Här beskrivs funktionen för Traditionell verifikatsökning. Du hittar funktionen i huvudmenyn via Sökning > Traditionell verifikatsökning.
För mer information om olika sorters sökningar, läs om Sökning>Sökning av verifikat och Bokföring>Sökning av verifikation.
Vyn Traditionell verifikatsökning är indelad i två delar. Sökvillkoren definieras i de övre fälten och sökresultatet visas i tabellen längre ner på sidan. Funktioner i anslutning till sökresultatet är samlade i menyer vid sökresultatet. De valda sökvillkoren återställs inte till standardvärdena mellan Procountor-sessionerna. Klicka på Sök för att starta sökningen.
Behörighet för Traditionell verifikatsökning
Användaren behöver ha rätt inställningar i vyn Administration > Användare och användarrättigheter för att kunna använda funktionen Traditionell verifikatsökning.
För kundfakturor ska användaren ha minst läsrättigheter till Kundreskontra/Sökning av kundfakturor.
För leverantörsfakturor och verifikat ska användaren minst ha läsrättigheter till Leverantörsreskontra/Sök fakturor.
Behörigheten påverkar även vilka verifikationsserier som går att välja i Typ av sökning. Verifikationsserier som användaren inte har minst läsrättigheter till visas inte i menyn:
- Kundfakturor och -ordrar: minst läsrättigheter till Ny kundfaktura och Sökning av kundfakturor
- Leverantörsfakturor och -ordrar: minst läsrättigheter till Ny leverantörsfaktura och Sök fakturor
- Verifikat: minst läsrättigheter till Ny verifikation och Sök fakturor
- Skattedeklaration för perioden: minst läsrättigheter till Deklarationer
Sökfunktioner
Med knappen Sök kan du söka verifikat som uppfyller sökvillkoren och visa dem i en lista i tabellen nedtill i vyn.
Med knappen Töm sökvillkoren tömmer du de angivna sökvillkoren. Knappen har även alternativet att återställa förvalda sökvillkor.
Med knappen Egna sökningar kan du spara och använda kombinationer av vanliga sökvillkor, eller ta bort sökningar du sparat tidigare.
Typ av sökning
Under menyn Typ av sökning väljer du antingen Sökning av fakturor, Sökning av öppna fakturor, Sökning av fakturor för granskning eller Sökning av fakturor att betala. Genom att kryssa för Alla under sökvillkoren Verifikationsserie och Status kan du aktivera alla verifikationsserier och statusar på en gång. Det går också att kryssa för en verifikationsserie och status i taget.
Du kan markera vilka verifikationsserier som inkluderas i sökresultatet. Det går att välja flera verifikationsserier samtidigt. Verifikationsserierna som inte går att kombinera med vald typ av sökning är inaktiva.
Du kan markera vilken status ett verifikat ska ha för att komma med i sökresultatet. Det går att välja flera statusalternativ samtidigt. Valet av verifikationsserie påverkar vilka statusar som går att välja. Det går inte att välja en status som verifikationsserien i fråga inte kan ha.
Sökvillkor
Du kan kombinera sökvillkor på olika sätt. Flera sökvillkor fungerar som en OCH-sökning, d.v.s. sökresultaten visar bara de verifikat som uppfyller samtliga angivna sökvillkor. I textsökningarna kan du också fritt kombinera *- och ?-tecknen. "*" motsvarar vilken teckensträng som helst (också tomt) och "?" vilket enskilt tecken som helst.
Som standard visas Namn, Fakturanummer och Fakturor, intervall automatiskt som förinställda sökvillkor. Du kan även lägga till och ta bort sökvillkor med knapparna intill, t.ex. Dimensioner, Avgränsning av affärspartnergrupp eller Betalningspåminnelse har skickats. Alla tillgängliga alternativ visas när du markerar rullgardinsmenyn.
Med knappen lägger du till ett sökvillkor. Välj vilket sökvillkor att lägga till i rullgardinsmenyn.
Med knappen tar du bort ett sökvillkor.
Fakturor, intervall
Sökvillkoret bestämmer ett intervall inom vilket verifikaten har daterats.
Namn
Sökvillkoret definierar sökningen utifrån fakturans namn.
Fakturanummer
Sökvillkoret definierar sökningen utifrån fakturanumret i programmet. Vid sökning med Fakturanummer kan fakturaintervallet anges med ett bindestreck (t.ex. 10-15). Specifika fakturor kan väljas med kommatecken som avskiljare (t.ex. 10, 12, 15). När du söker leverantörsfakturor med villkoret Fakturanummer kontrolleras även uppgifterna i fältet Fakturerarens fakturanummer.
Kommentarer
Ett av sökvillkoren är Affärspartnergrupp. Om huvudgrupper används går det även att söka utifrån dem. När du klickar på knappen bredvid rullgardinsmenyn för Affärspartnergrupp öppnas sökfönstret för affärspartnergrupp. Här går det att söka affärspartnergrupp genom att skriva in en del av namnet på affärspartnergruppen.
Vid sökning med uppgifterna Datum (vecka, period) går det att ange:
- startdatum, som visar alla uppgifter från den aktuella dagen och framåt
- slutdatum, som visar alla uppgifter fram till och med den aktuella dagen
- datumintervall
Det går också att ange ett datum för Betalningstransaktioner t.o.m., som hämtar de fakturor som var öppna de aktuella dagarna.
Med hjälp av valet Dimensioner går det att söka verifikat eller fakturor som har allokerats till en viss dimension, eller inte är allokerade till någon dimension. Med hjälp av valet Objekt specificeras sökningen att gälla ett eller flera objekt. Sökknappen bredvid menyn Objekt öppnar sökfönstret för objekt. Här går det att söka objekt genom att skriva en del av objektets namn eller välja ett från listan. Flera objekt kan väljas samtidigt med hjälp av Ctrl- och Shift-tangenterna.
Med hjälp av valet Huvudbokskonton går det att söka verifikat som har redovisats på ett visst konto. Flera olika konton kan väljas samtidigt. Sök-knappen efter menyn Huvudbokskonton öppnar ett sökfönster för huvudbokskontona där du kan skriva in en del av namnet eller välja ett från listan. Flera huvudbokskonton kan väljas samtidigt genom att använda tangenterna Ctrl och Shift.
När bokföringsvärde används i sökningen kan man använda < eller > framför talet för att ge ett värdeintervall separerad med ett streck. Du kan även välja att söka efter fakturor med en viss valuta genom att välja den önskade valutan i rullgardinsmenyn.
Sökresultat
Det sökresultat som motsvarar sökvillkoren visas i tabellen längst ner i vyn Traditionell verifikatsökning.
Sökresultatet kan sorteras (exempelvis utifrån namnet eller bf-värdet) genom att du klickar med musen på kolumnrubrikerna. Sorteringsordningen bevaras tills du stänger vyn. Antalet synliga rader kan ändras genom att markören placeras på gränslinjen mellan sökvillkoren och sökresultatet ovanför knappraden (markören ändras till pil med dubbla spetsar vid rätt plats) och sedan dras gränslinjen uppåt eller nedåt med vänster musknapp.
Kolumnen Bf-värde visar debetvärdet som bokats i verifikaten.
Funktioner i knappfältet
Gå till: med den här menyn kan du välja mellan att gå direkt till verifikatets vyer för Faktura, Bokföring, Dimensioner, eller verifikatets bilagor. Funktionen Bilagor används för att bifoga filbilagor till ett verifikat och för att läsa och ta bort befintliga bilagor (se mer information i funktionen Filbilagor).
På den vy som öppnas visas även knapparna Nästa och Föregående som du kan använda för att gå framåt eller bakåt i sökresultatet. Återgå till sökresultatet med X-knappen.
Förhandsgranskning: öppnar det valda verifikatet i utskriftsvänligt format (PDF).
Utskrifter: knappen öppnar sökresultatet och momsspecifikationen i HTML-format. I menyn som öppnas med knappen från höger sida finns följande alternativ för att exportera sökresultaten:
- Sökresultat och momsspecifikation (HTML): skapar en utskrift av sökresultatet och tillhörande momsspecifikation i HTML-format. Utskriften kan sedan skrivas ut eller sparas i en fil.
- Sökresultat och momsspecifikation (PDF): skapar en utskrift av sökresultatet och tillhörande momsspecifikation i PDF-format. Utskriften kan sedan skrivas ut eller sparas i en fil.
- Utskrivbart ZIP-paket: skapar ett ZIP-paket av fakturorna eller lönerna på raderna. Fakturorna eller löneberäkningarna ingår som PDF-filer i paketet. Fakturorna innehåller alla filbilagor. Notera att finvoice.xml-filer i e-fakturor inte är egentliga bilagor, utan detta visar bara finvoice-material i xml-format.
- Utskrivbart PDF-paket: skapar endast ett PDF-paket av valda verifikationer (inga bilagor).
- Utskrivbart PDF-paket, även bilagor: skapar ett PDF-paket, men hämtar inga andra bilagor än PDF-bilagor.
- Utskrivbart PDF-paket, enbart bilagor: visar däremot endast bilagorna i PDF-format.
- Förenklad exportutskrift (Excel) skapar en tabell av fakturauppgifterna
- Omfattande exportutskrift (Excel) skapar en tabell med fler fakturauppgifter i egna kolumner
- Utvidgad exportutskrift
Granskning: med denna knapp kan du gå direkt från sökresultatet till vyn Granskning för vald faktura eller till Granskning av flera fakturor.
Betalning: med denna knapp kan du gå direkt från sökresultatet till vyn Betalning för vald faktura eller till Betalning av flera fakturor.
Betalningspåminnelse: med denna knapp kan du skapa en Betalningspåminnelse för kundfakturor. Knappen är inte valbar om inte finns någon kundfaktura i sökresultatet.
Lägg till funktioner: här kan du välja mellan funktionerna Allokering till kontoutdrag, Massdimensionering, Makulera flera fakturor, Sammanför ordrar till faktura, Specialsituationer, Transaktionsuppgifter på faktura, Anteckningar, Skapa ny faktura, Allokera till affärspartner, Skapa ny affärspartner och Markera flera fakturor som betalda.
Alternativet Massdimensionering ger möjlighet att dimensionera flera fakturor samtidigt (mer information finns i funktionen Massdimensionering).
Transaktionsuppgifter på faktura visar ett sammandrag av uppgifterna för det valda verifikatet (Fakturanummer, Fakturans summa, Skapad, Redigerad, Skickad, Betalad, Fakturagrupp, Betalningspåminnelse (kundfakturor)). Läs mer om fakturans transaktionsuppgifter här.
Anteckningar öppnar ett fönster där det går att läsa och redigera uppgifterna i fältet Anteckningar i en faktura/verifikat oberoende av verifikatets status. Antalet tecken i fältet Anteckningar är obegränsat.
Genom att klicka på Skapa ny faktura kan du skapa en faktura/verifikat av samma verifikationsserie för affärspartnern på vald rad. Om behörigheterna inte tillåter detta visas ett meddelande. Skapa ny faktura används också för att skapa fakturor för inkassokostnader och dröjsmålsavgifter.
Med hjälp av Allokera till affärspartner kan du matcha verifikationen till rätt affärspartner.
Med Skapa ny affärspartner kan du skapa en ny affärspartner utifrån uppgifterna i vald verifikation i ett sökresultat.
Funktioner på menyn som öppnas med höger musknapp
Om du högerklickar med musen på en punkt i sökresultatet öppnas en meny där samtliga knappfunktioner är listade: