Från december 2022 bytte vi operatör till Apix. Vi håller på att uppdatera texten om framtida lagring.
Sedan övergången till Apix som fakturaoperatör så sker lagring av pappers- och pdf fakturer av underleverantören Iron Mountian Ab enligt bokföringslagen. Arkivering av papper som skannas sker i Östersund och efter 15 veckor skickas de vidare för slutlagring i Örebro.
För åtkomst av av originalfakturor kontakta Procountors kundservice. Apix skapar ett OTRS ärende och meddelar om kund vill ha papper- eller mail (pdf) fakturor.
För de som har använt Procountor tom 21 november 2022, är arkiveringen enligt nedan tom 21 november 2022:
Allt material som skickas till vår skanningstjänst såsom leverantörsfakturor och påminnelser skannas, tolkas och läses in i Procountor via vår sammarbetspartner OpusCapitas tredjepart Excela Technologies. Detta företag är ansvariga mot OpusCapita, som i sin tur är ansvariga gentemot Accountor Finago AB/Procountor och som sköter både skannings- och digitaliseringsprocessen samt arkiveringsdelen. Materialet korttidsförvaras sedan på skanningsplatsen Östersund/Frösön hos Excela. Efter detta skickas materialet till en fjärde part, Depona i Vilhelmina som långtidsförvarar alla original i åtta år och sedan förstör dem. Under arkiveringen så förvaras materialet fysiskt i ett brandsäkert rum. Detta gäller även för kundfakturor som skickas via OpusCapitas utskriftstjänst (utifall att fakturakanal POST har valts).
I det fall som slutkunden önskar få tillgång till sitt originalmaterial så måste de kontakta Accountor Finago ABs kundtjänst som sedan beställer materialet. Det tar ca 10 arbetsdagar att få sitt material och kostnader för detta, timdebitering för att ta fram önskat material och kostnad för frakt etc, debiteras då aktuell slutkund.
Alla original sparas under åtta år och förstörs sedan, oavsett om man fortfarande är kund hos Finago eller nyttjar Procountor. Om slutkunden däremot har begärt att få allt sitt originalmaterial, så får de själva besörja sin arkivering och dessutom stå för kostnaden som uppstår för att få fram allt material och få det skickat till sig.
4.1 Ändringar i bokföringsposter
I Procountor anser vi att en verifikation är en affärshändelse om de har blivit godkända, d.v.s. när de har statusen ”Godkänd”. Innan dess kan man göra ändringar på det mesta, om korrekt behörighet innehas. Förutsatt att verifikationen är godkänd och att berörd period fortfarande är öppen så kan man då ändra följande poster som kan påverka bokföringen:
- Bokföringsdatum
- Momsstatus
- Bokföringskonton
- Belopp
- Moms %
- Start- och slutdatum för eventuell periodisering
- Dimensioner/kostnadsställen
4.2 Systemdokumentation för externa program
Aktuell systemdokumentation för externa program tillhandahålls från respektive leverantör.
4.3 Beståndsdelar i denna Procountormiljö
(Denna del måste uppdateras manuellt av företaget själva eller annan anlitad person, detta uppdateras inte av Procountor utan är ett tillägg till systemdokumentationen som företaget själva ansvarar för att uppdatera.)