhantering

• I Procountor-miljön måste det finnas minst en person som kan hantera miljöns användarrättigheter (Användare och användarrättigheter: Alla rättigheter). Inom företaget måste det avtalas vem som hanterar användarna och hur man förbereder sig för till exempel semestertider, då vikarier måste läggas till i den aktuella Procountor-miljön. Det är viktigt att det alltid finns någon som arbetar i Procountor-miljön som vid behov kan ändra andras användarrättigheter.
• Vid specialsituationer, vänligen kontakta vår kundtjänst för instruktioner.
• Användarrättigheter kan ändras via kundtjänst endast med en fullmakt utfärdad av en person med firmateckningsrätt för företaget.
• Denna åtgärd är alltid en betald underhållstjänst och debiteras med 150 € + moms per påbörjad timme.

 

Instruktioner för att fylla i fullmakten

Av säkerhetsskäl kan vi endast ändra Procountor-användarens användarrättigheter med hjälp av en fullmakt utfärdad av en person med firmateckningsrätt för företaget. Fullmaktsmallen finns nedan.

I fullmaktsmallen anges som standard att den tillagda användaren läggs till i miljön med rollen Systemadministratör. Om användarrollen ska vara en annan kan du ange den användarroll som den nya användaren ska läggas till med i fullmaktsmallen. Du kan se mer detaljerad information om rollernas rättigheter här.

Fyll i fullmakten noggrant och korrekt. Kom också ihåg att underteckna fullmakten. Slutligen, skanna den färdiga fullmakten eller ta en bild av den och skicka den som en bifogad fil via kontaktformuläret för att behandlas av vår kundtjänst.

• Ladda ner fullmaktsmallen här (Word-fil).
  • på engelska
  • på finska