Avstämning av kontoutdragspost

I vyn Avstämning av kontoutdragspost kan du allokera obearbetade kontotransaktioner med rätt kvitto.

Du kan komma till vyn Avstämning av kontoutdragspost från följande ställen i programmet:

1. Från menyn Sökning > Hantering av kostnadsverifikat och genom att klicka på knappen Avstämning av kontoutdragspost i övre raden.
2. Från menyn Betalningar > Kontoutdrag och referensbetalningar och genom att klicka på knappen Avstämning av kontoutdragspost i övre raden.
3. Från widgeten Nya kostnadsverifikat på programmets startsida genom att välja Avstämning av kontoutdragspost.
   

Du behöver minst följande användarrättigheter för att komma åt vyn:

• Fullständiga rättigheter till Kontoutdrag och referensbetalningar.
• Procountor-mobilappen i bruk.

 

Avstämning av kontoutdragspost

När du går till vyn Avstämning av kontoutdragspost visas som standard obearbetade kontoutdragsposter från det senaste kontoutdraget.

1. Definiera först sökvillkoren.
   
   1. Du kan söka obearbetade kontoutdragspost med följande sökvillkor:
      
      1. Kontonummer
         Välj kontot från rullgardinsmenyn som du vill söka obearbetade poster från.
      2. Kontoutdragsnummer
         Lista kontoutdrag från tiden efter den senaste stängda räkenskapsperioden.
      3. Startdatum och slutdatum
         Start- och slutdatum definieras från det senaste kontoutdraget, om sådant finns tillgängligt. Slutdatum kan inte vara före startdatum.
2. Klicka på knappen Sök.
3. Programmet listar obearbetade kontoutdragsposter enligt dina sökvillkor. De senaste visas först. Klicka på den kontoutdragspost du vill hantera i avsnittet Kontoutdragets poster.
4. Välj det tillhörande kostnadsverifikat i avsnittet Kostnadsverifikat.
5. Redigera vid behov kostnadsverifikats transaktioner i avsnittet Bokföringsnoteringar utifrån verifikatet.
6. Klicka på knappen Spara, då meddelar programmet att kostnadsverifikatets bilaga/bilagor har lagts till kontoutdragsposten framgångsrikt. Knappen Spara aktiveras när du har valt det tillhörande kostnadsverifikatet för kontoutdragsposten.
   1. Om den totala summan av bokföringsnoteringar för den valda kontoutdragsposten ändras (när du redigerar transaktionerna) och inte längre är densamma som den ursprungliga summan, föreslår programmet att skapa en avstämningsdifferensrad vid sparandet.
   2. Du kan välja om du vill att programmet skapar en avstämningsdifferensrad eller om du vill spara uppgifter trots differensen.
   3. Du kan se de kostnadsverifikat som har allokerats med kontotutdragsposten under Betalningar > Kontoutdrag och referensbetalningar.

 

Kontoutdragsposter

När du har definierat sökvillkoren och klickat på knappen Sök, listar programmet obearbetade kontoutdragsposter. Du kan sortera kontoutdragsposterna efter anskaffningsdatum namn, summa och meddelande i stigande eller fallande ordning genom att klicka på respektive kolumn.

Endast de obearbetade kontoutdragsposter som uppfyller följande kriterier visas:

• Posten har ännu inte allokerats med ett kostnadskvitto.
• Posten har inte allokerats med lön eller inköpsfakturor.
• Posten tillhör tiden efter den senaste stängda räkenskapsperioden.
• Posten har inte tilldelats förvalda värden (Administration > Uppgifter om bokföringen > Förvalda värden för kontering > Förvalda konteringar för kontoutdrag).
  
  • Undantag är förklaring 721. Även om förklaring 721 har tilldelats en förvalda kontering för kontoutdrag, visas poster ändå i vyn.
    
• Kostnadverifikatet som motsvarar kontotransaktionen har minst en bilaga.
• Posten har ett negativt belopp.
• Kontoutdraget har endast en standardkontotransaktion som motsvarar det föreslagna kvittot.

 

Hantering av kostnadsverifikat

När du har definierat sökvillkoren och klickat på knappen Sök, listar programmet de föreslagna kvittona för den valda kontoutdragsposten i Hantering av kostnadsverifikat. Som standard visas de föreslagna kvittona för den första kontotransaktionen. Du kan gå till den önskade kontotransaktionen genom att klicka på dess rad, då visas de föreslagna kvittona för den transaktionen i kvittohanteringen.

För att ett kvitto ska föreslås i vyn Hantering av kostnadsverifikat måste minst två av följande villkor matchar kontotransaktionen:

• Kontotransaktionens namn (säljarens namn)
• Datum (inköpsdatum)
• Summa

De föreslagna kostnadsverifikaten är ordnade så att kvitton vars namn matchar kontotransaktionens namn föreslås först, och kvitton vars summa matchar kontotransaktionens summa föreslås därefter. Kvittohanteringen föreslår högst fem kvitton.

För att ett kvitto ska visas i vyn Hantering av kostnadsverifikat måste kvittot ha följande uppgifter:

• Kostnadsverifikatet är obearbetat.
• Kostnadsverifikatet har en eller flera bilagor.
• Betalningssättet för kvittot är bankkort.

 

Bilagor-panelen

• Bilagor-panelen visar bilagorna som har lagts till det aktiverade kvittot. Du kan dölja bilagorna genom att klicka på pilknappen till höger.
• Det är inte möjligt att lägga till eller ta bort bilagor i denna vy.

 

Bokföringsnoteringar utifrån verifikatet

Avsnittet Bokföringsnoteringar utifrån verifikatet visar bokföringsnoteringarna för det valda kostnadsverifikatet. Du kan till exempel redigera noteringar, ta bort dem eller lägga till nya.

• Knappen Spara transaktioner är som standard aktiverad. Dina ändringar sparas automatiskt.
• Genom att klicka på knappen Lägg till transaktion lägger du till en ny post till kostnadsverifikatet.
• Genom att klicka på knappen Kopiera transaktioner kopierar du uppgifter från den valda raden till en ny rad under den ursprungliga transaktionen.
• Genom att klicka på knappen Ta bort transaktioner tar du bort den aktiverade raden.
• Genom att klicka på knappen Välj konto öppnas ett nytt fönster där du kan välja bokföringskonto för den aktiverade transaktionen.
• Om du använder dimensioner kan du välja dimensioner för transaktioner.
• Om posten har en tom momsprocent ändras den automatiskt till 0%. Dessa momsfält är markerade med gult. Genom att föra musen över fältet meddelar programmet orsaken till markeringen.
• Om du ändrar den totala summan av transaktionerna och den inte längre motsvarar den valda kontotransaktionen, föreslår programmet att skapa en avstämningsdifferensrad vid sparandet.
  • Du kan välja om du vill att programmet skapar en avstämningsdifferensrad eller om du vill spara informationen trots differensen.