Procountor är ett automatiserat och webbaserat redovisningssystem som fungerar utmärkt att användas både av företagare och av redovisningskonsulter. Tanken är att allt ska finnas på ett och samma ställe, t.ex. om man har bokat in en leverantörsfaktura från sitt kreditkortsföretag så kan man även bifoga bilderna på kvittona på de köp som hör till fakturan, för att förtydliga underlaget och göra det lättare för redovisningskonsulten eller den person som sedan ska granska och hantera bokföring och betalning av fakturan. Man kan till och med göra det så tydligt att man kopplar ett kvitto/underlag mot en specifik produktrad på fakturan.
Man kan välja hur man vill se rapporter och sökta listor, som till exempel i registreringsordning, men även andra sorteringsalternativ finns. Givetvis ingår både grund- och huvudbok i programmet, men även kund- och leverantörsreskontror, man kan läsa in kassaregister samt ha ett anläggningsregister. Vi har en mobilapp, för verifiering vid inloggning i Procountor, men även en mobilapp där kvitton kan fotas och skickas vidare till systemet för vidare hantering. Man kan skapa rese- och kostnadsfakturor direkt i mobilappen med t.ex. bilagor som kvitton.
Automatiseringen av systemet gör att man som användare kan skapa olika regler och förvalda sätt att hantera olika verifikationer, leverantörer, kunder, produkter m.m.
För avstämningar och bokslut finns det bra och tydliga verktyg som hjälper till att hitta avvikelser för korrigeringar.
Momsen hanteras annorlunda i Procountor än i övriga traditionella svenska redovisningssystem och detta beskrivs i samlingsplanen under avsnittet ”momshantering i Procountor”.
Enligt bokföringslagen (1999:1078), kap.7 och §3a, får företag förvara räkenskapsinformation i ett annat land inom Europeiska Unionen. Procountors data lagras i Finland, men alla tidsstämplar är i svenskt tidsformat (GMT+2), och de fysiska servrarna drivs av:
Valtti Kumppanit Oy, organisationsnummer 2720318-2, i Esbo, Finland
Denna information har vi meddelat till alla våra kunder.
Enligt bokföringslagen ska det finnas en beskrivning över redovisninssystemets organisation och uppbyggnad, en så kallad systemdokumentation. Syftet med denna är att alla som har anledning av att på något sätt hantera ett företags bokföring, t.ex. företagaren själv, företagets bokföringskonsult, företagets revisor, skatterevisor, konkursförvaltare m.fl. utan dröjsmål ska kunna erhålla sådan information om redovisningssystemets uppbyggnad som de behöver för att fullfölja sina respektive uppdrag. Normalt så består systemdokumentationen av kontoplan och samlingsplan, och detta gäller även för Procountors systemdokumentation, men en del av informationen måste tas fram manuellt, antingen via utskrift eller genom skärmklipp. Kontoplanen består av flera delar och dessa finns angivna, med beskrivningar av hur man får fram detta ur systemet, i dokumentationen.
Samlingsplanen redovisas och även om aktuella delar uppdateras manuellt, så beskrivs alla delar och hur de påverkar bokföringen i dokumentationen. Dock beskriv enbart Procountors mjukvara så eventuella övriga externa integrerade mjukvarors systemdokumentation måste hanteras av respektive mjukvaruleverantör. I Procountors handbok finns ytterligare, och mer detaljerad, information om systemet och hur alla delarna fungerar.