Audit log-vy (Administration > Audit log) visar alla loggdata i Procountor-miljön, det vill säga händelsedata för alla åtgärder som har utförts i programmet och av vem (till exempel betalda fakturor, ändrade användarrättigheter, fakturagodkännandecirkulation och bokföringsanteckningar). I Audit log-vyn kan du bara söka och visa data, och det är inte möjligt att redigera data. Händelsedata kan användas till exempel för revisionsändamål och kan också exporteras till en separat fil.
Revisionslogg-användarrättighet
Audit log-vyn är tillgänglig för de användare som har tilldelats Revisionslogg-användarrättighet i vyn Användare och användarrättigheter. Med Revisionslogg-användarrättighet kan användaren se alla händelsedata i miljön oavsett andra användarrättigheter som tilldelats användaren. Till exempel, om en användare inte har rättigheter till löneberäkning eller inte har rättigheter till inköps- eller försäljningsfakturor, kan användaren trots begränsningarna se alla händelsedata relaterade till dessa i Audit log-vyn. Därför är det inte lämpligt att ge Revisionslogg-rättighet till en person som inte får se löneuppgifter eller betalningar.
När användarrättigheten tilldelas en användare, kommer programmet att be om en separat bekräftelse.
Audit log-användarrättigheten är som standard endast aktiverad för Systemadministratör och Ledning / Granskare användarroller. För gamla Systemadministratör och Ledning / Granskare roller som skapats före 18.5.2024, kommer Audit log-användarrättigheten inte att aktiveras automatiskt. Rättigheten aktiveras automatiskt när en ny användare skapas med dessa roller eller när användarrollen ändras för en befintlig användare.
Vilka händelsedata visar Audit log-vyn?
- Bokföringsanteckningar och uppdateringar
- Fakturahändelser
- Användare och användarrättigheter
- Räkenskapsperioder och uppföljningsperioder
- Kontoplanändringar
- Betalningstransaktioner
- Försäljningsreskontra och inköpsreskontra
- Bankkontoförändringar
- Allmänna standardkonteringar
- Förvalda konteringar för verifikatstyper
- Förvalda konteringar för kontoutdrag
- Förvalda konteringar för referensbetalningar
Sökvillkor
Du kan definiera sökvillkor för händelsedata enligt följande:
- Period: Du kan söka data baserat på kalenderår, räkenskapsperiod eller anpassad period.
- Datumintervall: Välj år för vilket data ska sökas.
- Från / Till: Datumfälten aktiveras när du har valt Anpassad period som period.
- Kategori: Välj loggdata från bokföring eller andra händelser inklusive faktura- och betalningstransaktioner, kontering, kontoplan, användare och användarrättigheter, räkenskapsperiod och bankkontoinformation.
- Användare: Du kan markera de användare vars händelsedata du vill granska. Om du inte markerar användare, kommer programmet att som standard hämta händelser för alla användare.
- Tryck slutligen på Sök-knappen.
Sökresultat och rapportkolumner
Sökresultaten för händelsedata listas i den övre tabellen.
- Händelsedata innehåller:
- Tidsstämpel för åtgärden
- Användarnamn
- Kategori (som lön, memo, fakturahändelse etc.)
- Objekt (som försäljningsfaktura nr 21734)
- Åtgärd och dess beskrivning (som sändning, godkännande, första sparning eller bokföringsanteckningar vid hämtning av bokföringsdata)
- Från kugghjulsikonen i det övre högra hörnet kan du dölja eller lägga till kolumner i sökresultaten.
- Det går inte att ändra ordningen på sökresultaten.
Skapa en fil från händelser
Du kan skapa en Audit log-rapport från dina sökta händelsedata i CSV- eller PDF-format. Rapporten är endast tillgänglig på engelska.
- Ange först sökvillkoren och tryck på Sök-knappen.
- Tryck på knappen Välj CSV i den övre raden, så börjar programmet skapa en CSV-fil från händelserna. Om du vill ha filen i PDF-format, tryck på nedrullningsknappen och välj PDF.
Tiden för att skapa filen beror på mängden data som ska sökas. Du kan fortsätta använda Procountor normalt under skapandet. När filen är klar får du ett separat e-postmeddelande med detaljerade instruktioner för nedladdning samt en länk till filen. - Filerna kan också laddas ner från den nedre tabellen Exporterade filer. I tabellen ser du alla filer som skapats i miljön. Kolumnen Status visar när filen är klar för nedladdning. Välj de filer du vill ladda ner och tryck på knappen Ladda ner i den övre raden. Du kan uppdatera vyn med knappen Uppdatera för att få aktuell information.
Filstatus kan vara:
- Förbereder filen: Filen skapas fortfarande och är ännu inte tillgänglig.
-
Klar för nedladdning: Filen kan laddas ner.
-
Inte längre tillgänglig: Filen är tillgänglig för nedladdning i programmet i 6 dagar, varefter den tas bort.
- Misslyckades: Filskapandet misslyckades. Du kan försöka skapa filen igen med samma sökvillkor. Om filskapandet fortfarande misslyckas, vänligen kontakta kundtjänst.
- Du kan lägga till och dölja kolumner i vyn med kugghjulsikonen i det övre högra hörnet. Att dölja kolumner påverkar inte filens innehåll.