Vad är Junior Dimensionering?
- Junior Dimensionering är en AI-assistent som föreslår dimensioner och dimensionsobjekt för inköpsfakturor i granskningsvyn.
- Junior Dimensionering, som är en separat användarinställning, gör endast förslag för dimensioner på inköpsfakturor.
- När Junior Dimensionering gör dimensionsförslag är det ditt ansvar att kontrollera att förslagen är korrekta.
- Det är möjligt att använda för alla inköpsfakturor eller endast för vissa fakturor.
- Junior Dimensionering aktiveras separat i Procountor och slås inte på automatiskt.
- Den gör inga ändringar i till exempel bokföringskonto, momsstatus eller momsavdrag. Förslag på kontering ges av en annan AI-assistent, Junior, som du kan läsa om här.
Junior Dimensionering faktureras månadsvis, vår prislista hittar du här.
Hur aktiverar man Junior Dimensionering?
Vad krävs för att aktivera Junior Dimensionering?
För att kunna aktivera Junior Dimensionering måste följande villkor vara uppfyllda:
- Under de senaste 12 månaderna måste det finnas minst 50 inköpsfakturor i miljön som betraktas som affärstransaktioner.
- Detta innebär att fakturorna måste vara i status Godkänd, Betalningsstopp, Väntar på överföring till bank, Överförd till bank, Delvis betald, Betald på annat sätt eller Betald.
- Inköpsfakturor måste konteras radvis.
- Detta kan kontrolleras i användarinställningsvyn (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar).
- Miljön där Junior Dimensionering ska användas måste vara en finsk Procountor-miljö.
- Miljön där Junior Dimensionering ska användas måste vara i produktionsanvändning. Junior Dimensionering fungerar inte i testmiljöer.
- Junior Dimensionering kan endast aktiveras i Procountor Financials-produktversionen.
- Produktversionen måste vara Financials Basic, Plus, Max, Premium, Unlimited, Enterprise eller Jousto.
- För att användaren ska kunna fatta beslut om att aktivera Junior Dimensionering måste de ha rättigheter till användarinställningarna i Procountor-miljön.
- Tilläggsfunktionen Dimensionsspecifik användarbegränsning kan inte vara aktiverad samtidigt.
Var och hur Junior Dimensionering aktiveras
När villkoren som beskrivs i föregående avsnitt är uppfyllda, kan Junior Dimensionering aktiveras antingen via den assisterade aktiveringen som öppnas i vyn Granskning av inköpsfaktura eller alternativt i vyn Inställningar.
Aktivering av Junior Dimensionering påverkar inte retroaktivt fakturor som redan finns i miljön, det vill säga Junior Dimensionering gör dimensioneringsförslag endast för fakturor vars bokföring har skapats efter att Junior Dimensionering aktiverats eller för fakturor vars radinformation har redigerats efter att Junior Dimensionering aktiverats.
Aktivering av Junior Dimensionering via assisterad aktivering i vyn Granskning
- Om villkoren som beskrivs i föregående avsnitt är uppfyllda, föreslår Procountor assisterad aktivering av Junior Dimensionering när användaren går till vyn Granskning av inköpsfaktura.
- Procountor ger förslaget i ett separat popup-fönster där grundläggande information om Junior Dimensionering samt den förväntade noggrannheten för Junior Dimensionering i den aktuella Procountor-miljön presenteras.
- I fönstret visas alternativen Ja, aktivera Junior Dimensionering! och Nej tack, kanske senare.
- Om Junior Dimensionering beslutas att aktiveras, välj Ja, aktivera Junior Dimensionering! Då aktiveras Junior Dimensionering för alla leverantörer och alla inköpsfakturor i miljön.
- Om Junior Dimensionering inte önskas aktiveras, välj alternativet Nej tack, kanske senare. Då aktiveras inte Junior Dimensionering och Procountor föreslår inte längre assisterad aktivering av Junior Dimensionering för användarna i miljön när de går till vyn Granskning av inköpsfaktura. Junior Dimensionering kan dock aktiveras senare i vyn Inställningar.
- Om fönstret stängs genom att klicka på krysset i övre högra hörnet, visas förslaget inte längre för samma användare. Förslaget visas dock för andra användare i miljön när de går till vyn Granskning av inköpsfaktura.
- När Junior Dimensionering har aktiverats och användaren går till vyn Granskning av inköpsfaktura för första gången efter aktiveringen, erbjuds användaren en påminnelse om Junior Dimensionering.
Aktivering av Junior Dimensionering i vyn Inställningar
- Om villkoren som beskrivs i föregående avsnitt är uppfyllda, kan Junior Dimensionering också aktiveras i vyn Inställningar (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar).
- Junior Dimensionering aktiveras i vyn Användarinställningar genom att välja inställningen Använd Juniors dimensioneringsprognoser för leverantörsfakturor.
- Då aktiveras Junior Dimensionering för alla leverantörer och alla inköpsfakturor i miljön.
När Junior Dimensionering har aktiverats och användaren går till vyn Granskning av inköpsfaktura för första gången efter aktiveringen, erbjuds användaren en påminnelse om Junior Dimensionering.
När ska man använda Junior Dimensionering?
- Junior Dimensionering bör användas om den förväntade noggrannheten för de dimensioner som föreslås av Junior Dimensionering i den aktuella miljön är utmärkt. Den förväntade noggrannheten visas i verktyget för implementering, som visar den förutsagda noggrannheten innan Junior
- Dimensionering aktiveras i vyn Granskning av inköpsfaktura. Man kan få betydande hjälp av att använda Junior Dimensionering och det är värt att prova även om den förväntade noggrannheten är måttlig. Om Junior Dimensionering aktiveras med måttlig förväntad noggrannhet, bör man initialt noggrant följa hur väl dimensioneringen lyckas.
Situationer där Junior Dimensionering kanske inte ger ytterligare fördelar:
- Om standarddimensionerna används effektivt i företaget, kanske Junior Dimensionering inte ger några ytterligare fördelar. I sådana fall bör man fortsätta använda de fungerande standarddimensionerna.
Att tänka på vid implementering av Junior Dimensionering:
Hur fungerar Junior Dimensionering?
- Junior Dimensionerings dimensioneringsförslag Junior Dimensionering gör dimensioneringsförslag som den anser vara säkra enligt sin funktionslogik, men också förslag som den anser vara osäkra enligt sin funktionslogik.
- När Junior Dimensionering är aktiverad, är fälten som visas med gul bakgrund i vyn Granskning osäkra enligt Junior Dimensionerings funktionslogik, så de bör ägnas särskild uppmärksamhet.
- De fält vars förslag Junior Dimensionering har varit säker på enligt sin funktionslogik är inte markerade. Även om Junior Dimensionerings funktionslogik anser förslaget vara säkert, är det ändå ett förslag.
- Junior Dimensionerings dimensioneringsförslag presenteras vid skapandet av fakturan eller när fakturan anländer till programmet.
- Om fakturor importeras i stora mängder via API-gränssnittet, kan en liten fördröjning i skapandet av dimensioneringsförslag vara möjlig.
- Om fakturan har över 300 rader, är dimensioneringsförslag inte tillgängliga.
- Dessutom hämtas dimensioneringsförslag till fakturan (igen) om fakturans innehåll ändras genom att redigera information som påverkar dimensioneringen (t.ex. radinformation) i vyn Faktura.
Hantering av Junior Dimensionerings dimensioneringsförslag
- Om granskningen av Junior Dimensionerings dimensioneringsförslag visar att förslagen är korrekta, kan dimensioneringarna godkännas med knappen Godkänn osäkra dimensioneringar.
- Om granskningen av Junior Dimensionerings dimensioneringsförslag visar att förslagen bör korrigeras helt eller delvis, kan ändringar göras i fälten normalt. Efter ändringarna sparas ändringarna med knappen Spara.
- Om Junior Dimensionerings dimensioneringsförslag önskas inaktiveras för en enskild verifikation, kan detta göras i vyn Granskning med knappen Junior dimensioneringsprognoser. Samma knapp kan användas för att aktivera dimensioneringsförslagen igen.
- Om dimensioneringsförslagen inaktiveras, ställer Procountor in dimensionerna enligt standarddimensioneringen.
- Om dimensioneringsförslagen inaktiveras, tas alla färgmarkeringar relaterade till Junior Dimensionering bort från vyn Granskning.
- Vid hantering av dimensioneringsförslag bör det noteras att om radinformationen på fakturan ändras efter att dimensionerna har granskats, gör Junior Dimensionering nya dimensioneringsförslag baserade på den nya radinformationen.
Dimension -vyn
I vyn Dimensioner på fakturan visas information på den övre raden om dimensioneringsprognoser har importerats av Junior Dimensionering.
Bokföring -vyn
I vyn Bokföring visas information om dimensioneringsprognoser har importerats av Junior Dimensionering.
Fördelning av artiklar med procentandelar
Junior Dimensionering kan inte göra förslag på procentandelar för artiklar. Om det finns fler än en artikel, fördelar Procountor artiklarna jämnt mellan dem. Denna funktion kan inaktiveras i vyn Inställningar genom att avmarkera alternativet Ge Junior möjlighet att dela upp dimensionsartiklar i lika procentandelar.
Specialsituationer
Procountor-miljöer med hög säkerhet och offentlig förvaltning
- Om det är en miljö med hög säkerhet eller en annan offentlig förvaltningskund, är möjligheten att använda Junior Dimensionering blockerad, vilket innebär att Junior Dimensionering inte kan aktiveras i sådana miljöer.
Undantagsfall i vyn Granskning
- Junior Dimensionerings dimensioneringsprognoser presenteras vid skapandet av fakturan eller när fakturan anländer till programmet. Om fakturor importeras i stora mängder via API-gränssnittet, kan en liten fördröjning i skapandet av dimensioneringsförslag vara möjlig.
- Om användaren redigerar dimensionerna innan Junior Dimensionering hinner ge förslag, kommer Junior Dimensionering inte att “skriva över” användarens ändringar.
- Dimensioneringsförslag håller på att hämtas
- I detta fall är knappen Junior dimensioneringsförslag i vyn Granskning inte tillgänglig och dimensionerna har gjorts baserat på standarddimensionerna.
- Hämtning av dimensioneringsförslag misslyckades
- I detta fall är knappen Junior dimensioneringsförslag i vyn Granskning inte tillgänglig och dimensionerna har gjorts baserat på standarddimensionerna.
- Perioden eller räkenskapsåret är stängt innan dimensioneringsförslag har hämtats
- Dimensioner på stängda perioder ändras inte. Dimensioneringsförslag skriver inte över användarens ändringar i dimensionerna.
Valet Bokföring per rad har tagits bort från fakturavyn
- Bokföring måste vara tillåten per rad både på fakturan och generellt i miljön för att Junior Dimensionerings dimensioneringsförslag ska vara tillgängliga.
Funktionen rader till verifikationer / verifikationer till rader har använts på bokföringssidan
- Junior Dimensionerings dimensioneringsförslag är inte tillgängliga efter detta, om inte uppdateringar görs på själva fakturan och bokföringen skapas om.
Dimensioner har skapats för fakturan via integration eller dataimport Junior Dimensionerings
- dimensioneringsförslag är inte tillgängliga om dimensioner har importerats till fakturan när den skapades via integration eller dataimport.
Hur lär sig Junior Dimensionering att göra dimensioneringsprognoser?
Junior Dimensionering analyserar varje miljös faktura- och dimensioneringshistorik från det senaste året och skapar baserat på detta dimensioneringsprognoser för inköpsfakturor. Junior Dimensionerings dimensioneringslogik är alltid miljöspecifik, vilket innebär att varje Procountor-miljö har något olika dimensioneringsmodeller baserade på miljöns inköpsfakturadata och dimensioneringspraxis. Ju mer data Junior Dimensionering har tillgång till, desto bättre lär den sig. Den behöver minst 50 inköpsfakturor per år för att lära sig från dem.
Junior Dimensionering läser informationen på produktlinjenivå i inköpsfakturor i Procountor, men den kan dock inte analysera information från exempelvis fakturabilden.
Junior Dimensionering uppdaterar sina dimensioneringsmodeller varje natt för att kunna dimensionera fakturor ännu bättre. Nya fakturor, deras dimensioner samt korrigeringar och andra ändringar som görs av granskaren/redovisaren påverkar alla Junior Dimensionerings dimensioneringsmodeller. Ändringarna baseras på statistik: du ser inte ändringarna nästa dag utan över tid när fler fakturor har kommit in. En korrigerad faktura är en del av hela årets fakturamängd.
Sökning av verifikat
I vyn Sökning av verifikat (Sökning > Sökning av verifikat) kan du söka inköpsfakturor med olika sökkriterier för vilka Junior Dimensionering har gett dimensioneringsförslag. Sökrelaterade kriterier för Junior Dimensionering kan läggas till genom att öppna avsnittet Avancerad sökning och välja önskade begränsningar. Efter att ha ställt in sökkriterierna söks verifikaten normalt med knappen Sök fakturor.
Hur stänger man av Junior Dimensionering?
Junior Dimensionering kan stängas av i vyn Inställningar genom att avmarkera alternativet Använd Junior-dimensionsprognoser på inköpsfakturor. Därefter sparas ändringarna med knappen Spara.
Observera! Även om Junior Dimensionering stängs av, förblir dess dimensioneringsförslag i bokföringen för de fakturor där de är en del av den sparade dimensioneringen. Dimensioneringarna ändras inte retroaktivt även om Junior Dimensionering stängs av. Osäkra dimensioneringsförslag markeras dock inte längre, och Juniors dimensioneringsförslagsknapp och andra funktioner relaterade till Junior Dimensionering är inte tillgängliga. Därför rekommenderas det att osäkra dimensioner granskas innan Junior Dimensionering stängs av.