Med Procountors hantering av kontantrabatter kan kund- och leverantörsspecifika kontantrabatter underhållas samt beställningar och fakturor skapas med hjälp av kontantrabatter. Tack vare programmets hantering av kontantrabatter hålls även reskontran automatiskt uppdaterad och kontantrabattbokningar kan skapas automatiskt.
I version 82.0 har en ny kontantrabattfunktion lanserats, som möjliggör 1-3 kontantrabattalternativ istället för ett alternativ för försäljnings- och inköpsfakturor, försäljningsorder och -anbud, inköpsorder, massfakturor, kontraktsfakturor, arbetsfakturering samt kund- och leverantörsregister.
Med uppdateringen har även betalningsvyn för inköpsfakturor ändrats så att kontantrabatten automatiskt beräknas till fakturans betalningsbelopp. Tidigare var användaren tvungen att manuellt ändra det kontantrabatterade betalningsbeloppet. Automatisk beräkning av kontantrabatten till betalningsbeloppet möjliggör även användningen av funktionen Betala flera fakturor, vilket innebär att flera kontantrabattinköpsfakturor kan betalas samtidigt. Detta var inte möjligt tidigare.
Kontantrabattalternativen visas i samma vyer som den gamla kontantrabatten. Automatisk bokföring fungerar på samma sätt som med ett kontantrabattalternativ. Nu görs automatiska bokföringskontroller för tre kontantrabattalternativ, om de har ställts in på fakturan.
Genom att klicka på ikonen i det övre högra hörnet kan du förstora presentationen.
Aktivering av hantering av kontantrabatter
Hantering av kontantrabatter aktiveras i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar. Hanteringen aktiveras separat för försäljnings- och inköpsfakturor.
- Inställningen Kontantrabatter på försäljning påverkar användningen av tvådelade betalningsvillkor på försäljningsfakturor och -order samt i kundregistret. Om inställningen aktiveras, kan betalningsvillkor som anger både nettodag och kontantrabattens förfallodag och procent användas på försäljningsfakturor och -order samt i kundregistret.
- Inställningen Kontantrabatter på försäljning möjliggör användningen av tvådelade betalningsvillkor på inköpsfakturor och -order samt i leverantörsregistret. Om inställningen aktiveras, kan betalningsvillkor som anger både nettodag och kontantrabattens förfallodag och procent användas på inköpsfakturor och -order samt i leverantörsregistret.
Affärspartnerspecifika inställningar
När hantering av kontantrabatter är aktiverad i användarinställningarna, är det möjligt att spara kund- och leverantörsspecifika betalningsvillkor och kontantrabatter iAffärspartnerregistret, som används på order och fakturor när dessa skapas med registeruppgifter.
Basuppgifter om partnern kan redigeras i programmet under Register > Affärspartner, där affärspartnerna söks och man går till vyn basuppgifter för den affärspartner som ska granskas.
När hantering av kontantrabatter är aktiverad, visas följande fält i vyn Basuppgifter för affärspartnern:
- I fälten Betalningsvillkor (dagar / %) sparas fakturans betalningsvillkor (standardbetalningsvillkor som standard i Inställningar) samt den rabattprocent som ska användas. Om ingen rabatt beviljas vid betalning enligt de vanliga betalningsvillkoren fylls inte procentfältet i, utan dess värde lämnas som 0. Det bör noteras att antalet dagar för betalningsvillkoret inte kan vara mindre än antalet dagar för kontantrabatten.
- I fältet Kontantrabatt (dagar / %) finns fälten Dagar och % för tre kontantrabattsalternativ.
- Fälten fylls i med kontantrabattens dag samt den rabattprocent som ska användas.
- Dagar-fälten ska fyllas i stigande ordning, t.ex. 5, 6, 7.
- % -fälten ska fyllas i fallande ordning, t.ex. 7, 6, 5.
- Om ordningen är felaktig blir fältet rött.
Exempel: I fältet Dag sparas 7 (dagar) och 3 (%), vilket innebär att om fakturan betalas inom 7 dagar från fakturadatumet beviljas betalaren en rabatt på 3 % av fakturans totalsumma.
I det nedre fältet Dag sparas 8 (dagar) och 2 (%), vilket innebär att om fakturan betalas inom 8 dagar från fakturadatumet beviljas betalaren en rabatt på 2 % av fakturans totalsumma.
Om betalningsvillkoret i kundregistret eller direkt på försäljningsfakturan skulle vara t.ex. 10 dagar och procentvärdet skulle vara 0, och de ovan nämnda kontantrabatter skulle vara inställda på försäljningsfakturan, skulle uppgifter om betalningsvillkor och kontantrabatt skrivas ut på fakturan enligt följande:
Betalningsvillkor:
10 dagar netto
I fakturans nedre del:
7 dagar och 3,00 %, förfallodatum xx, rabatt xx€ och betalningsbelopp xx€
8 dagar och 2,00 %, förfallodatum xx, rabatt xx€ och betalningsbelopp xx€
Dessa tvådelade betalningsvillkor kan sparas (eller befintliga betalningsvillkor redigeras) i massor till basuppgifter för flera affärspartner genom att importera affärspartnermaterial eller använda funktionen Redigera flera.
Kopiering av kontantrabatter
Det är möjligt att kopiera affärspartner med tre olika kontantrabattalternativ.
Från vyn Sökning av verifikat (Sökning > Sökning av verifikat > Lägg till funktioner > Skapa ny affärspartner) är det möjligt att skapa en ny affärspartner baserat på fakturauppgifter. Om fakturan innehåller uppgifter om kontantrabatt, kopieras dessa till den nya affärspartnern i affärspartnerregistret.
Redigering av kontantrabatter för flera affärspartner
Det är möjligt att redigera kontantrabatter för flera affärspartner samtidigt i programmet under Register > Affärspartner. Genom att välja Redigera flera från den övre raden och trycka på knappen Sök affärspartner, kan du välja de affärspartner du vill redigera från listan. Därefter trycker du på knappen Redigera affärspartner, vilket öppnar popup-vyn Välj uppgifter för redigering. I denna vy finns fälten Datum och % för tre olika kontantrabattalternativ.
Kontantrabatter i affärspartnerrapporten
- I Rapportering > Registerrapporter kan du granska de kontantrabatter som har sparats i registret för kunder eller leverantörer i Affärspartnerrapporten.
- Genom att välja Betalningsvillkor och Kontantrabatt i avsnittet Registeruppgifter i rapportens sökvillkor, visas kolumnerna Betalningsvillkor och Kontantrabatt i rapporten, där båda visar datum och procent.
- När du väljer Detaljerad rapport som utskrivningsformat i sökvillkoren, kan du direkt från rapportens sökresultat gå till grunddata för den valda affärspartnern för att redigerauppgifter.
Användning av kontantrabatter
Försäljningsfaktura
- De betalningsvillkor och kontantrabattalternativ som sparats i kundregistret förs in på fakturan som standard när fakturan upprättas med registeruppgifter som grund. Fälten Betalningsvillkor (dagar / %) och Kontantrabatt (dagar / %) kan vid behov redigeras på fakturan.
- På fakturan visas fält för tre kontantrabattalternativ.
- Fälten för dagar ska fyllas i stigande ordning, t.ex. 5, 6, 7.
- Fälten för procent ska fyllas i fallande ordning, t.ex. 7, 6, 5.
- Om ordningen är felaktig blir fältet rött och användaren får ett felmeddelande.
- Både fälten för dagar och procent måste fyllas i, annars blir fälten röda och användaren får ett felmeddelande.
- Fälten för rabattsumma och förvallet belopp beräknas automatiskt.
- Fältet för förfallodag fylls i automatiskt baserat på Dagar-fältet.
- Kontantrabattens dagar får inte överstiga antalet dagar för betalningsvillkoret.
- Kontantrabattalternativen måste vara i ordning, dvs. om endast en kontantrabatt används, fylls fälten i uppifrån.
- Om två kontantrabatter används fylls den första och andra raden för kontantrabatt i.
- När betalningsvillkor och procent för kontantrabatt har angetts på fakturan visas fakturans totalsumma både utan och med kontantrabatt i avsnittet Faktureringsuppgifter i fakturavyn.
Fakturabild
- I fakturans övre del skrivs de vanliga betalningsvillkoren samt texten Kontantrabatt tillgängligt ut.
- Dessutom skrivs uppgifter om kontantrabattalternativen, rabattbeloppen, förfallodagarna och beloppen med kontantrabatt ut längst ner på fakturan, under fakturaraderna, till exempel:
- Kontantrabatt dag 5, 3 %, förfallodag 20.12.2023, rabattsumma 297,60€. Förfallet belopp 9622,40€, annars enligt fakturans totalsumma.
- Kontantrabatt dag 6, 2 %, förfallodag 21.12.2023, rabattsumma 198,40€. Förfallet belopp 9721,60€, annars enligt fakturans totalsumma.
Försäljningsorder och anbud
- I försäljningsorder och -anbud visas fälten för tre kontantrabattalternativ och det fungerar på samma sätt som försäljningsfaktura. Försäljningsorder och -anbud kan ändras och/eller kopieras till försäljningsfaktura med tre kontantrabattalternativ.
Massfaktura
- I Massfaktura-vyn är det möjligt att ange fälten för dagar och procent för tre kontantrabattalternativ.
Kontraktsfaktura
- I kontraktsfaktura är det möjligt att ange tre olika kontantrabattalternativ.
- När fakturan skapas kan tre olika kontantrabattalternativ läggas till på fakturan.
Fakturering av arbeten
- För fakturor som skapats från fakturering av arbeten (Register > Fakturering av arbeten) är det möjligt att ange tre kontantrabattalternativ.
- Fakturering av arbeten är en tilläggstjänst.
Inköpsfaktura
- De betalningsvillkor och kontantrabattalternativ som sparats i leverantörsregistret förs in på fakturan som standard när fakturan upprättas med registeruppgifter som grund. Fälten Betalningsvillkor (dagar / %) och Kontantrabatt (dagar / %) kan vid behov redigeras på fakturan.
- På fakturan visas fälten för tre olika kontantrabattalternativ.
- Dagar-fälten ska fyllas i stigande ordning, t.ex. 5, 6, 7.
- %-fälten ska fyllas i fallande ordning, t.ex. 7, 6, 5.
- Om ordningen är felaktig blir fältet rött och användaren får ett felmeddelande.
- Både fälten för dagar och procent måste fyllas i, annars blir fälten röda och användaren får ett felmeddelande.
- Fälten för Rabattsumma och Förfallet belopp beräknas automatiskt.
- Fältet för förfallodag fylls i automatiskt baserat på Dagar-fältet.
- Kontantrabattens dagar får inte överstiga antalet dagar för betalningsvillkoret. Kontantrabattalternativen måste vara i ordning, dvs. om endast en kontantrabatt används, fylls fälten i uppifrån.
- Om två kontantrabatter används fylls den första och andra raden för kontantarabatter i. Inte den första och sista raden eller den andra och tredje raden.
- En lila ram visar det aktuella tillgängliga kontantrabattalternativet och flyttas till nästa om det tidigare kontantrabattalternativet inte användes.
- När betalningsvillkor och procent för kontantrabatt har angetts på fakturan visas fakturans totalsumma både utan och med kontantrabatt i avsnittet Faktureringsuppgifter i fakturavyn.
Fakturabild
- I fakturabildens övre del skrivs de vanliga betalningsvillkoren samt texten Kontantrabatt tillgängligt ut.
- Dessutom skrivs information om kontantrabattalternativen, rabattbeloppen, förfallodagarna och beloppen med kontantrabatt ut längst ner på fakturan, under fakturaraderna, till exempel:
- Värdet av kontantrabatten är 30,00€. Förfallet belopp senast 20.12.2023 är 970€, annars enligt fakturans totalsumma.
- Värdet av kontantrabatten är 20,00€. Förfallet belopp senast 22.12.2023 är 980€, annars enligt fakturans totalsumma.
Granskning och godkännande av inköpsfaktura
Procountor skickar ett påminnelsemeddelande via e-post till användaren om en faktura som ska granskas/godkännas när fakturan anländer till programmet. Påminnelsemeddelandet innehåller även texten: Kontantrabatt tillämpas på fakturan när kontantrabatt används på den aktuella fakturan.
I vyn för granskning av inköpsfaktura visas texten Kontantrabatt tillgänglig efter fakturans belopp när kontantrabatt kan utnyttjas på fakturan och dess förfallodag inte har passerat. Om kontantrabattens förfallodag har passerat, visas inte texten.
Betalning av inköpsfaktura
- När en inköpsfaktura med sparade kontantrabattalternativ sätts för betalning, beräknas den aktuellt tillgängliga kontantrabatten automatiskt i fältet Betalas.
- Betalningsbeloppet kan vid behov ändras manuellt.
- Bredvid fältet Betalas finns texten Kontantrabatt tillämpad / Kontantrabatt tillgänglig, som visar kontantrabattens status.
- Om betalningsbeloppet ändras manuellt till ett belopp som är större än fakturans ursprungliga betalningsbelopp, ändras texten till Överbetalning och fältet Betalas blir rött.
- Fältet för betalningsdatum kan också ändras manuellt.
- Om det finns en kontantrabatt tillgänglig för det ändrade betalningsdatumet, tillämpas den automatiskt, vilket innebär att fältet Betalas uppdaterar rätt belopp med kontantrabatten och texten Kontantrabatt i panelen Faktureringsuppgifter ändras därefter.
Inköpsorder
- I inköpsorder visas fälten för tre olika kontantrabattalternativ.
- Inköpsorder har ingen lila ram som visar den aktuellt tillgängliga kontantrabatten, annars är den likadan som inköpsfaktura.
- Inköpsorder kan ändras och/eller kopieras till en inköpsfaktura med tre kontantrabattalternativ.
Betalning av flera fakturor
Du kan komma åt betalning av flera fakturor via Sökning av verifikat (Sökning > Sökning av verifikat). Utför en sökning och välj Betalning av flera fakturor från rullgardinsmenyn Betalning i sökresultatavsnittet.
Betalningsbeloppet för en inköpsfaktura med kontantrabatt beräknas automatiskt och behöver inte ändras manuellt.
Kontantrabattfakturor visas i vyn Betalning av flera fakturor i kolumnerna Kontantrabatt förfallodag och Fakturasumma med kontantrabatt.
Betalningsdatumet för kontantrabattfakturor är som standard det första tillgängliga förfallodatumet för kontantrabatten. Om fakturan inte betalas på förfallodagen för det första alternativet, ändras det till nästa tillgängliga förfallodag och fakturans belopp till nästa kontantrabattbelopp.
När alla förfallodagar för kontantrabattalternativen har passerat, ändras förfallodagen till fakturans ursprungliga förfallodag och fakturans belopp ändras till beloppet utan kontantrabatt.
Betalningsdatumet kan ändras manuellt och fakturans belopp ändras därefter, beroende på om kontantrabattalternativet är tillgängligt eller inte.
Om kryssrutan Använd betalningsdag är markerad, betalas alla fakturor på det angivna datumet. Betalningsbeloppet för kontantrabattfakturor ändras därefter.
Sökning av kontantrabattfakturor
Kontantrabattfakturor kan sökas via Sökning av verifikat med alla söktyper: Fakturor, Öppna fakturor, Fakturor att granska och Fakturor att betala.
Sökfälten för Förfallodag för kontantrabatt finns i avsnittet Avancerad sökning i vyn Sökning av verifikat. Sökfälten visas i vyn Avancerad sökning när kontantrabatt är aktiverad för försäljnings- och/eller inköpsfakturor i Inställningar.
Fakturor kan sökas med samma val som andra sökningar i denna vy: Inga val, Denna vecka, Förra veckan, Denna månad, Förra månaden, De senaste 6 månaderna, Detta år, Förra året, Annat.
I sökresultaten är kolumnerna relaterade till kontantrabatter Öppet kontantrabattbelopp (denna kolumn visar fakturans öppna belopp med kontantrabatt), Kontantrabattens förfallodag och Kontantrabatt.
Uppgifterna i dessa kolumner ändras beroende på förfallodagen och procenten för kontantrabatten, om flera kontantrabatter används på fakturan. Om fakturan till exempel har tre kontantrabattalternativ, visas det första alternativet i sökningen och efter att förfallodagen för kontantrabatten har passerat, visas det andra alternativet och därefter det tredje. Slutligen, om alla förfallodagar för kontantrabattalternativen har passerat, visas fakturans ursprungliga belopp utan kontantrabatt. Om förfallodagarna för kontantrabatterna på fakturan har passerat, är de tre kontantrabattkolumnerna tomma.
Betalningstransaktioner och bokföringskorrigeringar
Avstämning av försäljningsfaktura från öppna fakturor
När en betalning för en försäljningsfaktura har gjorts med referens (dvs. betalningstransaktionen ingår i referensbetalningsfilen) och rätt referens har använts i betalningen, allokeras betalningen automatiskt till försäljningsfakturan. Om betalningsbeloppet inte stämmer överens med fakturans totalbelopp och kontantrabattbehandling är aktiverad, utför Procountor följande kontroller:
-
Är en kontantrabatt registrerad på fakturan som betalningen allokeras till?
-
Är skillnaden mellan fakturans totalbelopp och betalningsbeloppet lika med kontantrabattens belopp?
- Är betalningsdatumet för referensbetalningen samma eller tidigare än kontantrabattens förfallodag?
Om alla ovanstående villkor är uppfyllda, skapar programmet en andra betalningstransaktion för kontantrabattens belopp på fakturan, vilket gör att fakturan markeras som Betald istället för Delvis betald.
Okföringskorrigering för beviljad kontantrabatt
När ovanstående kontantrabattbehandling genomförs, skapas automatiskt en korrigeringspost på bokföringssidan för referensbetalningsfilen, där kontantrabatten bokas bort från kundfordringar och bokas som beviljade rabatter, specificerade per momssats. På så sätt bokförs kontantrabatterna för den månad då betalningen mottogs.
Om kunden har betalat med fel referens och betalningen inte har allokerats automatiskt till fakturan, kan funktionen Omallokering av referensbetalning användas för att allokera betalningen till rätt faktura. Programmet hanterar kontantrabatten automatiskt vid omallokeringen på det sätt som beskrivits ovan.
Avstämning av inköpsfaktura från öppna fakturor
När ett kontoutdrag med betalningsdatum anländer till Procountor, allokeras betalningstransaktionen automatiskt till inköpsfakturan, förutsatt att utgående betalningar är specificerade på kontoutdraget som skapats av banken och att banken har tillhandahållit intern allokeringsuppgiften med kontoutdragsfilen (eller att referensnumret har använts i betalningen).
Om betalningstransaktionens belopp inte stämmer överens med fakturans totalbelopp och kontantrabattbehandling är aktiverad, utför Procountor följande kontroller:
-
Är en kontantrabatt registrerad på fakturan som betalningstransaktionen allokeras till?
-
Är skillnaden mellan fakturans totalbelopp och betalningstransaktionens belopp lika med kontantrabattens belopp?
- Är betalningstransaktionens betalningsdatum samma eller tidigare än kontantrabattens förfallodag?
Om alla ovanstående villkor är uppfyllda, skapar programmet en andra betalningstransaktion för kontantrabattens belopp på fakturan, vilket gör att fakturan markeras som Betald istället för Delvis betald.
Bokföringskorrigering för mottaget kontantrabatt
När ovanstående kontantrabattbehandling genomförs, skapas automatiskt en korrigeringspost på kontoutdragets bokföringssida, där kontantrabatten bokas bort från betalningskontot och bokas som mottagna rabatter, specificerade per momssats. På så sätt bokförs kontantrabatterna för den månad då betalningen genomfördes.