Med bokföringsmässig starttidpunkt avses den tidpunkt när man börjar använda Procountor för hantering av bokföringen. På denna instruktionssida går vi igenom åtgärderna för att starta bokföringen.
När du har genomfört åtgärderna för att starta användningen av Procountor enligt huvudanvändarens startinstruktioner, kan du börja bokföringen och faktureringen. Bokföring i Procountor kan startas vid räkenskapsårets början eller även mitt i räkenskapsåret.
Faser i uppstarten av bokföringen
1. Jämförelse av kontoplanen
Procountors kontoplan kan avvika från den kontoplan företaget tidigare har använt. Jämför kontoplanerna och ta bland annat hänsyn till att:
- I Procountor är inte momsbehandlingen kopplad till bokföringskontona, så det behövs inte separata bokföringskonton för olika momssatser i kontoplanen. Läs mer om Procountors momsbehandling här.
- Behövs alla tidigare använda konton? Kan den interna uppföljningen hanteras till exempel genom produktrapportering eller dimensioner (interna beräkningsmål)?
- Skapa nödvändiga nya underkonton i kontoplanen.
- Observera Procountors automatiska konteringar, såsom
- 1700 Kundfordringar
- 2880 Transaktionskonto
- 2930 Moms-skuld
- 2920 Arbetsgivaravgiftsskuld
- För löner finns endast ett resultatregleringskonto 2950 för alla försäkringsavgifter.
2. Införande av löne- och resekostnadsinformation för början av året
Om löneberäkningen i Procountor startas mitt under året och löner och resekostnader för det aktuella året som har skapats i ett annat system behöver inkluderas i Procountors löne- och resekostnadsrapporter, bör lönespecifikationer och resekostnader skapas i Procountor.
- Om lönerna redan har rapporterats till Inkomstregistret genom ett annat system, bör dessa löner markeras med valet “Rapportera inte data på specifikationen” under “Inkomstregisterrapport”-delen på löneberäkningen, så att de inte kommer upp på rapporter som skapas via Procountor. Om löner som skapats i ett annat system behöver inkluderas i Procountors rapporter på månadsbasis, bör de då skapas individuellt i Procountor. Alternativt, om det räcker att få sammanlagda summor av lönerna i Procountor, kan sammanfattande lönespecifikationer skapas.
- Resekostnader kan importeras genom att använda funktionen för att importera fakturamaterial. Observera att om resekostnader som rapporterats från ett annat system importeras till Procountor, bör dessa resekostnader i granskningsvyn under “Inkomstregisterrapportering” markeras med valet “Rapportera inte inkomster på denna faktura”. På så sätt kommer inte information om resekostnader som rapporterats från ett annat system att komma upp på Anmälan om löneuppgifter som skapas i Procountor.
- Mer information om att införa löner i efterskott i Procountor kan du hitta här.
- Om bokföringen av löner och resekostnader importeras som en del av ingångssaldona och dessutom importeras som lönespecifikationer och resekostnader, bör den resulterande bokföringen nollställas så att posterna inte förekommer två gånger i bokföringen.
3. Kontroll av bokföringssaldon
Innan den officiella bokföringen startar, kan Procountor redan ha mottagit inköpsfakturor samt kontoutdrag och referensbetalningsmaterial, eller skapat försäljningsfakturor som automatiskt har bokförts enligt programmets förvalda konteringar. Kontrollera innan bokföringen startar om det finns saldo på bokföringskontona, det vill säga om bokföringen behöver nollställas.
- Med hjälp av Konton och Transaktioner som finns under Bokföring > Avstämningsverktyg i programmet kan du snabbt ta reda på vilka bokföringskonton som har saldo.
- Om det inte finns något saldo för perioderna före starten, fortsätt med att spara jämförelseinformation.
- Om det finns saldo för perioderna före starten, fortsätt med att nollställa bokföringsposterna.
4. Nollställning av poster i bokföringen
Om det har bildats bokföringsposter i programmet till exempel genom mottagna fakturor, ska bokföringsposterna nollställas innan den egentliga bokföringen påbörjas. Samtidigt nollställs eventuellt importerade löner och resekostnader för början av året.
5. Import av öppna reskontror
Vid starttidpunkten kan öppna reskontror sparas i programmet på två sätt, antingen som saldon eller fakturavis.
6. Sparande av jämförelseuppgifter och ingångssaldon
I samband med starten av bokföringen sparas föregående räkenskapsperioens jämförelseuppgifter samt ingångssaldon, om bokföringen påbörjas mitt i en räkenskapsperiod.
- Bokföringskontonas saldon bokförs för dagen före den bokföringsmässiga starttidpunkten.
- Du kan importera bokföringskontonas saldon antingen som en sammanställning eller på månadsbasis.
7. Kontrollera att uppstarten har lyckats
När du har importerat försäljnings- och köpreskontradatan till Procountor samt sparat bokföringssaldona, kontrollera att reskontran och bokföringen stämmer överens.
- Använd rapporten för avstämning av öppna fakturor för kontrollen, som finns under Bokföring > Avstämningsverktyg.