Under semesteråret kan det finnas flera semesterintjäningsregler. Detta kan vara nödvändigt under samma semesterår, till exempel om:
- Arbetstagarens arbetsuppgifter ändras och lönebetalningsgrunden ändras, och därmed ändras semesterintjäningsreglerna. T.ex. om perioden 1.4.–30.6. har en intjäningsregel på 14 dagar, som är procentbaserad, och från 1.7. används en 35-timmarsregel, som är medeltidsbaserad. Under semesteråret används två intjäningsregler.
- Arbetstagarens anställning har upphört, men han återvänder till en ny anställning, med samma eller olika intjäningsregler. Till exempel under perioden 1.6.–31.8. är intjäningsregeln 35-timmarsregeln som är medeltidsbaserad. Anställningen har upphört och semestern har betalats ut. Arbetstagaren återvänder till anställningen 1.12.–31.12. med samma intjäningsregler, men tidpunkten för semesterintjäningen ändras, vilket kräver en ny intjäningsregel. För denna anställning betalas inte semestern ut, men anställningen blir fast från 1.1. med 14-dagarsregeln och medeltidsbaserad. Under semesteråret används tre intjäningsregler.
Observera att om intjäningsreglerna ändras mitt under en lönebetalningsperiod, måste lönebetalningsperioderna överensstämma med intjäningsperioderna. Exempel: månadsvisa lönebetalningsperioder används, men intjäningsregeln ändras den 15.5. Den gamla semesterinställningen gäller för perioden 1.4.–14.5. och den nya semesterinställningen gäller för perioden 15.5.–31.3. Löneperioderna måste skapas för arbetstagaren i maj enligt följande: 1. löneperiod för perioden 1.–14.5. och 2. löneperiod för perioden 15.5.–31.5., så att intjäningen av semesterdagar och -inkomster tilldelas rätt semesterinställning. Procountor ger instruktioner för att skapa lönelista i en sådan situation.
När skapas en ny semesterinställning?
Det finns några villkor för att skapa en ny inställning:
- Om ingen löneberäkning ännu har gjorts för den nuvarande semesterinställningen, behöver ingen ny inställning skapas (detta är förhindrat), utan den befintliga inställningen kan ändras.
- Om arbetstagaren har löneberäkningar under behandling, kan ingen ny inställning skapas.
- Efter startdatumet för den nya inställningen får det inte finnas några löneberäkningar eller manuellt tillagda semesterdagar i månadsöversikten.
Vilka ändringar kräver att en ny inställning skapas?
- Ändring av startdatum för semesterberäkningen (t.ex. ny anställning)
- Ändring av semesterintjäningsregeln 14 dagar / 35 timmar / rätt till ledighet
- Annat kollektivavtal (om ändringen sker inom kollektivavtalet behövs ingen ny inställning, utan knappen Omberäkning kan användas i arbetstagarens Semesterdagar-vy)
- Ändring av beräkningsgrund med vissa undantag:
- Ändring av månadsbaserad beräkningsregel till procentbaserad fungerar som tidigare utan att skapa en ny inställning. Men om t.ex. 14-dagarsregeln ändras samtidigt till 35-timmarsregeln, måste en ny inställning skapas. Den första inställningen kan ändras till procentbaserad (men 14-dagarsregeln ändras inte), och en ny regel skapas som är 35-timmarsregeln och procentbaserad.
- Ändring av månadsbaserad semesterberäkning till en annan månadsbaserad beräkningsgrund (gäller endast standarddelare- och arbetsdagdelarberäkning).
Skapa en ny semesterinställning
Semesterintjäningsregeln kan redigeras i vyn Löner > Löntagarregister > Semesterdagar-fliken.
Bredvid kommandot Redigera semesterintjäningsregler finns en ny rullgardinsmeny, där du hittar möjligheten att redigera den nuvarande semesterintjäningsregeln och kommandot Skapa ny inställning.
Välj Skapa ny inställning och ange startdatum för den nya inställningen. Detta ger automatiskt föregående inställning ett slutdatum som är dagen innan. Ange de nya semesterintjäningsreglerna och spara.
Bredvid kvalificeringsåret visas nu ett nytt fält som visar semesterinställningsperioderna. Som standard visas den senaste inställningen när du går till Semesterdagar-fliken. Via rullgardinsmenyn kan du kontrollera och/eller redigera den gamla inställningen.
Övre delen av Semesterdagar-fliken visar de obetalda semesterdagarna totalt, semesterbonus dagar och semesterpenning, semesterbonus etc. för alla semesterår och eventuella olika semesterinställningsperioder. Observera att om det finns flera semesterinställningsperioder, där intjänade halva semesterdagar avrundas uppåt per inställningsperiod, avrundas de återstående dagarna i övre delen ändå per år. Rätt avrundningsmetod utreds för närvarande.
Effekten av flera semesterintjäningsperioder på andra funktioner i Löntagarregistret Semesterdagar
- Redigera-knappen (tidigare Redigera på årsnivå) fungerar på inställningsperiodnivå, så att t.ex. extra beviljade semestrar beräknas med rätt beräkningsregel.
- Redigera på månadsnivå visar fortfarande de intjänade dagarna för hela året, även om de består av flera olika intjäningsregler. Fälten ändras baserat på reglerna. Du kan redigera de intjänade dagarna på månadsnivå via vilken inställning som helst. Ändringen och ändringshistoriken visas i rätt inställning.
- Om en person tjänar in extra lediga dagar vid slutet av semesteråret, lägg till dem till den sista semesterintjäningsregeln.
- Omräkning-knappen fungerar nu per semesterinställning, vilket innebär att om Kollektivavtals-regeln har ändrats i flera inställningar, måste alla semesterinställningar omberäknas separat.
- Funktionen Ställ in semesterdata > Import av data stöder inte import av flera olika semesterinställningar för samma person.
Om en person inte har flera semesterinställningar under semesteråret, förblir vyerna och funktionerna i stort sett oförändrade.
Intjäning av semesterdagar och semesterbonusdagar
Semesterdagar och semesterbonusdagar intjänas baserat på inställningarna. Om en person har flera inställningar under semesteråret, intjänas semesterdagar och semesterbonusdagar till den aktuella semesterinställningen, men de visas i vyn Månadsvis justering oavsett vilken semesterinställning som används.
Manuell redigering av semesterdagar och semesterbonusdagar kan göras via vilken inställning som helst. Redigering av extra lediga dagar bör göras via den sista semesterinställningen.
Om en ändring av semesterinställningen har skett mitt i månaden, observera att intjäning enligt 14-dagars- eller 35-timmarsregeln endast kan ske i en av reglerna, antingen den gamla eller den nya. Men intjäning sker inte nödvändigtvis automatiskt i någon av inställningarna, vilket innebär att intjäningen måste redigeras manuellt.
Intjäning av kumulativa inkomster som påverkar semesterlönen
Löneberäkning kan endast göras för en semesterlöneinställning åt gången. Kumulativa inkomster tillhör således den inställning som är giltig under den aktuella löneperioden.
Manuell redigering av inkomster kan endast göras för den aktuella semesterinställningsperioden.
Betalning av semester med löneberäkning – Uppdaterad Semesterlön-knapp
Vyn bakom knappen Semesterlön har uppdaterats.
I den nya Semesterlön-vyn måste användaren först välja rätt händelsetyp: Semesterpenning, Semesterbonus eller Ytterligare ledighetsdagar. Efter att ha valt händelsetypen ser användaren tillgängliga semester- / semesterbonus- / extra lediga dagar från olika semesterår och olika semesterinställningsperioder.
När önskad rad är vald kan andelen betalda semester- / semesterersättnings- / extra lediga dagar anges. Knappen Lägg till i beräkningen stänger vyn och lägger till rätt löneart med de angivna dagarna i löneberäkningen.
Rätt till ledighetsersättning finns under händelsetypen Semesterlön.
Observera att semesterdagar och semesterersättningsdagar som intjänas med den aktuella löneberäkningen ingår i fältet Återstående mängd i Semesterlön-vyn.
När semesterberäkningsgrunden är Månadslön med arbetsdagdelare måste de betalda semesterdagarna och antalet arbetsdagar anges separat. Kalendern och beräkningslogiken har tagits bort.
Betalning av semester med löneberäkning – flera semesterintjäningsinställningar
Om en lönemottagare har flera semesterintjäningsinställningar under semesteråret, visas de alla i Semesterlön-vyn per inställning och de tillgängliga semester- / semesterbonus- / ytterligare lediga dagarna visas på rader.
Semesterdagar kan väljas för betalning från flera semesterår samtidigt, om deras semesterinställning är densamma. De betalda dagarna för varje semesterår visas på olika rader i löneberäkningen.
Lönearten väljs automatiskt baserat på semesterinställningen.
Semester- / semesterbonus- / ytterligare lediga dagar kan inte väljas för betalning i större antal än vad lönemottagaren har tjänat in.
Korrigering av betalda semesterdagar i löneberäkningen – flera semesterintjäningsinställningar
Korrigering av betalda semester- / semesterbonus- / ytterligare lediga dagar för lönemottagare med flera semesterintjäningsinställningar görs på samma sätt som för lönemottagare med endast en semesterintjäningsinställning.
Alla betalda dagar visas per semesterintjäningsinställning på olika rader. Du kan göra flera korrigeringar av semesterdagar samtidigt, om deras intjäningsinställning är densamma.
Semesterperiodiseringsrapport
Semesterperiodiseringsrapporten har ändrats för att ta hänsyn till flera semesterintjäningsinställningar. Rapporten visar endast den senaste inställningen som beräkningsmetod, men summan inkluderar de återstående semesterdagarna och obetalda semesterlöner för alla semesterinställningar."
Kontroll av intjäningsregeln för ett års semester
Den automatiska uppdateringen sker i vyn Administration > Uppgifter om löneberäkningen > Semesterkvalificeringsår > Kontrollera intjäningsregeln för ett år.
Vyn visar flera rader om lönemottagaren har flera inställningsperioder under semesteråret. När en rad väljs, väljs automatiskt de andra raderna för samma person.
Vyn visar också vilka ändringar som sker i de aktuella inställningsperioderna. Om retroaktiv uppdatering av intjäning på månadsnivå väljs, uppdateras de intjänade dagarna och semesterersättningsdagarna för alla inställningsperioder under semesteråret samtidigt.
Om startdatumet för intjäning av semesterbonus är senare än startdatumet för intjäning av semesterdagar, visas raden i vyn Granska intjäningsregeln för ett år.
Via fliken Semesterdagar i Löntagarregistret kan mer kontrollerade uppdateringar göras per intjäningsperiod om det finns avvikande regler i kollektivavtalet. Uppdateringar som görs här påverkar inte intjäningsreglerna för alla inställningsperioder.
Hantering av ej stödda ändringar av intjäningsregler
Semesterdagar och semesterbonusdagar som intjänats under tidigare ändringar av intjäningsregler mitt under semesteråret måste fortfarande betalas utanför semesterfunktionen, dvs. med manuella lönetyper.
Borttagning av semesterinställning
En semesterinställning kan tas bort under vissa kriterier. Semesterinställningen får inte ha:
- Skapade löneberäkningar (eventuella beräkningar måste makuleras för att inställningen ska kunna tas bort).
- Tillagda värden (dagar eller inkomster).
Den första inställningen för semesteråret kan inte tas bort, eftersom varje semesterår måste ha minst en inställning.
För att ta bort en skapad inställning, välj först den inställning som ska tas bort från rullgardinsmenyn Inställningsperiod. I detta exempel har en ny inställning skapats för perioden 1.7.2024 - 31.03.2025, som ska tas bort.
Klicka på pilikonen bredvid knappen Redigera semesterintjäningsregler och välj Ta bort vald inställning. Bekräfta borttagningen av inställningen.
Den ursprungliga inställningen gäller nu för hela semesteråret 1.4. - 31.3., och en ny semesterinställning kan definieras för lönemottagaren."