Samlingsplanen i Procountor sker med manuell uppdatering dels genom att man får hjälp med att ta ut information som är specifik för företaget, men även för att den innehåller en beskrivning av hur systemet och dess olika delar fungerar. Alla funktioner behöver inte vara aktiverade eller användas av företaget, dock ger beskrivningen en god överblick av hur allt hänger ihop i Procountor. I de fall där förändringar sker, t.ex. genom att antalet kassaregister förändras, ingår inte denna information i samlingsplanen utan måste justeras separat i dokumentationen. Externa program som Accountor Finago AB inte tillhandahåller har vi inte inkluderat här utan den systemdokumentationen hämtas från respektive programleverantör.
I systemdokumentationen kommer de funktioner i Procountor som på något sätt är kopplat till bokföringen, d.v.s allt som har en påverkan på grundbok/huvudbok, att förklaras.
Samtliga Procountors delar är webbaserade vilket innebär att det inte finns något installerat program på en viss dator utan man kan nå samtliga moduler via en webbläsare från vilken dator som helst bara man har behörighet och inloggningsuppgifter. Vi har även en mobilapplikation, Procountor Mini, där mjukvaran är installerad på mobiltelefonen men själva informationen i den samspelar med vår webbaserade mjukvara. Vid inloggningen kan man använda vår andra mobilapplikation, Procountor Nyckel, som enbart fungerar som en del i att logga in i Procountor och inte påverkar någon form av information eller bokföring i systemet.
3.1 Översikt över delarna i Procountor
Kundfakturor (verifikationsserie A)
(Offert > Kundorder >) Kundfaktura (Enstaka manuell eller som massfaktura eller avtalsfaktura)
--> Kundinbetalning (Kontoutdrag > Banken, Referensbetalning > Kundreskontran)
Leverantörsfakturor (verifikationsserie B)
Inköpsorder > Leverantörsfaktura --> Leverantörsbetalning (Kontoutdrag > Banken och Leverantörsreskontran)
Rese- och kostnadsfakturor (verfikationsserie F respektive E)
Procountor Mini (resekostnader, traktamenten etc) --> Rese- eller kostnadsfaktura --> Betalning (Kontoutdrag > Banken och Leverantörsreskontran)
Anläggningsregistret (via leverantörsfaktura B, journal C, d.v.s. antingen manuell verifikation eller via filinläsning)
Ev. skapa en anläggningstillgång > Lägg till anläggningstillgång > Anläggningsregistret --> månadsvis gör man avskrivningar enligt plan > Anläggningsregistret och BR och RR.
Lagerhantering (påverkar inte bokföringen men håller räkningen på lagret)
Lägg till en lagervara (från leverantörsfaktura) > Lagret uppdateras --> Kund faktureras och varan belastar lagret och minskar därmed med sålt antal > Rapporten uppdateras med rätt antal.
Verifikationsserier (vilka tidsperioder omfattar de?)
- (Kundorder, offert) kundfaktura --> A
- (Inköpsorder), leverantörsfaktura --> B
- Journal --> C
- Momsdeklaration --> D
- Kostnadsfaktura --> E
- Resefaktura --> F
- Kontoutdrag som verifikat --> G
- Referensbetalning --> H
För att identifiera verifikationer, i och med att flera verifikationsnummerserier används i Procountor, så namnges de t.ex. den första skapade kundfakturan heter (A1) Kundfaktura 1, den första leverantörsfakturan heter (B1) Leverantörsfaktura 1 etc. Med andra ord så särskiljs de genom serienamn och löpnummer. Om ett verifikat makulerats så är det synligt i sökta listor om denna status är inkluderad i sökningen, annars upplever man det som ett ”glapp i serien”, men rätt sökalternativ visas dessa. Inget verifikationsnummer återanvänds utan ett nytt löpnummer ges alltid, för aktuell verifikationsserie.
3.2 Bankkopplingen
Handelsbanken
Handelsbanken -> Procountor
Kontoutdrag för alla transaktioner gällande kopplade bankkonton och referensbetalningar med kundinbetalningar = bokföring av alla transaktioner, vilket sker enligt generella regler och förinställningar i Procountor och bokförs i serie G (kontoutdrag) och H (referensbetalningar) och verifikaten numreras enligt bankens information för bästa spårbarhet. Vid korrekt referens allokeras alla inbetalningar mot rätt kundfaktura och uppdaterar därmed kundreskontran, leverantörsbetalningar allokeras mot korrekt leverantörsfaktura och uppdaterar därmed leverantörsreskontran.
Procountor -> Handelsbanken
Betalning av leverantörs-, rese- och kostnadsfakturor och gireringar skickas till banken per förfallodatum -> person med rätt bankbehörigheter loggar in direkt på internetbanken och godkänner betalningar/gireringar som då genomförs enligt bankens regler och sedan går informationen tillbaka till Procountor enligt punkt ”Handelsbanken -> Procountor”.
Övriga banker (Swedbank, Nordea, SEB, Danske Bank)
Banken -> Procountor
Kontoutdrag för alla transaktioner för kopplade bankkonton med referensbetalningar avseende kundinbetalningar = bokföring av alla transaktioner vilket sker enligt generella regler och förinställningar i Procountor i serie G (kontoutdrag) och H (referensbetalningar) och verifikaten numreras enligt bankens information för bästa spårbarhet. Vid korrekt referens allokeras alla inbetalningar mot rätt kundfaktura och uppdaterar därmed kundreskontran, leverantörsbetalningar (men även rese- och kostnadsfakturor) allokeras mot korrekt leverantörsfaktura och uppdaterar därmed leverantörsreskontran (dock sker inte detta fullt ut i dagsläget vad det gäller Swedbank så därför måste allokeringar göras manuellt).
Procountor -> Banken
Betalning av leverantörs-, rese- och kostnadsfakturor och gireringar skickas till banken per förfallodatum då också transaktionen genomförs enligt bankens regler utan att ytterligare bekräftelse krävs på själva internetbanken och sedan går informationen tillbaka till Procountor enligt punkt ”Banken -> Procountor”.
3.3 Sie-filsinläsning i Procountor
SIE-filer kan läsas in i Procountor, i formatet Typ 4 som innehåller transaktioner, och när detta görs så numrerar Procountor verifikationerna i filen från 1 och uppåt i den ordning som de är i filen, dvs. i serie- och verifikationsordning. Alla inlästa verifikationer, som läses in via SIE-fil, hamnar i serie C (journaler). I dagsläget så läser inte Procountor in UB från föregående räkenskapsår från SIE-filen utan detta måste bokas manuellt. Konton läggs till, om de avviker från aktuell BAS-kontoplan, men namn på konton följer endast med konton som inte finns ursprungligt i BAS.
3.4 Kassaregisterinläsning
Inläsning av SIE-fil från kassasystemet -> Bokföring enligt fil och i nummerordning (efter val av hur momsen skall hanteras) i verifikationsserie C. Hanteringen av moms gällande kassafiler beskrivs under Administration > Import av material och om man väljer Import av kassaregister (SE, SI) så visas hur Procountor tolkar momsen vid filinläsning.
3.5 Övrig filinläsning (både bokföringspåverkande och inte)
- Affärspartnermaterial – här kan man läsa in t.ex. ett kund- eller leverantörsregister in i Procountor.
- Produktmaterial – här kan man läsa in både försäljnings- och inköpsprodukter från andra system.
- Budgetmaterial – man kan läsa in flertalet budgetar och jämföra balans- och resultatrapporter mot dessa.
- Bokföringsmaterial – här kan man läsa in manuella bokföringsposter.
- Fakturamaterial – här läser man in kund- och leverantörsfakturor (reskontror)
- SIE-filer ( .se eller .si ) av typ 4 går att läsa in här (inga ingående balanser eller liknande utan enbart transaktioner för det räkenskapsår som läses in).
- Kassaregister – (via .se, .si eller dat-filer) av typ 4 (.se/.si) går att läsa in innehållande transaktioner.
3.6 Procountor Mini - applikationen
Procountor Mini gör att de med behörighet och som ingår i attestflödet för en faktura kan se och sakgranska/godkänna leverantör-, rese- och kostnadsfakturor direkt i appen. Dock går det inte att redigera fakturan så detta påverkar inte bokföringen mer än att en godkänd faktura då räknas som en affärshändelse.
Under förutsättning att personen i fråga har alla behörigheter som krävs, finns med i personregistret och att betalfunktionerna under inställningar i Procountor tillåter betalfunktioner i appen så kan en användare skapa en rese- eller kostnadsfaktura direkt i Mini. Givetvis följs Skatteverkets beslut gällande traktamenten, representation m.m. I och med att en skapad faktura slutförs (genom att användaren trycker på knappen Slutför) så förs allt material över till Procountor och skapar bokföringsposter (som hamnar i serie E eller F beroende på typ av faktura) enligt de produkter och val som gjorts i Mini men när detta är gjort går det inte att påverka något av det överförda materialet via appen utan i så fall måste man vara inloggad i Procountor.
Kvitton kan fotas och tolkas och övrig info kan läggas till och skickas till Procountor. Eventuell bokföring knuten till kvittot följer endast med i det fall att man lägger till kvittot till rese-, kostnads- eller leverantörsfakturor. Dock blir bokföringskontot på leverantörsfakturor enligt vad som är förvalt antingen på leverantören eller förinställda konteringsregler – för verifiaktioner generellt. Används kvittot på en kundfaktura är det endast bilden på kvittot som bifogas, d.v.s. den påverkar inte bokföringen.