Allokering av kreditfakturor

Du kan söka kreditfakturor genom att välja Sökning > Sök efter kreditfaktura i den vänstra sidopanelen.
I vyn kan du söka inköpsfakturor och kreditfakturor samt göra allokering av kreditfakturor. Från vyn kan du också gå till sökningen av betalningslistor för fakturamatchningar, där du kan söka de ännu öppna beloppen för allokerade fakturor.

 

Sök efter kreditfaktura

Sökvillkor

Som standard visar programmet inköpsfakturor vars förfallodatum är tidigast en månad bakåt i tiden (t.ex. om dagens datum är 12.10, söks fakturor vars förfallodatum är 12.9 eller senare).

Du kan filtrera sökvillkoren enligt följande:

• Sökfält: Sök fakturor till exempel baserat på namn eller fakturanummer.
  • Sökningen omfattar flera fält relaterade till fakturan, såsom namn, adress, produkter som ingår i fakturan samt fakturanummer. Sökningen kan göras med flera fakturanummer genom att separera fakturanumren med kommatecken (t.ex. “1, 2, 3”) eller genom att ange ett nummerintervall (t.ex. “1-3”).
• Fakturadag, intervall: Sök fakturor vars fakturadatum är inom ett visst tidsintervall.
• Förfallodag, intervall: Sök fakturor vars förfallodatum är inom ett visst tidsintervall.
• Status: Välj antingen alla fakturastatusar eller filtrera listan.
  • Endast de statusar som är i bruk kan väljas.
• Välj affärspartner-knappen: Sök inköpsfakturor från en viss affärspartner.
  • Töm-knappen: Töm affärspartnerns uppgifter.

Sök-knappen i övre raden: Sök inköpsfakturor enligt dina sökvillkor.

Töm-knappen i övre raden: Töm alla sökvillkor.

 

Sökresultat

1. Genom att aktivera dragknappen Visa endast kreditfakturor kan du filtrera sökresultaten så att endast kreditfakturor visas.
2. Med knappen Gå till kan du gå till vyn Faktura eller bokföring för den valda fakturan eller granska bilagor som lagts till fakturan.
3. Genom att klicka på kolumnrubriken kan du sortera sökresultaten i stigande eller fallande ordning.
   1. Du känner igen kreditfakturor från den separata kolumnen Kreditfaktura, där det finns en markering när det gäller en kreditfaktura.
   2. Genom knappen(Anpassa kolumnvisning) till höger om sökresultaten kan du redigera kolumnernas synlighet.
      1. När du klickar på knappen öppnas en lista över kolumner som visas som standard i sökresultaten, och en viss kolumn kan vid behov döljas från sökresultaten genom att klicka på den i listan.
      2. Genom knappen (Återställ till förvalt värde) till vänster om knappen kan du återställa de dolda kolumnerna till sökresultaten, dvs. standard sökresultat.
4. Genom knappen Kreditfakturafördelning kan du göra allokering av fakturor.

 

Allokering av kreditfakturor

Oallokerade fakturor

Klicka på bilden för att förstora den.

Så här allokerar du fakturor:

1. Du kan allokera fakturor genom att först välja leverantörens faktura från sökresultaten (det spelar ingen roll om det är en inköpsfaktura eller kreditfaktura) och sedan klicka på knappen Kreditfakturafördelning. Fakturan måste ha en angiven leverantör.
2. Du går till vyn Kreditfakturafördelning, som som standard listar alla fakturor i statusen Godkänd från den aktuella leverantören. Vyn listar fakturor endast från en leverantör åt gången.
3. Som standard visar programmet endast inköpsfakturor i statusen Godkänd. Du kan redigera sökvillkoren om du vill. Fakturans status måste vara Godkänd för att allokeringen ska kunna göras. Du kan till exempel inte matcha fakturor i statusen Betalad eller Överförd till banken.

 

1. Välj minst en inköpsfaktura och en kreditfaktura som du vill matcha.
   1. Ovan ser du totalsumman för de valda inköps- och kreditfakturorna samt summan Förfallet belopp, som visar vad som fortfarande är öppet efter allokeringen av dessa fakturor.
   2. Kreditfakturor allokeras mot inköpsfakturor enligt deras förfallodatum. Om den valda krediten redan är fullt allokerad med fakturor med tidigare förfallodatum, kan du inte välja fakturor med senare förfallodatum till gruppen av fakturor som ska allokeras.
   3. Den beräknade summan att betala baserat på fakturorna måste vara samma eller större än 0,00 €.
2. Klicka på knappen Allokera. 
3. Programmet meddelar vilka fakturor som allokeras. Redigera vid behov betalningsdatumet för enskilda fakturor eller ange samma betalningsdatum för alla.
4. Klicka på knappen Allokera. Fakturorna matchas, deras status ändras till Betald utanför Procountor och de flyttas till vyn Allokerade fakturor. Om det finns öppet belopp kvar för allokeringsgruppen, skapas en betalningslista för det, som du kan läsa mer om här.
   1. Endast inhemska inköpsfakturor kan allokeras. Inköpsfakturor i olika valutor kan inte allokeras.
   2. Genom knappen  i det övre högra hörnet kan du gå tillbaka till vyn Sök efter kreditfaktura.

 

Allokerade fakturor

I vyn Kreditfakturafördelning, välj delen Allokerade fakturor för att granska Allokerade fakturor från den valda leverantören.

Du kan söka allokeringsgrupper efter tidsperiod eller allokeringsstid. Du kan endast söka fakturor som är i statusen Väntar på överföring till banken, Överförd till banken, Delvis betalad, Betalad eller Betalad utanför Procountor. Allokerade fakturor kan endast vara i dessa statusar.

• Sökresultatet visar de senaste allokeringarna först.
• Allokeringsgruppen innehåller fakturor som har allokerats mot varandra. Gruppens datum anger när allokeringen av fakturorna gjordes.
• Du kan dölja och öppna fakturorna i allokeringsgruppen genom att klicka på pilen framför gruppen eller genom att klicka på knappen Expandera alla eller Komprimera alla i den övre raden.
• Genom att klicka på en faktura i allokeringsgruppen och välja knappen Gå till Faktura, bokföring eller bilagor, kan du granska enskilda fakturor mer detaljerat.
• Genom knappen  i det övre högra hörnet kan du gå tillbaka till vyn Sök efter kreditfaktura.

 

Återställ allokering

• I vyn Allokerade fakturor kan du avbryta en allokering genom att klicka på knappen Återställ allokering. Du kan inte återställa allokeringen om inköpsfakturan är i statusen Väntar på överföring till banken, Överförd till banken eller Betalad.
• Du kan avbryta allokeringen om alla fakturor i allokeringsgruppen är i statusen Delvis betalad eller Markerad som betalad.
• När du avbryter allokeringen återgår fakturorna i allokeringsgruppen till Oallokerade fakturor och statusen Betalad utanför Procountor tas bort från fakturorna.

 

Matchning av fakturor med kontantrabatt

Fullständig allokering av kreditfaktura mot faktura med kontantrabatt bör göras först på fakturans ursprungliga förfallodatum. Om allokeringen görs före fakturans ursprungliga förfallodatum när kontantrabatten är i bruk, kommer fakturan med kontantrabatt att ha ett minussaldo som inte kan redigeras. När allokeringen görs först på fakturans ursprungliga förfallodatum allokeras fakturorna med samma belopp och inget minussaldo kvarstår.

 

Sökning av betalningslistor för fakturaallokeringar

När du har gjort en allokering av fakturor och det fortfarande finns belopp kvar att betala för allokeringsgruppen, skapas en betalningslista för fakturorna. Du kan hantera betalningslistorna genom att klicka på knappen Sökning i listan över tilldelningsbetalningar i den övre raden.

Vyn Sökning i listan över tilldelningsbetalningar listar alla betalningslistor som har skapats i miljön. Som standard visar sökresultaten betalningslistor vars förfallodatum är tidigast en månad bakåt i tiden (t.ex. om dagens datum är 13.10, söks betalningslistor vars förfallodatum är 13.9 eller senare).

Som standard visas betalningslistor vars status är Väntar på överföring till banken, Överförd till banken, Delvis betalad, Betalad eller Betalad utanför Procountor.

Du kan redigera sökvillkoren genom att söka betalningslistor efter förfallodatum eller betalningsdatum eller genom att välja fakturor med en viss status.

• Du kan visa information om en enskild betalningslista genom att klicka på betalningslistans nummer eller aktivera betalningslistans rad och klicka på knappen Betalningslisteuppgifter.

1. Du går till vyn Betalningslista. Vyn är motsvarande som vyn Betalning för inköpsfaktura.
2. Du ser betalningslistans öppna belopp, vilket är ännu obetalt. Du kan redigera betalningsinformationen som kontonummer, belopp eller betalningsdatum. Vyn fungerar på samma sätt som vyn Betalning för inköpsfaktura.
3. Avsnittet Allokerade fakturor i listan visar alla fakturor på betalningslistan. Du kan granska enskilda fakturor genom att klicka på fakturanumret. Du kan också betala det öppna beloppet i vyn för enskild inköpsfaktura.
4. I vyn Betalningslista betalar du det öppna beloppet genom att klicka på knappen Betala. Du kan också markera betalningen som Betaladutanför Procountor. Betalningen överförs till statusen Väntar på överföring till banken. Samma information uppdateras också i vyn Betalning för enskild inköpsfaktura. Betalningen kan fortfarande avbrytas genom att klicka på knappen Annullera betalningstransaktion.

• Genom att klicka på knappen Ta bort betalningslista kan du ta bort allokeringen av fakturorna på den valda betalningslistan.
  • Markeringen Betalad utanför Procountor tas bort från inköpsfakturorna och fakturorna återgår till listan Oallokerade fakturor i vyn Kreditfakturafördelning.
  • Betalningslistan kan inte tas bort om någon inköpsfaktura på betalningslistan är i statusen Väntar på överföring till banken, Överförd till banken eller Betald.
• Betalningstransaktioner som skapats från fakturaallokeringen kan inte tas bort från betalningslistan. Det är inte möjligt att ta bort betalningstransaktionen (totalsumma) för allokerade fakturor markerade som Betalad utanför Procountor.
  • Om du vill ta bort betalningstransaktionen för en allokerad faktura måste det göras via vyn Allokerade fakturor.
• Genom knappen  i det övre högra hörnet kan du gå tillbaka till vyn Sökning i listan över tilldelningsbetalningar.

 

Information som följer med betalningsfakturor

Information om allokerade fakturor, dvs. om fakturan är en kredit- eller debetfaktura samt fakturornas ursprungliga belopp, följer med betalningsfakturorna.

Denna information ingår för närvarande endast i SEPA-betalningar och det beror helt på den mottagande banken om banken behandlar denna information vid mottagandet av betalningen eller inte. Om informationen behandlas och vidarebefordras av banken, visas ovanstående information med mottagarens kontotransaktion.

 

Vy för inköpsfaktura

När du matchar inköpsfakturor bildar de en allokeringsgrupp och en separat betalningslista om det fortfarande finns belopp kvar att betala för allokeringsgruppen.

I vyn Faktura för inköpsfaktura finns ett avsnitt för Allokering av kreditfakturor.

Avsnittet visar alla fakturor som inköpsfakturan har allokerats mot samt betalningslistans nummer om inköpsfakturan ingår i en betalningslista.

• Du kan gå till vyn Faktura för en annan faktura i allokeringsgruppen genom att klicka på den fakturan.
  • Programmet öppnar den andra fakturan i en ny flik.
• Du kan gå till betalningslistan genom att klicka på betalningslistans nummer.
  • Betalningslistan öppnas i en ny flik.
  • Om det fortfarande finns belopp kvar att betala på betalningslistan kan du betala det öppna beloppet antingen i vyn Betalningslista eller i vyn Betalning för enskild inköpsfaktura.