Inköpsrapportering

Du kan komma åt inköpsrapporten från programmet under Rapportering > Inköpsrapportering.

Inköpsrapportering är en uppdaterad version av den gamla inköpsrapporteringen. Till skillnad från den gamla inköpsrapporten hämtas informationen i den nya rapporten i realtid från Procountors databas. 
Med inköpsrapporten kan du följa inköp baserat på produkter och leverantörer.

 

Användarrättigheter

För att användaren ska kunna granska inköpsrapporten måste hen ha minst följande användarrättigheter:

• Rättigheter till leverantörsfakturor: Läsrättigheter eller Fullständiga rättigheter
• Sökning av leverantörsfakturor: Läsrättigheter eller Fullständiga rättigheter
• Ingen begränsning i bruk: Åtkomst endast till leverantörsfakturor skapade av användaren
• Ingen begränsning i bruk: Endast åtkomst till fakturor som användaren kan godkänna eller verifiera
• Ingen extra funktion i bruk: Begränsning av användarrättigheter per dimension

 

SÖKVILLKOR

1. Definiera först sökvillkor för rapporten.
2. Klicka på knappen Tillämpa.
3. Programmet skapar inköpsrapporterna enligt sökvillkor.

Sökvillkor definieras med knapparna i den övre raden i vyn Inköpsrapport. Rapporten kan filtreras med följande villkor:

 

Period

Med knappen Period kan du definiera vilken tidsperiod du vill hämta uppgifter från.

• Innevarande period
• Senaste 6 månader
• Senaste 12 månader
• Innevarande år
• Anpassad period: Ange start- och slutdatum. Med kalenderknappen kan du använda kalendern.
• Uppgifter för rapporten hämtas från inköpsfakturorna baserat på fakturadatum som förvald.

 

Produkter

Med knappen Produkter öppnas produktvalet. Du kan söka efter produkter, produktgrupper och produkter på faktura.

• Produkter: Avsnittet visar alla produkter som har registrerats i produktregistret, oavsett om de har använts på fakturor eller inte.
• Produktgrupper: Avsnittet visar inköpsproduktgrupperna, baserat på vilka produktgruppens produkter söks.
• Produkter på faktura: Avsnittet visar endast de produkter som har använts på fakturor. Produkten behöver inte vara registrerad i produktregistret.

Sökfält: Du kan filtrera listan genom att ange hela eller delar av namnet på produkter, produktgrupper och produkter på faktura.

 

Leverantörer

• Leverantörer: Avsnittet visar alla leverantörer som har registrerats i leverantörsregistret.
• Leverantörsgrupper: Avsnittet visar leverantörsgrupperna, baserat på vilka leverantörsgruppens inköp söks.
• Fakturaleverantörer: Avsnittet visar endast de leverantörer som har fakturerats. Leverantören behöver inte vara registrerad i leverantörsregistret.

Sökfält: Du kan filtrera listan genom att ange hela eller delar av namnet på leverantören, leverantörsgruppen eller fakturaleverantören.

 

Siffror

• EUR exkl moms: inköp i euro exklusive moms (Procountor-miljöns lands valuta, alltså alltid EUR i Finland).
• EUR inkl. moms: inköp i euro inklusive moms (Procountor-miljöns lands valuta, alltså alltid EUR i Finland).
• Mängd: mängd av produkter som använts på fakturorna.

 

Fakturadatum eller bokföringsdatum

• Du kan välja om inköpsfakturorna ska hämtas baserat på fakturadatum eller bokföringsdatum.

 

Transaktioner

• Alla transaktioner: hämtar både affärstransaktioner och andra transaktioner.
• Affärstransaktioner: hämtar alla affärstransaktioner.
• Övriga transaktioner: hämtar de transaktioner som inte är affärstransaktioner.

 

Tillämpa rapport

Med knappen Tillämpa hämtar programmet uppgifter enligt sökvillkor.

Med knappen Återställ till förvalt värde rensas dina val och sökvillkor återställs till förvalda värdena.

Med knappen Visa tabell kan du granska innehållet i diagrammen på radnivå. I den öppnade vyn Inköpsfakturarader kan du exportera uppgifter till Excel med knappen Exportera till Excel.

 

Inköpsöversikt

Det översta diagrammet visar den allmänna inköpsutvecklingen enligt sökvillkor. Du kan följa inköpsutvecklingen till exempel årligen, månadsvis eller dagligen.

• Välj från rullgardinsmenyn av Visa efter-knappen antingen:
  
  • År
  • Månad
  • Dag
  • Vecka
  • Halvår
  • Kvartal
• Välj från rullgardinsmenyn Typ av graf antingen:
  
  • Periodisk
  • Kumulativa inköp
  • Inköp jämfört m ed föregående år
  • Kumulativ inköp jämfört med föregående år
  • Procentuell skillnad i inköp mot föregående år

Diagrammet kan sparas som en PNG-bildfil genom att klicka på knappen Exportera till PNG.

 

Inköp per produkter, produktgrupper och fakturaprodukter

I det mellersta diagrammet granskas inköpen på produktnivå. 

 

Filtrering av uppgifter

• I diagrammets rubrikrad kan du välja om du vill granska diagrammet per produkter, produktgrupper eller fakturaprodukter.
  • På fliken Produkter visas inköpen listade enligt produkterna i produktregistret.
  • På fliken Fakturaprodukter visas inköpen enligt produkterna på fakturorna. Fliken visar alltså även de produkter som inte har lagts till i produktregistret eller där produktens namn skiljer sig från namnet i registret.
• Du kan ändra diagrammets resultat i stigande eller fallande ordning genom att klicka på pilen bredvid kolumnen.
• I tabellen kan du välja en enskild produkt, produktgrupp eller fakturaprodukt för granskning genom att klicka på till exempel produktens namn. Genom att välja samma rad igen återställs filtret till sitt ursprungliga värde.

Knappar

• Med knappen Exportera till Excel exporterar du tabellens uppgifter till en Excel-fil.
• Med pilknappen i diagrammets övre högra hörn kan du förstora eller förminska vyn.
• Med knappen kan du granska produktens fakturor, där du ser vilka fakturor som är kopplade till den valda produkten.
  • I den öppnade vyn Fakturor kan du granska en enskild faktura i vyn Faktura genom att klicka på önskat fakturanummer. Fönstret öppnas i en egen flik.

 

Inköp per leverantör, leverantörsgrupper och fakturaleverantörer

I det nedersta diagrammet granskas inköpen per leverantör. 

 

Filtrering av uppgifter

• I diagrammets rubrikrad kan du välja om du vill granska diagrammet per leverantör, leverantörsgruperp eller fakturaleverantörer.
  
  • På fliken Leverantör visas inköpen listade enligt leverantörerna i leverantörsregistret.
  • På fliken Fakturaleverantör visas inköpen enligt leverantörerna på fakturorna. Fliken visar alltså även de leverantörer vars inköpsfakturor inte har lagts till i leverantörsregistret eller där leverantörens namn skiljer sig från namnet i registret.
• Du kan ändra diagrammets resultat i stigande eller fallande ordning genom att klicka på pilen bredvid kolumnen.
• I tabellen kan du välja en enskild leverantör, leverantörsgrupp eller fakturaleverantör för granskning genom att klicka på till exempel leverantörens namn. Genom att välja samma rad igen återställs filtret till sitt ursprungliga värde.

Knappar

• Med knappen Exportera till Excel exporterar du tabellens information till en Excel-fil.
• Med pilknappen i diagrammets övre högra hörn kan du förstora eller förminska vyn.
• Med knappen kan du granska leverantörens fakturor, där du ser vilka fakturor som är kopplade till den valda leverantören.
  • I den öppnade vyn Fakturor kan du granska en enskild faktura i vyn Faktura genom att klicka på önskat fakturanummer. Fönstret öppnas i en egen flik.

 

Observera produktens namn

• Om produkten inte hämtas till fakturan direkt från produktregistret utan anges manuellt, visas produkten som N/A i diagrammet Inköp per produkt.
  
  • Att skriva produktens namn eller produktkod på fakturaraden gör inte en allokering till produkten i registret, utan produkten måste hämtas från registret.
• En produkt som inte har registrerats i produktregistret utan har angetts manuellt på fakturan visas med produktens namn i diagrammet Inköp per fakturaprodukt. 
• Om du ändrar produktnamnet för en produkt som hämtats från produktregistret på fakturaraden, visas den med det ursprungliga produktnamnet i diagrammet Inköp per produkt, och med det ändrade namnet i diagrammet Inköp per fakturaprodukt.
• Om du ändrar produktnamnet i produktregistret, uppdateras det i både diagrammet Inköp per produkt och diagrammet Inköp per fakturaprodukt.