Appen använder de kund- och produktregister som finns tillagda i företagets Procountor-miljö när du skapar en kundfaktura.
Användarbehörigheter
För att skapa kundfakturor i appen måste användaren ha följande användarbehörigheter:
- Behörigheter för kundfakturor/massfakturor: Full behörighet
- Kan söka efter och se kundfakturor
- Kan skapa och redigera kundfakturor
- Söka kundfakturor: Full behörighet
- Kundregister: Full behörighet/Läsbehörighet
- Produktregister: Full behörighet/Läsbehörighet
Med dessa behörigheter kan användaren skapa, skicka och söka efter, samt se de befintliga kund- och produktregistren. Om användarbehörigheterna är begränsade till Läsbehörighet kan användaren inte göra ändringar eller lägga till nya kunder eller produkter i kund- eller produktregistren.
Skapa en ny kund faktura
1. Skapa en ny kundfaktura genom att trycka på knappen Kundfaktura på startsidan.
2. Välj mottagare för fakturan.
- Kundinformationen kommer från kundregistret i din Procountor-miljö.
- Du kan söka efter kunder från kundregistret i sökfältet.
- Du kan också ange kundinformationen manuellt genom att trycka på knappen Lägg till kund manuellt längst ner och samtidigt spara den nya kundinformationen i kundregistret.
- Vi rekommenderar att du sparar informationen i kundregistret, eftersom fakturan annars inte kommer att kopplas till en kund i registret.
3. Den fakturakanal som är registrerat för kunden i kundregistret läggs till automatiskt.
- Om kundens information har angetts manuellt eller om det är en ny kund, är standardfakturakanalen e-faktura.
- Ändra fakturakanal genom att trycka på fältet Fakturakanal och välj antingen:
- E-faktura: kundfakturan skickas elektroniskt till mottagarens system.
- E-post: Fakturan skickas som en PDF-bilaga till kunden via e-post.
- Post: Fakturan skickas elektroniskt till utskriftstjänsten (Apix Messaging).
- Skickas inte: Fakturan skickas inte via appen utan skickas manuellt, t.ex. från din egen e-post.
4. Ange Fakturadetaljer
- Orderreferens är synlig på kundens faktura.
- Den förvalda dröjsmålsräntan % definieras i inkassoinställningarna i din Procountor-miljö och kan ändras per faktura i systemet.
- Fakturaspråk avgör på vilket språk mottagaren får fakturan.
- Text som skrivs i fältet Tilläggsuppgifter syns på kundfakturan ovanför fakturaraderna.
- Försäljarens anteckningar är inte synliga för fakturans mottagare.
5. Välj fakturadatum, betalningsvillkor och förfallodag.
- Fälten kan redigeras.
- Som betalningsvillkor används det betalningsvillkor som registrerats för kunden i Procountor.
6. Lägg till rad genom att trycka på knappen för att komma till produktregistret, där du kan välja de produkter som ska läggas till på fakturan.
- Produktregistret är detsamma som i din Procountor-miljö.
- I produktregistret listas de produkter som du tidigare har använt. I registret visas produkterna i samma valuta som företagets valuta.
- Du kan lägga till och spara nya produkter i produktregistret genom att trycka på knappen Skapa ny längst ned.
7. Tryck på knappen Klar för att gå vidare till att godkänna fakturan.
- Godkänn fakturan genom att trycka på knappen Godkänn.
- Visa fakturan genom att trycka på knappen Visa fakturan.
- Från knappen Fler val kan du fortfarande Redigera faktura, Lägga till kostnadsställen eller Makulera fakturan.
8. När fakturan har godkänts får den statusen Icke skickad. Skicka fakturan till mottagaren genom att trycka på knappen Skicka.
- Genom att klicka på knappen Fler val kan du återställa fakturan till statusen Väntar på godkännande.