Funktioner
På startsidan i appen kan du växla mellan organisationer genom att trycka på Företagssymbolen uppe till höger. Du kan växla mellan organisationer utan att behöva logga in igen.
I menyn kan du hitta:
- Din personliga information, där du kan se din användarinformation och logga ut genom att klicka på Logga ut.
- Din organisations information, där du även kan växla mellan organisationer utan att behöva logga in igen.
- Inställningar, där du kan välja språk samt vilka funktioner du vill ska visas i appen.
-
Support, där du kan hitta instruktioner för appen uppdelade efter ämnesområde. Från supporten kan du även skicka en förfrågan eller ringa till Procountors kundtjänst.
- Kundtjänsten kommer att återkomma till dig via e-post till den e-postadress som du har angett i din personliga information i Procountors Egna uppgifter och inställningar.
- Momsvärden som visas i appen härstammar från Procountos Förinställda värden för moms.
- För internationella transaktioner används samma valutakurs som i Procountor. Valutakursen kan ses under Administration> Information om företaget > Valutakurser.
Kvitton
Med appen kan du enkelt ta bilder på dina kvitton.
- Smart bildigenkänning. Kvittoinformationen läses automatiskt av med hjälp av OCR-teknologi.
- De foton tagna med appen överförs till sektionen kvittohantering i Procountor för bearbetning.
Hur tar jag bilder på kvitton?
- Börja genom att trycka på knappen Nytt kvitto på startsidan eller genom att välja Kvitto > Nytt kvitto i undermenyn.
- Ta en bild på kvittot. Använd ficklampan i det övre hörnet om du tar bilden i dåligt ljus.
- Appen försöker känna igen kvittots kanter och ramar automatiskt in kvittot. Du kan ändra beskärningsområdet om du vill.
- Tryck på Klar eller så kan du ta en ny bild genom att trycka på Ta om. Du kan bara lägga till ett kvitto.
- Procountor kommer att läsa informationen på kvittot och ange den automatiskt. Du kan manuellt redigera informationen som Procountor läser in via applikationen och senare i Procountor.
- Tryck på Spara. Kvittot sparas i appen och överförs till sektionen Kvittohantering i Procountor för bearbetning.
Att skapa kostnadsfakturor
- Skapa en kostnadsfaktura från ett kvitto genom att välja betalningsmetoden Privata utlägg.
Hur skapar jag en kostnadsfaktura?
- Tryck på Nytt kvitto på startsidan eller välj Kvittor > Nytt kvitto i undermenyn. Ta en bild av kvittot.
- Appen kommer att läsa informationen på kvittot. Fyll i informationen, om det behövs, och välj betalningsmetod Utlägg med egna medel. Tryck på Spara.
- Appen skapar automatiskt en ny kostnadsfaktura av informationen på kvittot, om du inte redan har en pågående kostnadsfaktura. Alla nya kostnadsfakturor läggs till på samma kostnadsfaktura om den är i utkast.
- Slutför behandlingen av kostnadsfakturan i appen genom att välja Skicka för godkännande. Om Inställningar för attestflöde inställt, skickas fakturan vidare till nästa verifierare/godkännare.
När fakturan sparas som utkast i appen hamnar den under avsnittet Privat utlägg och överförs till Procountor med status Under behandling.
Skapa resefakturor
Du kan lägga till traktamente, information om internationella resor, kilometerersättning och andra resekostnader på resefakturan.
Hur skapar jag en resefaktura?
- Börja med att trycka på Resor i undermenyn. I vyn Mina resor, tryck på Ny resa.
- Fyll i resans information, som start- och slutdatum. Dessa påverkar beräkningen av traktamentet. Tryck på Nästa för att ange resten av den nödvändiga informationen på resefakturan:
- Resa till utlandet: Påverkar beräkningen av traktamentet.
- Traktamenten: Appen har beräknat traktamentet enligt resans varaktighet. Du kan lägga till dagspecifik information, som måltidsersättning, genom att trycka på resedagen.
- Milersättning: Ange informationen om fordonet, körtid och eventuella ytterligare personer.
- Kostnader: Om du har betalat arbetsrelaterade kostnader med egna pengar under resan, ange dem här. Om de är kostnader betalda utomlands, notera att fakturan genereras i SEK. Programmet använder den valutakurs som anges i Procountor.
- Summering: Du kommer att se en sammanfattning av din resa. Slutför genom att trycka på Klar. Resefakturan markeras som Under behandling i applikationen. Resefakturan överförs till Procountor med status Mottagen. Du kan slutföra behandlingen av resefakturan i appen genom att godkänna och betala den om du har de behörigheter som krävs, eller skicka den för godkännande om attestflödet är inställt.
Skapa leverantörsfakturor
Informationen på en faktura kan också enkelt läsas av med hjälp av streckkoden.
Hur skapar jag en leverantörsfaktura?
- Börja med att trycka på Ny faktura eller välja Fakturor > Ny faktura i undermenyn.
- Ta en bild på fakturan, läs informationen med hjälp av streckkoden eller hämta fakturan från ditt fotogalleri. Appen läser inte automatiskt informationen på fakturan från bilden.
- Ange fakturainformationen och tryck på Klar. Fakturan sparas med status Väntar på handläggning och överförs till Procountor med status Under behandling. Du kan slutföra behandlingen av fakturan i appen genom att verifiera, godkänna och betala den om du har de behörigheter som krävs. Om attestflödet är inställt kommer fakturan att överföras till nästa verifierare/godkännare.
- Fakturor kan sparas utan referenskod. Dock skapas en referenskod automatiskt för fakturan i Procountor. Om du vill lägga till ett meddelande på fakturan kan du göra det i Procountor.
Verifikation och godkännande av fakturor
- Verifikationen och godkännandet av fakturor följer de inställningar som ses i Procountors vy för attestflöde.
Hur verifierar och godkänner jag fakturor?
- På appens startsida kan du se information om fakturor som väntar på godkännande och verifiering.
- Du kan trycka på fakturan på startsidan för att starta verifierings-/godkännandeprocessen.
- Du kan se informationen för varje faktura i fakturavyn i undermenyn. Fakturorna är kategoriserade efter status, vilket gör det enkelt att se om en faktura fortfarande väntar på verifiering eller godkännande.
I den faktura vyn kan du trycka på Välj åtgärd och välja Gå tillbaka för att skicka tillbaka fakturan till föregående verifierare/godkännare.
Betala fakturor
- Betalningar godkänns i Procountor Nyckel appen. För att kunna göra betalningar, ladda ner Nyckel appen till din telefon.
- Bankkontoinformationen reflekteras från Bankförbindelser i Procountor.
Hur betalar jag fakturor?
- Gå till en faktura som väntar på betalning.
- Tryck på Betala faktura.
- I vyn Betala faktura kan du ändra betalningskonto eller betalningsdatum genom att trycka på fälten i fråga. När du trycker på Bekräfta betalning öppnas appen Procountor Nyckel där du kan godkänna betalningen.
Dimensionering av fakturor
- Appen hämtar information om dimensionering och objekt från Procountor Administration > Uppgifter om redovisning > Dimensioner.
- Appen använder kvittospecifik dimensionering. Du kan specificera dimensionen för hela kvittot och dess objekt och fördela kvittot procentuellt mellan dessa.
- Du kan dimensionera rese- och kostnadsfakturor och inköpsfakturor i appen. Du kan dimensionera fakturor som väntar på godkännande/verifikation. Fakturor kan inte dimensioneras när de skapas eller efter att de har betalats.
Hur dimensionerar jag fakturor?
- Gå till önskad faktura i vyerna för Kostnader, Resor eller Fakturor.
- Om dimensionerna redan har valts för fakturan från Procountor kan du se dem i fakturans sammanfattning.
- I visningen för Fakturor väljer du Välj åtgärd och Lägg till kostnadsställe.
- Välj först dimensionen, till exempel Projekt, och de objekt som rör projektet under den. Du kan välja dimensionens objekt för flera dimensioner. Tryck på Klart.
- Appen delar automatiskt upp procentandelarna för dimensionsobjekten. Du kan också redigera procentandelarna för enskilda objekt genom att trycka på procentandelen för objektet. Den totala procentandelen för objekten inom en dimension måste vara 100%.
- Slutför genom att trycka på Klart.
Fakturaspecifik diskussion
Fakturaspecifik diskussion används för rese-, kostnads- och inköpsfakturor. Diskussionerna visas i fakturainformationen, både i Procountor och i appen, i realtid.
I Procountors vy för attestflöde kan du ange om diskussion kring fakturan är tillåten.
Hur lägger jag till en kommentar på en faktura?
- Tryck på den önskade fakturan i vyn för Utgifter, Resor eller Fakturor.
- Välj Välj åtgärd och Lägg till kommentar.
- Kommentarerna visas i realtid i appen och i Procountor med fakturans diskussionsfunktion.
Ogiltigförklara faktura
Du kan ogiltigförklara fakturor som är i statusen Under behandling eller ännu inte har godkänts.
- Tryck på den önskade fakturan i vyn för Utgifter, Resor eller Fakturor.
- Välj Välj åtgärd och Ogiltig faktura.