En genomgång av de olika statusarna verifikaten kan ha i verifikationsserierna kundfaktura, leverantörsfaktura, journal, kundorder (och offert) samt inköpsorder.
Kundfakturornas status
Olika status i tidsordning
▪ Icke sparad
▪ Under behandling (kan makuleras)
▪ Icke skickad (om fakturakanalen är "Skickas inte", används statusen Godkänd)
▪ Makulerad (status kan inte ändras)
▪ Skickad (kan inte makuleras)
▪ Delvis betald (kan inte makuleras)
▪ Betald eller Betald utanför Procountor (kan inte makuleras)
Beskrivningar av status
Icke sparad
Verifikationen har den här statusen tills den sparas för första gången.
Under behandling
En oavslutad kundfaktura kan kompletteras och ändras samt makuleras. Betalningar kan inte läggas in på en kundfaktura som är Under behandling och den kan inte skickas.
En oavslutad faktura tas inte med i den rapportering som förutsätts i bokföringslagen eller momsdeklarationen. Oavslutade fakturor finns med i rapportering där alla händelser anges.
Icke skickad (Godkänd, när fakturakanalen är "Skickas inte")
När en faktura godkänns med knappen Godkänn, ändras statusen till Godkänd om dess fakturakanal är "Skickas inte" och till Icke skickad för övriga fakturakanaler.
Fakturans status kan ändras tillbaka till Under behandling med alternativet Redigera>Återställ till statusen Under behandling. Om kundfakturans fakturakanal är "Post" eller "E-post", kan fakturans status återställas till Under behandling via Specialsituationer. Fakturan påverkar resultatet samt momsen.
Skickad
En Skickad faktura kan inte längre ändras eller makuleras. Fakturans bokförings- och dimensioneringssidor är fortfarande tillgängliga, dvs. dess konteringar kan ändras och det går att göra dimensioneringar åt fakturan.
Delvis betald
En delbetalning till fakturan uppdateras automatiskt med hjälp av en elektronisk referensbankkoppling. När hela fakturan är betald, ändras dess status till Betald.
Betald
En betalning till fakturan uppdateras automatiskt med hjälp av en elektronisk referensbankkoppling.
Betald utanför Procountor
Användaren kan markera fakturan med statusen Betald utanför Procountor via Specialsituationer. Detta görs när fakturan har betalats utan referens med kontoutdrag, betalkort eller kontanter. Statusen används också vid kvittering av debetfaktura och kreditnota som betalda, eller när en faktura kvitteras som betald mot leverantörsfaktura eller antecknas som kreditförlust. Om kundreskontran sköts utanför Procountor, ska fakturorna även antecknas som Betalda utanför Procountor. Anteckningen Betald utanför Procountor kan tas bort via Specialsituationer.
Makulerad
Det går att ta bort felaktiga fakturor genom att makulera dem. Fakturan har då ingen bokföringsanteckning. Det går inte att ångra makuleringen och arbeta vidare med den kundfakturan. Det går att se fakturan i programmet och göra en ny faktura genom att kopiera den makulerade. Makulerade fakturor tas bara med i Sökning av verifikat och rapporteringar om användaren markerar det alternativet.
Leverantörsfakturornas status
Olika status i tidsordning
▪ Icke sparad
▪ Mottagen
▪ Under behandling
▪ Sakgranskad (kan makuleras, tas inte med i rapportering enligt bokföringslagen eller momsen, kan återställas till statusen Under behandling)
▪ Betalningsförbud (kan makuleras, sakgranskas, godkännas eller återställas till statusen Godkänd, tas med i rapporteringen enligt bokföringslagen och momsen)
▪ Makulerad (status kan inte ändras)
▪ Godkänd (kan inte makuleras, tas med i rapporteringen enligt bokföringslagen och momsen, kan återställas till statusen Under behandling)
▪ Betalning kö till bank (kan återställas till statusen Godkänd)
▪ Överförd till banken (kan återställas till statusen Godkänd)
▪ Delvis betald (kan återställas till statusen Godkänd, om man använd funktionen Betald utanför Procountor)
▪ Betald (status kan inte ändras) eller Betald utanför Procountor (kan återställas till statusen Godkänd)
Beskrivningar av status
Icke sparad
Verifikationen har den här statusen tills den sparas för första gången.
Mottagen
En leverantörsfaktura får den här statusen när den har anlänt till programmet från skanningstjänsten. Statusen Mottagen motsvarar statusen Under behandling för en faktura som har registrerats direkt i programmet.
Fakturan kan godkännas separat (via knappen Betalning i Sökning av verifikat) eller överföras direkt till betalning som andra leverantörsfakturor.
En faktura med status Mottagen tas inte med i den rapportering som förutsätts i bokföringslagen eller momsdeklarationen. Den finns med i rapportering där alla händelser anges.
Under behandling
En oavslutad leverantörsfaktura kan kompletteras och ändras samt makuleras. När en leverantörsfaktura blir ändrad tas även eventuella ändringar i dess bokföringsanteckningar bort och ändras till standardinställningar.
En oavslutad faktura tas inte med i den rapportering som förutsätts i bokföringslagen eller momsdeklarationen. Den finns med i rapportering där alla händelser anges.
Sakgranskad
Man kan avtala inom företaget att fakturor ska sakgranskas innan de godkänns och betalas. I små företag är denna funktion ofta onödig.
En Sakgranskad faktura jämställs med en oavslutad faktura, och den tas inte med i den rapportering som förutsätts i bokföringslagen eller momsdeklarationen. Den finns med i rapportering där alla händelser anges, samt i reskontra.
Betalningsförbud
Om en faktura av någon orsak inte betalas, t.ex. på grund av en reklamation, kan den beläggas med Betalningsförbud. Fakturan tas ändå med i rapporteringen som förutsätts i bokföringslagen och momsen som avdragsgillt inköp.
När man vill ta bort betalningsförbudet ska fakturans status först återställas till Godkänd i vyn Granskning genom att trycka på knappen Godkänn. Efter det återställs fakturan till Under behandling med knappen Redigera > Återställ till status "Under behandling". Om man sedan fortfarande vill makulera fakturan, kan man göra det med knappen Redigera > Makulera.
Makulerad
Det går att ta bort felaktiga fakturor genom att makulera dem. Fakturan har då ingen bokföringsanteckning. Det går att se fakturan i programmet och göra en ny faktura genom att kopiera den makulerade. Makulerade fakturor tas bara med i Sökning av verifikat och rapporteringar om användaren markerar det alternativet.
Godkänd
Man kan avtala i företaget att fakturor ska godkännas före betalning. I små företag är denna funktion ofta onödig och fakturorna kan genast överföras till betalning.
Statusen Godkänd kan ändå användas när det för tillfället inte finns medel för betalning, men när fakturan ändå ska tas med i rapporteringen och momsen som ett avdragsgillt inköp.
Om det fortfarande finns ett behov att ändra eller makulera en leverantörsfaktura, kan leverantörsfakturans status Godkänd ändras till status Under behandling via Sökning av verifikat genom att trycka på knappen Granskning.
Betald
En betalning till fakturan uppdateras automatiskt med hjälp av en elektronisk referensbankkoppling.
Betald utanför Procountor
Fakturan har markerats som betald av användaren. Detta görs när fakturan har betalats utanför Procountor, t.ex. med bankens övriga betalningsrörelsetjänster, betalkort eller kontanter. Statusen används också när debetfaktura och kreditnota ska kvitteras som betalda, eller när en faktura kvitteras som betald mot en kundfaktura. Markeringen Betald utanför Procountor används även när fakturan markeras så att den inte ska ingå i bokföringen efter att fakturan inte längre kan makuleras. Då ska bokföringskontona ändras så att fakturan inte har någon inverkan på bokföringen.
Betalning kö till bank
En person som har behörighet att betala kan ändra fakturan så att den betalas automatiskt på förfallodatum eller ändra betaldagen. Det går bara att betala fakturor som har någon av statusarna Under behandling, Mottagen, Sakgranskad, Godkänd eller Delvis betald beroende på hur företaget hanterar cirkulation av fakturor. Verifikationen väntar på att bli överförd till banken fram till bankkörningen på betaldagen.
Överförd till banken
En faktura som ska betalas har automatiskt överförts till banken för att betalas på betaldagen. Statusen ändras automatiskt till Betald när den betalda fakturan finns på kontoutdraget. Om banken upptäcker ett fel vid betalningen (om det t.ex. inte finns pengar för betalning på kontot) eller en ändring (till exempel har mottagarens konto ändrats på banken), ändras inte statusen.
Om man vill föra över fakturan till betalning igen, ska den först återställas till sin tidigare status. Användaren ska alltid kontrollera visuellt på kontoutdraget att betalningen sker. Om betalningen verkligen har genomförts, kan man ändra fakturans status till Betald på sidan Allokering av betalningar.
Läs mer om Annullering av status Betalning kö till bank.
Läs mer om Annullering av status Överförd till banken.
Läs mer om Misslyckade betalningar.
Delvis betald
Den här statusen är aktuell när bara en del av en leverantörsfaktura har betalats av. Delbetalningen har uppdaterats automatiskt med hjälp av ett kontoutdrag från banken.
När nästa betalningstransaktion skapas ersätts statusen Delvis betald med Betalning kö till bank > Överförd till bank och får därefter status Delvis betald eller Betald om/när hela fakturan betalats.
Journalens status
Olika status i tidsordning
▪ Icke sparad
▪ Under behandling
▪ Makulerad
▪ Godkänd (kan inte makuleras, tas med i rapporteringen enligt bokföringslagen och momsbeskattningen)
Beskrivningar av status
Icke sparad
Verifikationen har den här statusen tills den sparas för första gången.
Under behandling
Ett oavslutat verifikat kan kompletteras och ändras samt makuleras. Vid redigering av verifikatet tas eventuella ändringar i bokföringsanteckningar bort och de behöver anges igen.
Ett oavslutat verifikat tas inte med i den rapportering som förutsätts i bokföringslagen eller momsdeklarationen. Den finns med i rapportering där alla händelser anges.
Makulerad
Det går att ta bort felaktiga verifikat genom att makulera dem. Verifikatet har då ingen bokföringsanteckning. Det går att se verifikatet i programmet och göra ett nytt verifikat genom att kopiera det makulerade. Makulerade verifikat tas bara med i Sökning av verifikat och rapporteringar om användaren markerar det alternativet.
Godkänd
Verifikatet ska godkännas separat. När man trycker på knappen Godkänd i verifikatet, ändras dess status till Godkänd. Godkänt verifikat kan inte makuleras och den tas med i rapportering och momsbeskattning enligt bokföringslagen. Konteringar i ett godkänt verifikat kan ändras.
Status för Kundorder (och offert)
Beställningar är inte affärstransaktioner och kommer inte med i t.ex momsberäkningar oavsett vilken status verifikationen har.
Olika status i tidsordning
▪ Icke sparad
▪ Under behandling
▪ Icke skickad (om fakturakanalen är "Skickas inte", används statusen Godkänd)
▪ Skickad
▪ Makulerad
▪ Fakturerad (kopierad som kundfaktura)
Beskrivningar av status
Icke sparad
Verifikationen har den här statusen tills den sparas för första gången.
Under behandling
En kundorder som inte har skickats kan kompletteras, ändras, makuleras samt ändras eller kopieras till en faktura. En oavslutad kundorder kan inte skickas.
Icke skickad (Godkänd, om kanalen är "Skickas ej")
En Icke skickad kundorder kan skickas. En Godkänd order med fakturakanalen "Skickas ej" kan inte återställas till Under behandling.
Skickad
En kundorder som är Skickad kan kompletteras, ändras, makuleras samt ändras eller kopieras till en faktura. En kundorder som redan har skickats kan inte skickas igen.
Makulerad
Det går att ta bort kundordrar som är felaktiga eller inte lett till någon affär genom att makulera dem. Kundordern har då ingen bokföringsanteckning. Det går att se kundordern i programmet och göra en ny kundorder eller faktura genom att kopiera den makulerade. Makulerade kundordrar tas bara med i Sökning av verifikat och rapporteringar om användaren markerar det alternativet.
Fakturerad
Kundordern har kopierats som faktura. Den har ingen bokföring och kan inte redigeras.
Inköpsorderns status
Beställningar är inte affärstransaktioner och kommer inte med i t.ex momsberäkningar oavsett vilken status verifikationen har.
Olika status i tidsordning
▪ Icke sparad
▪ Under behandling
▪ Icke skickad (om fakturakanalen är "Skickas inte", används statusen Godkänd)
▪ Skickad (kan inte återställas till statusen Under behandling)
▪ Makulerad
▪ Fakturerad (kopierad som leverantörsfaktura)
Beskrivningar av status
Icke sparad
Verifikationen har den här statusen tills den sparas för första gången.
Under behandling
En inköpsorder som är Under behandling kan kompletteras, ändras, makuleras samt ändras till en leverantörsfaktura. En inköpsorder som är Under behandling kan inte skickas.
Icke skickad (motsvarar statusen Godkänd om fakturakanalen är "Skickas ej")
En Icke skickad inköpsorder kan ändras till en faktura. En Icke skickad inköpsorder kan skickas. En Godkänd order, vars fakturakanal är "Skickas ej", kan inte återställas till Under behandling.
Skickad
En Skickad inköpsorder kan ändras till en faktura. En Skickad inköpsorder kan skickas igen.
Makulerad
Det går att ta bort felaktiga inköpsordrar genom att makulera dem. Inköpsordern har då ingen bokföringsanteckning. Det går att se inköpsordern i programmet och göra en ny inköpsorder eller faktura genom att kopiera den makulerade. Makulerade fakturor tas bara med i Sökning av verifikat och rapporteringar om användaren markerar det alternativet.
Fakturerad
Den här statusen är aktuell om inköpsordern har kopierats som faktura. Den har ingen bokföring och kan inte redigeras.