Denna instruktion går igenom hur kontant- och kortförsäljningar kan bokföras i Procountor. Kontant- och kortförsäljningar kan till exempel gälla kassaförsäljning med kontanter, fakturor betalda med kontanter, bankkortsförsäljning eller kreditkortsförsäljning.
Kassaförsäljning (kontanthandel)
Kontantförsäljningar kan i programmet bokföras antingen med ett verifikat eller en försäljningsfaktura. Det är dock inte nödvändigt att göra en separat försäljningsfaktura eller verifikat för varje försäljning, utan avräkningar från kassaregister, kassabok eller liknande kan samlas med lämpliga intervaller (dag, vecka, månad) och sammanställas.
Ett verifikat eller försäljningsfaktura bör dock upprättas minst en gång i månaden för att moms ska bokföras på rätt månad. Momsberäkningen och Uppgiftslämnare för skatter på eget initiativ kan göras och kassan avstämmas först efter att verifikat eller fakturan har upprättats och godkänts.
Bokföring med verifikat
När kontantförsäljningar bokförs med ett verifikat:
- Välj momstypen Försäljning för det verifikat som ska upprättas och därefter den momsstatus som är lämplig för situationen.
- Ange sammanställda uppgifter om försäljningarna per momssats i verifikatet. Om det behövs kan en detaljerad specifikation av försäljningarna göras till exempel i ett Excel-ark som kan bifogas som en bilaga till verifikatet.
- När verifikatet är klar för att godkännas i den officiella bokföringen, tryck på knappen Godkänn, vilket ändrar memorialverifikatets status till Godkänd. Godkända verifikatets konton kan fortfarande redigeras vid behov när den period som verifikatet är daterad till är öppen.
Bokföring med försäljningsfaktura
När kontantförsäljningar bokförs med en försäljningsfaktura:
- För att upprätta fakturor rekommenderas att skapa en kund i affärspartnerregistret som kan namnges till exempel “Kontantförsäljningar”. För denna kund ändras standardkontot för försäljningens debetkonto till 1900 (Kassa / kontanter) istället för programmets standard 1700 (Kundfordringar) på fliken Standardkonton i kundregistret.
- När denna kund väljs från registret vid bokföring av kontantförsäljningar, bokförs försäljningsfakturorna automatiskt på 1900 (Kassa) / 3000 (Försäljning).
- Användningen av registerkunden vid bokföring av försäljningsfakturor underlättar också senare sökning av fakturor och klargör rapporteringen.
- Ange sammanställda uppgifter om försäljningarna per momssats på fakturan.
- Om försäljningarna ska följas upp på produktnivå eller bokföras på olika konton, bör försäljningsprodukter skapas i produktregistret, där önskad standardbokföring ställs in och dessa produkter används.
- För affärspartnern kan även standardprodukter definieras om vissa produkter ofta återkommer i kontanthandeln.
- Det är tydligast att göra fakturan så att radpriserna inkluderar moms, antingen genom att kryssa i valet Priser inkl. eller exkl. moms på fakturan (Enhetspriser inkl. moms) eller genom att ställa in i momsstandarderna att försäljningsprodukterna som standard är momspliktiga.
- När fakturan har upprättats och godkänts, markeras den som betald i försäljningsfakturornas Specialsituationer-vy, vilket ändrar fakturans status till Betald utanför Procountor.
- Om en kund har använts vid upprättandet av fakturan, för vilken standardkontot för kundfordringar har ställts in på 1900 (Kassa), behöver fakturans bokföring inte redigeras.
- Annars måste man gå till fakturans Bokföringsvy och ändra bokföringen från 1700 Kundfordringar till 1900 Kassa.
- I bokföringsvyn görs också andra nödvändiga ändringar i bokföringen och via knappen Dimensioner kommer man till Dimensionsvyn för att göra eventuell dimensionering.
Kunden betalar försäljningsfakturan kontant
När kunden betalar fakturan kontant:
- Upprätta en försäljningsfaktura för kunden, vars debetbokföring bokförs på konto 1900 (Kassa) istället för konto 1700 (Kundfordringar).
- När fakturan har upprättats, godkänts och betalats, markeras den som betald i försäljningsfakturornas Specialsituationer-vy, vilket ändrar fakturans status till Betald utanför Procountor.
- Om en viss kund alltid betalar kontant, bör standardkontot för försäljning ändras från 1700 (Kundfordringar) till 1900 (Kassa) för denna kund, så att fakturorna som standard bokförs på 1900 / 3000.
Bankkortsförsäljning
För bankkortsförsäljningar upprättas en försäljningsfaktura som i avsnittet “Kassaförsäljning (kontanthandel)”.
- För bankkortsförsäljningar bör ett separat konto skapas i kontoplanen, till exempel 1701 (Bankkortsförsäljningsfordringar) samt en kund i affärspartnerregistret som kan namnges till exempel “Bankkortsförsäljningar”.
- För denna kund ändras standardkontot för kundfordringar från 1700 (Kundfordringar) till 1701 (Bankkortsförsäljningsfordringar), så att fakturorna som standard bokförs på 1701 / 3000. Användningen av ett separat konto underlättar uppföljningen av bankkortsförsäljningar och betalningar.
- Användningen av registerkunden vid bokföring av försäljningsfakturor underlättar också senare sökning av fakturor och klargör rapporteringen.
- Eftersom betalningar från banken vanligtvis kommer redan nästa dag och man kan anta att alla betalningar kommer från banken, kan den upprättade fakturan omedelbart markeras som betald på annat sätt i försäljningsfakturornas Specialsituationer-vy, vilket ändrar fakturans status till Betald utanför Procountor.
- Då måste man beakta eventuella avstämnings- och bokslutssituationer där fakturorna har markerats som betalda även om betalningarna ännu inte har kommit till bankkontot.
- Om man vill följa upp situationen noggrant, måste betalningarna markeras på fakturan i Specialsituationer-vyn allt eftersom de kommer på kontoutdraget.
- Om fakturan betalas i delar och betalningstransaktioner markeras på fakturan med delbetalningsbeloppen allt eftersom betalningarna kommer, är fakturans status Delvis betald tills dess att det öppna beloppet är noll.
- När bankkortstransaktionen syns på kontoutdraget, gå till kontoutdragets bokföringssida och ändra bokföringen av transaktionen, som standard är 1990 (
Kontoförflyttningar och avstämningar), till konto 1701 (Bankkortsförsäljningsfordringar).
Kreditkortsförsäljning
För kreditkortsförsäljningar upprättas en försäljningsfaktura som i avsnittet “Kassaförsäljning (kontanthandel)”.
- För kreditkortsförsäljningar bör ett separat konto skapas i kontoplanen, till exempel 1702 (Kreditkortsförsäljningsfordringar) samt en kund i affärspartnerregistret som kan namnges till exempel “Kreditkortsförsäljningar”.
- För denna kund ändras standardkontot för kundfordringar från 1700 (Kundfordringar) till 1702 (Kreditkortsförsäljningsfordringar), så att fakturorna som standard bokförs på 1702 / 3000 Försäljningar. Användningen av ett separat konto underlättar uppföljningen av kreditkortsförsäljningar och betalningar.
- Användningen av registerkunden vid bokföring av försäljningsfakturor underlättar också senare sökning av fakturor och klargör rapporteringen.
- Om det finns många kreditkortsförsäljningar kan det vara motiverat att skapa ett separat konto och kund för varje kredit
- Eftersom betalningar från kreditkortsföretag kan komma först efter flera veckor, kan den skapade fakturan inte omedelbart markeras som betald utanför Procountor i försäljningsfakturornas Specialsituationer-vy.
- Betalningar ska markeras på fakturan i Specialsituationer-vy efterhand som de tas emot.
- Om fakturan betalas i delar och betalningstransaktioner markeras med delbetalningarnas belopp efterhand som betalningarna tas emot, kommer fakturans status att vara Delvis betald tills dess öppna belopp är noll.
- När kreditkortstransaktionen visas på kontoutdraget, gå till kontoutdragets bokföringssida för att ändra transaktionens bokföring, som standard är 1990 (Kontoförflyttningar och avstämningar), till konto 1702 (Kreditkortsfordringar).